三问三求合理化建议申报表

“三问三求”合理化建议申报表填报单位（部门）：中韩轮渡公司填报时间：

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一、改革人事档案整理方式，提高工作效率

档案整理的目的是为了快速查询和利用，在传统的手工模式下，整理工作做得越细，检索利用起来才越快。然而，进入信息时代以后，计算机所具有的强大的检索功能让繁琐的整理方法变得不再必要。为了加快信息化建设的步伐，人事档案整理也可借鉴《归档文件整理规则》的思路，简化整理，注重内容建设和开发利用。鉴于人事档案的特点，一人一卷的立卷方式依然保留，改革卷内材料的整理。建议卷内材料以件为单位，使用不锈钢的档案专用订书钉装订。卷内每份材料按照目录顺序排放，不需打孔装订，为防止材料散乱，可以设计一种人事档案专用档案盒，里面用专用的夹子固定，这样既不会使材料散乱，又方便取出利用。随着办公用纸越来越规范，将来形成的材料会逐步统一成国际标准A4型，所以，每份材料不需剪裁、修补、裱糊、尽量保持历史原貌，这样可以避免扫描进计算机的档案变得面目全非。档案电子化以后，对原件的使用频率大大降低，减少了对档案的磨损，裱糊变得不再必要。大于A4的纸张不剪裁，采用折叠的方法。如果人事档案的整理方式得到简化，管理人员就可以腾出大量时间和精力来学习档案业务知识，提高自身素质，开展信息化建设，使人事档案管理迈上一个新台阶。

实现人事档案信息化管理是时代发展的需要。在其他工作都实现了现代化管理的环境下，二、转变观念，增强信息化意识，实现人事档案的现代化管理

人事档案还停留在传统的人工管理方式上，是与科学发展观极不协调的元素。要提高工作效率，更好地保护原始档案，人事档案现代化管理势在必行，它是一项长期而坚巨的任务，要投入人力、物力、财力，这就要取得政府的支持和重视，增强档案信息化意识，才能保证信息化管理的实现。而管理人员也不能墨守陈规，求稳怕乱，认为信息化不利于档案的保密，这样只会阻碍人事档案工作的发展，影响整体的信息化建设工作。

三、运用先进的技术手段，保证人事档案信息安全

任何事物都有两面性，不能因为有泄密的可能性就拒绝先进的管理方式。互联网在给人们带来巨大便利的同时，也带来了诸多不安全因素，但各行各业仍旧在使用它。就象不能因为汽车、飞机会发生交通事故人们就拒绝使用一样，为了档案工作的发展，我们只能趋利避害，利用先进的技术手段，做好防范措施，使网络的威胁减少到最小。从先进性和安全性的角度考虑，除了一台服务器安装软件外，其它电脑不需安装软件，用户只需登录网址，通过输入密码和身份认证即可使用。服务器必须专人维护，安装防火墙、防毒软件，严格按照安全规定使用。其它客户端电脑必须根据《干部档案管理条例》设置使用权限，通过密码和身份确认之后才能进行查阅。在日常的管理和数据的修改维护上，也是通过设置管理权限来保证档案信息的安全。在设置人事档案查询的权限时，建议不采用单纯的密码输入的方式，而是除了输入密码之外，还要使用电子签名来进行身份确认，通过身份验证后才被允许进入系统查询。电子签名是利用可靠的基于公钥密码学

的数字签名技术对电子文档进行签名形成数据电文，数据电文中包含有识别签名人身份并表明签名人认可的信息。手写签名是由当事人在文书上签字或盖章，法律上保障签字或盖章文书的有效性；基于可靠密码技术的特征，电子签名相对于手写签名来说，具有伪造难度更大、验证的准确性更高的特点。2005年4月1日《中华人民共和国电子签名法》正式实施，这是我国适用于信息化领域的第一部法律，它对我国电子商务、电子政务、电子档案的建设与发展具有重大意义。《电子签名法》赋予了可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力，因此，采用电子签名技术可以更好地保证人事档案信息的安全。