秘书实务(会议管理组织)
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国际会议前排右前方发言
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
3．会场的整体布局类型 大中型：方形 半圆形 小 型：圆形 大小方形 环形 回字形 马蹄形 等
会场类型
与会者
主席团
方形
会场类型 半圆形
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
18：00-20： 00
聚餐
20：00
离会
会议大厅 小会议厅
小会议厅 天地宾馆 小会议厅
小会议厅 天地宾馆
全体代表
全体代表 全体代表 全体代表
全体代表 全体代表
钟秘书
签到桌 纸 笔
投影仪 录音 录像
高秘书
自助餐
赵秘书
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序 （三）确定会议地点
二、会议筹备工作程序 （二）会议时间的安排
安排会议议程和日程要注意的问题
1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因
2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出 席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多 的人员都有时间参加会议
3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。
4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的 排列在最前面。
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
2．显示一个组织或一个部门的存在
3．会议是一种群体沟通的方式
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
六、会议的目的
◆开展有效的沟通 ◆传达资讯 ◆监督员工、协调矛盾 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 ◆开发创意 ◆激励士气 ◆巩固主管地位
情景案例
波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产 品订货会，参加的有本单位、外单位的人员。总经理 让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产 品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务 交给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日 上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘秘书 打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十 五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
会议通知示例
会议通知
尊敬的客户：
为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司
产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至
下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。
附：会议日程及路线图
回执
请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天
地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：010-87654321。
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（二）会议时间的安排
1．确定会议的时间 2．会议议程与会议日程
会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的 问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作
分成筹 备小组
形成筹 备方案
领导审 核方案
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（一）会议主题和议题
1．主题 会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”
的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。 2. 议题
会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干 项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
5. 签到处：供来宾签 到或咨询以及办理手 续的地方；
6. 签到处背景板：在 签到处的后方设置签 到处背景板，更能体 现会议的专业性；
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
7. 会场主背景 板/背景墙：会 议主席台后方通 常会搭建起一块 主题背景，上有 会议主题及主办 机构信息
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（二）会议时间的安排
大中型会议的议程一般安排： ·开幕式、上司和来宾致辞 ·上司做报告 ·分组讨论 ·大会发言 ·参观或其他活动； ·会议总结，宣读决议； ·闭幕式。
会议议程示例
英豪公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在5月25日星期一上 午9：00在公司总部的三号会议室举行。 一、宣布议程。 二、说明有关人员缺席情况。 三、宣读并通过上次会议的记录。 四、东部地区销售活动的总结。 五、销售一部关于团队沟通问题的发言。 六、公司销售人员的招聘和重组。 七、销售二部经理的人选。 八、下季度销售目标。
会议日程表示例：
日期
时间
内容安排
地点
参加人
负责人
备注
2015 年
6 月
20 日
8：00
报到
9：00-10： 总经理讲话 00
10：00-10： 20
休息
10：20-11： 公司顾问讲话 50
12：00
午餐
14：00-15： 分组讨论 30
15：30-15： 50
休息
15：50-17： 各组代表发言 30
❖减少会议次数原则 ❖严守时间原则 ❖会议通知的明确性原则 ❖缺席迟到的事前联络原则 ❖效率性原则
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（二）会议筹备方案的内容
确定会议的主题与议题 确定会议的名称 确定会议的议程 确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要 阐述会议召开的依据和目的，主体部分要条分缕析，逐 条说明，使人一目了然。对于会议的经费、组织机构、 会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安 排以附件的形式一起报送领导。
