员工借支管理规定

一、总则：

1.规范公司员工借支用款行为、借款流程及审批权限，防范借支风险。

2.提高公司资金使用效益，减少资金占用。

二、职责范围：

适用于公司各职能部门、各店铺、各岗位员工。

三、定义：员工以个人名义向公司临时性、特殊用途暂借款。根据借支原因，具体分为：

1.因公借支：

1)差旅费、物资采购、备用金、店铺/部门活动用款、其他特殊专项用途等一次性使用、不便公司账户直接支付的暂借款等。

2)备用金：根据部门/店铺、岗位需求，由负责人、财务总监共同核定每周定额款项。须每周一完成报销、与总部财务对帐。

2.因私借支：私人原因借款，从应付未发工资中扣除。

四、职责：

1.部门负责人：

1)审核部门/店铺员工借支原因等真实性，如款项用途及原因、时间、金额、经办人等。保证真实、合理、必要的借支，把

控借款风险，保证借款的可回收性。

2)审批员工本月累计1000元以下借支事宜。

2.财务经理：

1)审核员工借支范围及金额、借支员工与公司往来账（包括前帐是否清算、工资预算等）、审核凭证手续等。

2)审核出纳付款、填制记账凭证。

3)跟踪统计借款及报销、核销事宜。

3.财务总监：

1)审核、审批员工借支款项及金额的适当性、借款周期的合理性。保证资金合理使用。

2)不定期评估、分析员工借款及用款，对不合理借款进行调整。

3)审批、处理异常借款、报销事务及账务。

4.总裁：审批当月借支累计超过3000元以上的大额支出。

5.出纳：

1)审核借支单填写是否规范、完整，是否签字及按手印。

2)根据审批有效的用款申请单、借支单、费用报销单等，收、付款并完成出纳收、支手续、填制收、付款凭证。

五、借款、报销、核销流程：

1.备用金：

用款部门/店铺申请人提交→部门/店铺负责人审核→总经理审核→财务经理审核→财务总监审批→出纳支出→财务记账

2.借支及审批流程：

用款申请人提交→部门负责人审核→总经理审核→财务经理复审→财务总监审核/-审批→总裁审批（个人当月累计3000元以上）→出纳付款→财务记账

3.报销：

用款申请人提交报销凭证→部门负责人审核→财务经理复审→财务总监审批→出纳付款→财务记账、核销

4.因私借支代扣及核销（财务挂账个人往来）：

月末及月初：财务从当月应付未发工资中扣款→财务经理审核→财务总监审批→财务记账、核销

六、管理细则：

1.所有借支或报销，须出具、提交详细、真实的用款原因及审批有效的相关凭证如：出差申请及计划单、请购单、物资采购计

划（到货入库）清单、预算审批表、业务起止日期及计划报销日期等；其他事项须提供详细的说明等附件支持。如无有效凭证或事项说明，财务均不予支出或报销。

2.所有因公借款，须在业务结束7天内、以及计划报销日期内，完成（包括整理、粘贴真实有效凭证；填制报销凭证、报审并

完成审批、清账全过程，任何一环节未完成，均视为未完成报销）报销事宜及清账。如未按时完成报销，按延迟日期罚20元/天；如超过1个月，则不予报销。

3.原始凭证（物资清单、收据、发票）须齐全、完整、真实、有效，并按财务要求整理、粘贴、填写、报审；无效凭证、无凭

证、或不规范凭证等一律不报销。

4.”前账不清，后账不借“。

5.所有借支款项或支出，须提前1-3天微信通知财务部；不接受急支、无计划支出。

6.小额零星支出：鼓励员工先行垫付，再进行报销。大额支出前须报备张副董、财务部，如未报备的擅自支出，一律不予报销。

7.所有周结或月结货款等，须按正常请款、付款审批手续及流程，不可借款支出。

8.试用期员工不可进行借支。因岗位工作责权需因公借支，由部门负责人评估、审核、负责借款风险及安全性。

9.借款按事项单人单笔申请、一事一借。借款人必须严格借款用途，不可挪用。

10.因私临时性借支，原则上不予借支。特殊情况须提交身份证复印件，经审批允。借款尚未还清、或工资不够抵扣者，不予借

支。

11.因私临时性借支，最长不可超过两个月还款（须总裁审批生效）。

12.必须由本人以本人名义申请、填写借款单或用款申请单，由本人使用、报销、归还、并承担全部责任。原则上不允许代借。

员工转岗或调离时，不可将借款转移到他人名下，必须分别进行报销、还款和借款手续。

13.未经财务经理、财务总监审批的所有支出及申请，均视为无效不予支出或报销。如出纳擅自支出，视为无效支出，所有支出

由出纳全款承担。

14.所有借支、用款申请、报销等支出，均按支出申请及审批流程执行。如越级请款或审批（如向总裁直接请款或报销等），财

务均视为无效申请或审批，财务不予报销，且罚款1000元/次。

15.每年12月末，清算年度因公、因私借款、以及备用金使用及清账，财务统计欠款未清帐表，并出具、发出还款通知单。员工

如需借款，需在次年另行借支。

16.周日不接受借支、报销事务。

七、生效及修订：

1.本制度自签发日起生效。既往制度中如有与本制度抵触之外，请按本制度执行。

2.本制度由财务部负责制度和解释，并不定期核检。必要时进行修改，以保证本制度切实可行。