2.4.1文件管理制度

文件管理制度

1 目的

1.1对公司安全生产标准化文件提供有效的管理和控制。

1.2 明确文件编制、审批、标识、收友、评审、修订、使用、保管等要求，确保与此有关的场所使用的文件为有效版本。

2 适用范围

适用于公司安全生产标准化各类文件的控制。

.3 职责

3.1公司办公室为文件控制的归口管理部门，负责对文件控制的管理、指导、检查及培训。

3.2 各分公司、项目部以及公司各职能部门负责各自范围内文件的编制、发放、更改等的拉制。

4 资源需求。

文件编制人员，文件资料管理员，适用的办公设施（网络、电脑、打印机、复印机、媒介），适宜的文件贮存场所及设备，相关的信息资料。

5 工作流程

文件控制流程

注：△为主要监视测量点

6 文件的分类

文件分为纸质文件和电子格式文件

6.1纸质文件：特别重要的或涉及商业机密的文件，如公司章程、合同、上级来文、顾客提供的图纸、技术文件等。

6.2 电子格式文件：上述规定以外的文件。

(1）安全生产标准化文件：安全生产管理制度、操作规程、各种记录表式。

(2）外来文件：法律法规、规程规范、技术标准等。

(3）记录：见证性文件、表式等。

7 文件的编制、审批及更改

7.1文件由授权人在发布前审批，确保文件是适宜的、充分的。

7.2 安全生产目标、指标由安委会办公室负责编制，总经理批准。

7.3 安全生产标准化相关的规章制度由各职能部门负责编写，相关分管副总经理审核，总经理批准。

7.4 操作规程由安全部、工程部组织有关人员编写，副总工程师审核，总工程师批准。

7.5 其他管理文件，由各职能部门编写，部门负责人审核，公司分管领导批准。

7.6 责任部门编写的文件应在送交有关领导签发前送相关部门会签。

7.7 文件的评审和更改：当文件持有人提出文件更改申请时，由职能部门组织评审。文件需更改时，应由职能部门负责人填写“文件更改申请单”说明原因，对重要的更改还应附有充分的证据。

7.8 文件更改的审批仍由原审核批准人审核批准。

8 文件标识和说明

8.1文件标识的规定

年份

序号

部门、或分公司或文件分类代号

公司代码

1.部门、分公司代码

办公室BG 工程部GC安全部AQ 经营部JY 人力资源部RL

财物部CW 资质部ZZ 综合管理部ZH 总工办ZG

2.文件分类代码

管理手册代码SC 程序文件代码CX 记录表格代码JL

8.2 技术文件、标准规范的编号按国家、行业的规定执行。

9 文件的发放、访问、下载及记录的控制

9.1纸质文件发放

9.1.1文件发放前应确定发放的范围，提出文件发放清单，经授权人批准后发放。

9.1.2 文件领用人在文件领用（发放）清单上签名后领取文件，每份文件都应有不同的分发号，便于追溯。

9.1.3 纸质文件的记录：记录的填写应规范、齐全、真实、准确、清晰、及时，不得后补或伪造，签名应按表式规定人员亲笔签名，不得由他人代签。

9.1.4 当文件使用人的文件破损严重，影响使用时，应到文件管理部门办理更换手续，交回破损文件，补发新文件，新文件的分发号仍沿用原文件分发号，文件管理员将破损文件销毁。

9.2 电子格式文件的发布、访问与下载

9.2.1 电子格式文件在公司网站电子办公系统上发布。

9.2.2 访问：公司网站电子办公系统的访问权由办公室统一投权与管理，规定各单位、各部门唯一的用户名及与之相对应的密码，在公司内部使用，不得对外泄露。如因审核、检查需要访问公司网站，应由陪同人员或被审核、检查人员打开网站的内容后供其访问。

9.2.3下载：各单位、部门需下载后进行发放的，应在发放前确定发放范围，提出文件发放清单，经投权人批准后发放。文件领用人在文件领用（发放）清单上签名后领取文件，每份文件都应有不同的分发号，便于追溯。

9.2.4 录入计算机的记录由操作员录入，以磁盘、光盘、U盘为媒体的记录由使用部门实施控制。

10 文件的使用及保管

10.1文件及记录借阅和复制：文件及记录的归档应便于检索，需借阅或复制

者要按《档案借（查）阅管理制度》执行，由记录管理人登记备案。

10.2 记录贮存和保护：公司档案室、分公司提供适宜条件，妥善贮存和保护。

10.3 纸质文件和记录应注意防水、防潮、防火和防丢失。

10.4 电子格式文件和记录必须做好备份，备份记录应做好标识和采取防潮、防磁、防丢失措施。

10.5 各部门应指定一名记录保管人员，负责文件保管的人员在归档前应检查才是交的记录是否填写规范、清晰等。