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
组建会议 筹备委员会
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（五）会务机构分工的要求
1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。 2、会务机构要分工明确、责任到人。 3、加强协调，定期沟通。
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
会议筹备方案示例如下：
可信公司技术训练专题研讨会筹备方案
会场位置必须让上司和与会者方便前往 会场的大小应与会议规模相符 场地要有良好的设备配置 场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区 选择会议地点应考虑有无停车场所
场地租借的费用必须合理
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（四）正确确定会人员范围 （五）准备会议文件资料
为上司撰写会议文稿 为上司准备材料 组织好发言人的文稿 准备资料袋
❖ 按出席对象
联席会 内部会 代表会 群众会
第四章 会议管理工作
第一节 会议工作概述
按功能性质
决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等
按议题性质
专题性 综合性
按规模大小
特大型 大型 中型 小型
按会议采用的方式手段
常规会 广播会 电话会 电视会 网络会
第四章 会议管理Fra Baidu bibliotek作 第一节 会议工作概述
基本要素：目的、时间、会址、主持者、 组织者、与会者、议题、议程等
其他要素：名称、服务机构、秘书机构、 经费、文件材料、专用设备工具、各种 消耗性材料等
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
三、会议的主要种类 ❖ 按组织类型
内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议
❖ 按时间方面的规定性
定期会议 不定期会议
一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事， 如股东会议附上代理委托书
如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会 者事先了解的情况，应随信寄发一份
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地 址、邮编、电话、发信人姓名
对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多 套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地 址要注意随情况变化不断更新
四、公司常见会议的类型（内部） ❖ 经理例会与特别会议 ❖ 员工例会 ❖ 股东大会和董事会议 ❖ 公司年会
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
四、公司常见会议的类型（外部） ❖ 客户咨询会 ❖ 产品展销订货会 ❖ 业务洽谈会 ❖ 新产品新闻发布会
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
五、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（四）电话会议及视频会议的知识
1、电话会议
❖是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人 员举行会议。
❖适用于规模不大、办公地点集中的企业
2、视频会议
❖利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会 议方式。
❖布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等
现代秘书实务
秘书实务篇
第四章 会议管理工作
第四章 会议管理工作 一 会议工作概述
一、会议的概念
第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过 程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为 了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工 作会议、记者招待会、产品展销订货会等。
第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常 设机构或组织，如每年三月召开的全国两会、上海 经济合作领导人会议等。
二、会议筹备工作程序
会场布置的各种 必要设施
1.横幅：一般悬 挂于来宾入口、 酒店大堂或是会 议主席台上方， 以作欢迎和明示 主题之用.
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
2. 指示牌：指示标志对于 来宾们迅速地找到会场位 置非常重要，往往周到的 细节安排也会使与会者更 能体会到服务的周到，指 示牌也要注意统一整个会 议的标识；
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（六）发送会议通知
1、会议通知的作用 周知作用 提醒作用 凭证作用
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
2、会议通知的发送
为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每 日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重
人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。
9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧 张地做着最后的准备工作。刘秘书一看表，呀，已经 九点五十分了，放映机还没有送到。刘秘书马上打电 话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆 续进场，刘秘书心急如焚……
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（一）制定会议方案的一般原则
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
3. 桌牌：在签 到处和贵宾位置 设备桌牌非常重 要，使来宾能根 据桌牌快速找到 自己的签到或接 待位置；
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
4. 胸牌：设置统 一的胸牌，可用 不同的颜色及文 字区分会场人员 的身份，更加容 易识别和协调人 员.
