采购流程管理制度

XXXXXXX有限公司采购过程管理制度文件编号：XXXXXXXXX版本号：1编制：审核：标准化：签发：XXXXXXXXXX有限公司修订记录一、目的为规范物资采购的作业流程，降低物资的采购成本，确保物资优质、及时到货，快速响应公司生产和项目建设的需要，使采购作业的流程更加明晰、有据可查，明确相关人员的职责和权利，特制定本规定及流程。

二、适用范围本规程适用于本公司的项目采购及日常物料采购。

三、职责设计部：负责填报《项目设备料单》、《项目综合料单》，采购部对申请采购的物料有疑义，设计部负责解释和变更。

技术部：负责项目的概算、预算的编制及相关技术文件、数据表、技术协议的审核，并负责将上述资料在采购实施前交项目部审核，项目部审核完成后转交采购部。

项目部：负责将审核签字完成的《项目设备料单》、《项目综合料单》、项目采购概算、预算以及与物资采购相关的技术数据、资料交给采购部。

采购部：负责编制采购方案、计划进度表、供应商的初选、询价和招标，牵头完成技术协议的签署，选定最终供应商，审批完成后签订合同，并负责实施采购过程的质量和进度跟踪管理以及到货后报检入库。

行政人事部：负责合同文档管理、付款计划申报、出入库管理方面的工作。

四、采购作业流程管理流程详见《采购作业流程图》4.1编制采购二级进度计划采购部在项目启动后，根据项目的总体《一级进度计划》和设计部《二级进度计划》，采购部需在1个工作日内编制出《采购二级进度计划表》，采购计划应有部门负责人、项目经理签字以及签字日期。

《采购二级进度计划表》中要对整个项目采购流程进行步骤分解，必须明确标出供应商选择审批、询价、评标、确定供应商、签订合同、长线物资和一般物资以及短线物资的采购周期、跟踪、验收入库等整个流程所用的时间节点，所有项目采购表单中必须准确填写项目名称及编号，具体表单详见《采购二级进度计划表》4.2接受料单项目物资由设计部根据设计内容填报《项目设备料单》、《项目综合料单》及《项目流转单》，交项目部审核后，转交采购部门，其他物资由需求部门，根据生产或经营实际需要，填写《请购单》。

项目部和其他需求部门提供给采购部门的项目料单、请购单中，必须明确设备或材料的材质、规格型号、数量、执行标准等详细数据，长线或关键设备需提供技术规格书，同时在技术规格书中，列出需要进行分项报价的项目内容、技术要求等详细数据表，以免不同的供应商报价时，出现标的物数据的偏移，避免在评标时出现不确定项。

项目部在接受设计部提供的《项目设备料单》、《项目综合料单》时，需认真审核，符合要求后方可转交采购部门。

设计部移交料单给项目部时，料单上必须标识时间及第X版，如《项目设备料单-20170726第一版》，具体表单详见《项目设备料单》、《项目综合料单》。

每个项目必须附上《项目流转单》,每次资料移交时，双方填报的《项目流转单》中，需明确移交清单、移交时间、移交人、接收人、接收时间等，部门移交的清单中如非第一版必须在流转单中写出原因，以便项目经理及时了解各环节需要时间及返工环节，具体表单详见《项目流转单》。

《项目设备料单》、《项目综合料单》、《请购单》必须有制表人、部门主管、项目经理、总经理签字确认。

采购部需要对所有料单进行审核，如采购资料不全、审核签字不全或不符合规定，可退后项目部进行完善。

4.3编制采购计划进度表依据项目总体《一级进度计划》和设计部《二级进度计划》的时间节点，采购部门必须在接到项目料单后的第二个工作日内，完成《采购方案》、《采购计划进度表》的编制，完成后返项目部备案；同时通过电话，向协议供应商确认供货周期，如供应商不能按要求的供货时间提供所需设备/材料，应及时增补合适的供应商，并完成《供应商引入（分包商）申请》表的审批，表中必须明确供应商的名称、供应商品、联系人及联系方式，写清楚申报理由，报总经理审批。

供应商的引入，需符合《协议供应商管理制度》中的相关规定。

4.4拟询价、邀标供应商审批和询价采购部在完成《采购方案》、《采购计划进度表》后的第二个工作日，需在协议供应商名录里，每种物资选择3-5家供应商，完成《拟询价、邀标供应商审批表》，报需求部门及总经理审核批准，同日内向协议供应商发出《询价书》。

《询价书》中必须明确：供应商应根据询价书中的要求，提供各种设备/材料尺寸、材质、报价、付款方式、供货周期以及公司资质、相关业绩等，同时长线或关键设备询价书需附带提供技术规格书，同时在技术规格书中列出需要进行分项报价的项目内容、技术要求等详细数据表格，并需明确指出，不按要求进行报价则视为无效报价。

询价书附带的技术规格书、数据表等技术文件，需转制成PDF格式，内容不得透露任何项目信息。

已签订过合同的标准化产品，不再重复进行询比价流程，直接填写《项目供应商确认表》（需附协议供应商框架协议、前期签订执行过的合同），报总经理审批后，向主要协议商进行采购合同的签订。

4.5询价过程跟踪管理采购部每天与供应商保持联系，询价周期要求：综合材料3个工作日、国产设备5个工作日、合资品牌设备7个工作日、全进口设备15个工作日；询价结果形成《比价表》，《比价表》需每天更新后发送总经理，询价截至日到期后，未及时报价的单位视同自动放弃，后续到达的价格，可作为定价参考，但不能再参与本次比价。