可将会中使用的票证与会议通知一并发出
如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回 执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说 明到达会址的汽车、火车等交通工具线路
会议通知样本要作为档案保存
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
3、会议通知的内容 要有具体的会议名称 日期、时间、场所要准确无误 议题应尽量具体 有附加资料时，应写明资料名称及页数
˴我公司参加此次会议，参加人数：
˴我公司不能参加此次会议。
姓名：
公司：
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（七）布置会场
1．会场的整体格局
面门为上 居中为上 以远为上 前排为上
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序 2．主席台座次的安排
前排高于后排 中央高于两侧 国内政务会议左高右低 国际会议右高左低 主持人：居中设座 自由择座 发言人：就座位置发言 国内会议主席团前面中间位置
一、会议筹备方案的拟定
❖确定会议与会代表的组成 ❖确定会议文件的范围，做好文件的印 制和发放工作 ❖确定会议经费预算 ❖确定会议住宿和餐饮安排 ❖确定会议的筹备机构
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（三）会议筹备方案的作用
❖确保会议的周密安排 ❖确保会议服务质量和沟通协调到位 ❖确保领导的意图得以贯彻执行
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
二、会议的内涵
❖ 会议:人类群体有组织地会晤、议事 的行为或过程
❖ 会见:又称接见、拜会
❖ 会谈:是指双方或多方就某些重大的 政治、经济、文化、军事问题，以及其 他共同关心的问题交换意见
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
二、会议的内涵
会议的构成要素
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
3．会场的整体布局类型 大中型：方形 半圆形 小 型：圆形 大小方形 环形 回字形 马蹄形 等
会场类型
与会者
主席团
方形
会场类型 半圆形
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
18：00-20： 00
聚餐
20：00
离会
会议大厅 小会议厅
小会议厅 天地宾馆 小会议厅
小会议厅 天地宾馆
全体代表
全体代表 全体代表 全体代表
全体代表 全体代表
钟秘书
签到桌 纸 笔
投影仪 录音 录像
高秘书
自助餐
赵秘书
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序 （三）确定会议地点
二、会议筹备工作程序 （二）会议时间的安排
安排会议议程和日程要注意的问题
1）要把握会议目的，即了解会议召开的原因
2）先安排关键人物的时间，要保证重要人物能够出 席会议，根据多数人意见安排日程，保证尽可能多 的人员都有时间参加会议
3）例会原则上定时召开，且时间不宜过长。
4）如遇几个议题，应按其重要程度排列，最重要的 排列在最前面。
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
2．显示一个组织或一个部门的存在
3．会议是一种群体沟通的方式
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
六、会议的目的
◆开展有效的沟通 ◆传达资讯 ◆监督员工、协调矛盾 ◆达成协议与解决问题 ◆资源共享 ◆开发创意 ◆激励士气 ◆巩固主管地位
情景案例
波扬公司准备在本市的黎明大厦召开大型的新产 品订货会，参加的有本单位、外单位的人员。总经理 让秘书部门负责安排，会上要放映资料电影，进行产 品操作演示，而公司没有放映机，租借放映机的任务 交给了总经理秘书刘秘书。会议的召开时间是8月9日 上午十点整，而资料放映时间是十点十五分。刘秘书 打电话给租赁公司，要求租赁公司在9日上午九点四十 五分必须准时把放映机送到黎明大厦的会议厅。
会议通知示例
会议通知
尊敬的客户：
为了进一步加强与贵公司的协作关系，听取客户对我公司
产品和服务的意见，我公司拟于2003年8月15日上午9：00至
下午5：00在燕丰宾馆召开客户咨询联谊会。敬请回复及光临。
附：会议日程及路线图
回执
请于7月30日以前将回执寄至：北京市朝阳区天地大厦天
地公司销售部孙萌小姐，邮编：100110，电话：010-87654321。
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（二）会议时间的安排
1．确定会议的时间 2．会议议程与会议日程
会议议程：是对会议所要通过的文件、所要解决的 问题的概略安排，并冠以序号将其清晰地表达出来 会议日程：是指会议在一定时间内的具体安排
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作
分成筹 备小组
形成筹 备方案
领导审 核方案
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（一）会议主题和议题
1．主题 会议主题是会议讨论的中心议题，例如“双代会”
的主题是选出新一届学生会和团委会的干部。 2. 议题
会议议题是会议讨论的内容，这个内容可以是若干 项的，如“双代会”召开的议程中包括的内容。
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
5. 签到处：供来宾签 到或咨询以及办理手 续的地方；
6. 签到处背景板：在 签到处的后方设置签 到处背景板，更能体 现会议的专业性；
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
7. 会场主背景 板/背景墙：会 议主席台后方通 常会搭建起一块 主题背景，上有 会议主题及主办 机构信息
第四章 会议管理工作
第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（二）会议时间的安排
大中型会议的议程一般安排： ·开幕式、上司和来宾致辞 ·上司做报告 ·分组讨论 ·大会发言 ·参观或其他活动； ·会议总结，宣读决议； ·闭幕式。
会议议程示例
英豪公司销售团队会议议程 公司销售团队会议将在5月25日星期一上 午9：00在公司总部的三号会议室举行。 一、宣布议程。 二、说明有关人员缺席情况。 三、宣读并通过上次会议的记录。 四、东部地区销售活动的总结。 五、销售一部关于团队沟通问题的发言。 六、公司销售人员的招聘和重组。 七、销售二部经理的人选。 八、下季度销售目标。
会议日程表示例：
日期
时间
内容安排
地点
参加人
负责人
备注
2015 年
6 月
20 日
8：00
报到
9：00-10： 总经理讲话 00
10：00-10： 20
休息
10：20-11： 公司顾问讲话 50
12：00
午餐
14：00-15： 分组讨论 30
15：30-15： 50
休息
15：50-17： 各组代表发言 30
❖减少会议次数原则 ❖严守时间原则 ❖会议通知的明确性原则 ❖缺席迟到的事前联络原则 ❖效率性原则
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（二）会议筹备方案的内容
确定会议的主题与议题 确定会议的名称 确定会议的议程 确定会议的时间和日期 确定会议所需设备和工具
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
会议筹备方案的内容要尽可能全面和具体，开头要 阐述会议召开的依据和目的，主体部分要条分缕析，逐 条说明，使人一目了然。对于会议的经费、组织机构、 会议议程和会议服务等问题要充分协调，并将具体的安 排以附件的形式一起报送领导。
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
组建会议 筹备委员会
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（五）会务机构分工的要求
1、根据会议的规模和类型组织人员队伍。 2、会务机构要分工明确、责任到人。 3、加强协调，定期沟通。
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
会议筹备方案示例如下：
可信公司技术训练专题研讨会筹备方案
会场位置必须让上司和与会者方便前往 会场的大小应与会议规模相符 场地要有良好的设备配置 场地应不受外界干扰。应尽量避开闹市区 选择会议地点应考虑有无停车场所
场地租借的费用必须合理
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（四）正确确定会人员范围 （五）准备会议文件资料
为上司撰写会议文稿 为上司准备材料 组织好发言人的文稿 准备资料袋
❖ 按出席对象
联席会 内部会 代表会 群众会
第四章 会议管理工作
第一节 会议工作概述
按功能性质
决策性 讲座性 执行性 告知性 学术性 协调性 报告性 谈判性 动员性 纪念性等
按议题性质
专题性 综合性
按规模大小
特大型 大型 中型 小型
按会议采用的方式手段
常规会 广播会 电话会 电视会 网络会
第四章 会议管理Fra Baidu bibliotek作 第一节 会议工作概述
基本要素：目的、时间、会址、主持者、 组织者、与会者、议题、议程等
其他要素：名称、服务机构、秘书机构、 经费、文件材料、专用设备工具、各种 消耗性材料等
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
三、会议的主要种类 ❖ 按组织类型
内部会议 外部会议 正式会议 非正式会议
❖ 按时间方面的规定性
定期会议 不定期会议
一些会议在发送通知时应按规定的会议规则行事， 如股东会议附上代理委托书
如有预备议程、事先需准备的材料或其他需让与会 者事先了解的情况，应随信寄发一份
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
需要回复的会议可夹一张明信片，上面注明本公司地 址、邮编、电话、发信人姓名
对于经常参加某类会议的会员，可用计算机打印出多 套邮寄标签，以免重复打印，对于计算机中保存的地 址要注意随情况变化不断更新
四、公司常见会议的类型（内部） ❖ 经理例会与特别会议 ❖ 员工例会 ❖ 股东大会和董事会议 ❖ 公司年会
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
四、公司常见会议的类型（外部） ❖ 客户咨询会 ❖ 产品展销订货会 ❖ 业务洽谈会 ❖ 新产品新闻发布会
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
五、会议的意义 1．会议是一个集思广益的渠道
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（四）电话会议及视频会议的知识
1、电话会议
❖是利用程控电话的“会议电话”功能召集不同地点的人 员举行会议。
❖适用于规模不大、办公地点集中的企业
2、视频会议
❖利用通信网络传递图像文字和声音信号的一种现代化会 议方式。
❖布置重要工作、宣布重大决定、商量紧急措施等
现代秘书实务
秘书实务篇
第四章 会议管理工作
第四章 会议管理工作 一 会议工作概述
一、会议的概念
第一种：会议是人们有组织的会晤、议事的行为过 程。至少有三人以上，以一定的方式聚在一起，为 了某个确定的问题展开讨论，以求解决方式，如工 作会议、记者招待会、产品展销订货会等。
第二种：会议是一种经常商讨并处理重要事务的常 设机构或组织，如每年三月召开的全国两会、上海 经济合作领导人会议等。
二、会议筹备工作程序
会场布置的各种 必要设施
1.横幅：一般悬 挂于来宾入口、 酒店大堂或是会 议主席台上方， 以作欢迎和明示 主题之用.