当询价周期过去2/3，完成报价的单位数量未达到最低3家的要求时，需在当天完成增加供应商询价的相关工作，以确保报价单位数量及比价的有效性。

每当有新项目进行询价时，需针对现有供应商在询价周期、交货期、质量等方面的不足，适当增加新的单位进行询价，以不断完善协议供应商名录。

当增加新品种、新单位进行询价时，第一次的报价，需要求供应商将报价报总经理邮箱，再由总经理转发采购部门进行汇总统计。

《比价表》中必须填报询价发出时间、询价截止时间、物料的名称、规格、数量、价格、供货周期、结算方式、供应商名称、联系人、联系方式、网站信息等相关内容，具体表单详见《比价表》。

4.6选定供应商供应商的选定需进行评标，评标分为技术标和商务标两部分，先进行技术标评标，后进行商务标评标。

技术标占评标分值40%，商务标占评标分值60%。

询价截止日的第二个工作日上午，采购部需将所有报价供应商的技术方案、流程图等相关技术资料，发送给项目经理，并由项目经理组织相关技术人员进行审核，最终由项目经理完成技术评标综合分析表》（技术指标：参照技术部提供的技术规格书中的详细数据及技术要求）当天筛选出最佳技术方案。

第三天由项目经理组织进行技术评标，参加技术评标人员：总经理、项目部主管、项目经理、设计部主管、技术部主管。

总经理如因特殊情况不能参加，由副总经理出席。

技术评标需根据技术方案和技术指标进行详细分析，排出优先顺序。

询价截止日的第二个工作日，采购部需根据《比价单》中各供应商的报价，参照《项目概算表》，遵循“适价、适质、适量、适时、适地”原则，填写《商务评标综合分析表》，表中将概算价格、报价交货期、付款方式、售后服务等内容进行详细对比，发总经理审核，第三个工作日组织有总经理、采购部等相关人员参加的评标会，确定出最终的供应商，并完成《项目供应商确认表》的报批。

选定的供应商价格单价、总价均不得超《项目概算表》价格，超单价、总价5%，写情况说明报副总经理审批；超单价、总价10%写情况说明报总经理审批。

《项目供应商确认表》中必须含有物料名称、供应商名称、联系方式、付款方式、供货周期等，由制表人发起，部门负责人确认，总经理进行审批，确定最终供应商，具体表单详见《项目供应商确认表》4.7签署技术协议一般物资、标准设备的采购，只需与供应商确认需求部门的技术要求、技术规格书，如有疑问必须联系物资需求部门与供应商沟通确认。

非标、重要物资的采购，必须逐一召集拟询价、邀标的供应商，与公司项目部、技术部、设计部、制造部以及外聘专家进行技术交流。

技术交流有两个阶段可以进行：首先，在项目经理审核《拟询价、邀标供应商审批表》时，就可以进行资质和业绩的查询和初步交流，其次在供应商报价后，可在技术方案的审查过程中进行。

《技术协议》和《技术协议审批表》必须在《项目供应商确认表》审批完成后7个工作日内完成。

与供应商签署的《技术协议》中必须包含设备/物料的尺寸、材质、重量、使用温度、使用压力、执行标准等一系列数据，具体表单详见《技术协议》；《技术协议审批表》中必须有拟采购的物料名称、关键技术指标、我方与供应商双方的主要对口部门负责人的姓名、联系方式、意见等，填完整后需有部门负责人及总经理审批，具体表单详见《技术协议审批表》《技术协议》由项目部根据相关技术规格书、技术数据表以及相关设计数据、图纸进行拟定，交设计部、技术部审核后定稿，项目经理签字后盖章，作为商务合同不可或缺的组成部分。

4.8签订商务合同商务合同的签订时间，需根据制造部《项目制造计划确认表》中物资需求的时间节点、先后顺序以及供应商在报价中的交货期来进行确定，一般来讲，到货时间必须保证比物资需求时间提前7个工作日，以防止不确定因素影响项目进度。

因此，项目实施后，根据不同物资的到货周期，商务合同的签订和付款计划需要同时有7个工作日的提前量，先签长周期物资，后签综合器材。

商务合同分为《购销合同》、《采购合同》两类。

对于价值低于一万元的物资及设备采购签订《购销合同》，《购销合同》中必须明确产品的名称、规格、型号、数量、金额，约定好付款方式、运输方式及费用、供货时间等，并提供正确的公司名称、税号、帐号、开户行。

具体表单详见《购销合同》；对于设备价值高于一万元的设备要签订《采购合同》。

《采购合同》中不仅包括《购销合同》中的基本信息，还要包括约定的技术协议，供货范围，设备生产发运及调试验收时间表以及培训及售后服务。

同时，《采购合同》的签订，必须等待技术协议签订完成后方可进行。

具体表单详见《采购合同》；若必须进行样品提供和确认的，须确定送样周期，由采购人员负责追踪，收到样品后，第一时间送交需求部门进行确认。

对于需要保存的样品，做好《样品登记表》。

供应商经送样审查合格后，由采购部门与选定的供应商签订合同。

选定的供应商价格单价、总价均不得超《项目概算表》，超单价、总价5%，写情况说明报副总经理审批；超单价、总价10%写情况说明报总经理审批。

《样品登记表》中必须明确登记送样单位、送样品名、接收人，如涉及样品费用，请会用财务部等相关部门人员予以确认，具体表单详见《样品登记表》。

4.9编制采购三级进度计划表合同签订完成后，需结合《采购二级进度计划表》，3个工作日内编制完成更为详细的《采购三级进度计划表》，《采购三级进度计划表》里必须填报物料的规格、名称、数量、合同总价、结算方式、定金、定金时间、尾款、尾款时间，同时表中需详列每一种规格型号的具体付款时间、到货时间，并提供给项目经理、制造部门，作为项目管理、资金管理、采购、制造过程进度控制的依据。