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
2. 指示牌：指示标志对于 来宾们迅速地找到会场位 置非常重要，往往周到的 细节安排也会使与会者更 能体会到服务的周到，指 示牌也要注意统一整个会 议的标识；
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（六）发送会议通知
1、会议通知的作用 周知作用 提醒作用 凭证作用
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
2、会议通知的发送
为了规范公司的管理及运作，除了非正式会议和每 日例会，均应正式打印会议通知，以示正规和郑重
人数较少的非正式会议，可用多种方式进行通知。
9日上午，会议开幕前，波扬公司的秘书们正在紧 张地做着最后的准备工作。刘秘书一看表，呀，已经 九点五十分了，放映机还没有送到。刘秘书马上打电 话去问，对方回答机器已送出。眼看着各地来宾已陆 续进场，刘秘书心急如焚……
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（一）制定会议方案的一般原则
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
3. 桌牌：在签 到处和贵宾位置 设备桌牌非常重 要，使来宾能根 据桌牌快速找到 自己的签到或接 待位置；
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
4. 胸牌：设置统 一的胸牌，可用 不同的颜色及文 字区分会场人员 的身份，更加容 易识别和协调人 员.
可将会中使用的票证与会议通知一并发出
如果与会者对会议地址不熟悉，应附加一份说明或回 执单，要求与会者告知具体的到达和反程时间，并说 明到达会址的汽车、火车等交通工具线路
会议通知样本要作为档案保存
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
3、会议通知的内容 要有具体的会议名称 日期、时间、场所要准确无误 议题应尽量具体 有附加资料时，应写明资料名称及页数
˴我公司参加此次会议，参加人数：
˴我公司不能参加此次会议。
姓名：
公司：
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序
（七）布置会场
1．会场的整体格局
面门为上 居中为上 以远为上 前排为上
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
二、会议筹备工作程序 2．主席台座次的安排
前排高于后排 中央高于两侧 国内政务会议左高右低 国际会议右高左低 主持人：居中设座 自由择座 发言人：就座位置发言 国内会议主席团前面中间位置
一、会议筹备方案的拟定
❖确定会议与会代表的组成 ❖确定会议文件的范围，做好文件的印 制和发放工作 ❖确定会议经费预算 ❖确定会议住宿和餐饮安排 ❖确定会议的筹备机构
第四章 会议管理工作 第二节 会议的准备工作
一、会议筹备方案的拟定
（三）会议筹备方案的作用
❖确保会议的周密安排 ❖确保会议服务质量和沟通协调到位 ❖确保领导的意图得以贯彻执行
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
二、会议的内涵
❖ 会议:人类群体有组织地会晤、议事 的行为或过程
❖ 会见:又称接见、拜会
❖ 会谈:是指双方或多方就某些重大的 政治、经济、文化、军事问题，以及其 他共同关心的问题交换意见
第四章 会议管理工作 第一节 会议工作概述
二、会议的内涵
会议的构成要素