行政事务管理手册

行政事务管理手册 Document number：PBGCG-0857-BTDO-0089-PTT1998

行

政

事

务

管

理

制

度

目录

1．工作证管理制度 (2)

2、办公用品管理制度 (3)

3、电话使用管理制度 (4)

4、空调使用管理制度 (5)

5、印章管理制度 (6)

6、卫生管理制度 (7)

7、会议管理制度 (8)

一、工作证管理制度

1、适用范围

除总经理、顾问外，所有员工上班一律需佩戴工作证。

2、实施细则：

员工工作证只限本人使用，不得转借他人，因转借他人给公

司造成不良后果的视情节轻重进行处罚。

工作证由人力资源部统一管理、发放、回收，设计部制作。

佩戴：胸卡一律佩戴于胸前明显的地方，正面朝前可供识别，

工作证遗失或损毁，应及时向人力资源部补办（以旧证换新证），人为损坏需交工本费10元。

员工离职工作证需及时收回。

3、工作证的办理只限在职的内部员工。

4、本制度经总经理核准后公布实施,修改时亦同。

二、办公用品管理制度

1、目的

为规范办公用品的管理，特制订本制度。

2、办公用品种类

消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、大头针、图钉、曲别针、

橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮

擦、夹子、打印油、原子笔、书钉、签字笔、白板笔、荧光笔、涂改液等。

管理消耗品：电池、打印机碳粉、硒鼓、墨盒、墨水、打印纸

等。

管理品：剪刀、美工刀、钉书机、打孔机、大型削笔器、打码

机、姓名章、日期戳、计算机、计算器、印泥。

设计部专用办公用具：摄/照像机、投影仪、圈尺、钢尺、米尺

等。

3、办公用品的管理办法

办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使

用保管用品，如圆珠笔、橡皮等消耗品；“部门领用”系本部门

共同使用用品如打孔机、大型钉书机、打码机及设计部专用办公

用品。

领用管理基准，消耗品文具必须以旧换新。

各单位、各部门要合理、节约使用办公用品。打印文件，除外报

资料(不得用废纸打印）规定单面打印外，通常情况实行双面打印，内部文件打印要加强废纸循环利用，避免浪费。

投影仪、摄像机由设计员负责保管、日常维护，确保电子设备处

于常态使用，避免故障或电池不足等状况影响正常使用。

管理性办公用品列入移交，如有故障或损坏，应及时报修，因正常损耗需重新购置由部门填写办公用品需求计划表，遗失应由个人或

部门按原价赔偿。

严禁将办公用品外带回家私用。

办公室根据实际情况，对消耗品、管理消耗品备适当库存，管

理品采购需填报《物品需求申购单》。

办公用品的采购统一由综合部购置。

三、电话使用管理制度

为合理有效的利用公司通讯资源，促进公司业务的正常开展，提高办公效率，节约办公费用，特制定本管理规定。

一、固定电话

1、公司的电话是作为方便与外界沟通、方便开展业务之用。严禁打私人

电话，聊与工作无关的事情。

2、员工因工作需要拨打电话，用语应尽量简洁、明确，以减少通话时间，

一般控制在3分钟以内。

3、接听电话应使用标准用语，电话铃响3声之内必须接听电话。

4、接听外线“您好！南岳云雾茶业xxxxxx”,对方讲述时留心听并记下要点，未听清时，及时告诉对方。随后根据对方的初次问话，迅速判断出他有何需求作出标准回话。

A.联系业务：与本公司关联的业务则转接相关部门相关人员；无关联业务，则直接回答：先生(小姐)，公司暂无这方面需求，谢谢您的来电！

B.找人：确定是否有联系或预约，再确定转接。转拔分机时“请稍等，正在为您转接”

C.不指明的电话，判断自己不能处理时，可坦白告诉对方，并马上把电话转给能处理的人，在转交前，应先把对方所谈内容简明扼要地告诉接话人；

D.转接电话至分机时，如分机占线或无人接听，在对方许可的情况下，应问清对方姓名、电话、简单事由，以方便转告公司同事尽快回电。

通话简明扼要，不应长时间占线。结束时应说“谢谢！”，礼貌道别，待对方切断电话，再放下听筒。

5、如本部门同事不在座位时有来电，其他员工应主动帮助接听，在可能

的情况下，应记录对方姓名、电话、简要事由，以方便转告。

二、移动电话

管理人员应24小时保持手机畅通，确保手机不欠费停机，如因需要更换手机号要及时告知综合部。

四、空调使用管理制度

本着正确使用、、节约能耗的原则，根据季节气温的变化，对空调的启用、管理作如下规定：

一、空调的启用

1、空调的启动要严格按照开启，严禁在冬天开启制冷或在夏

天开启制热，避免使用不当对压缩机造成严重损坏，影响其正常使用寿命。

2、空调开放规定：夏季室内温度超过33摄氏度，冬季温度低于8摄氏度时方可开放空调。

3、空调开启后，设置的温度要适中：制冷设置在26-28摄氏度；制热

设置在20—24摄氏度之间。

二、空调的使用与责任管理

1、空调开启时应及时将门窗关上，各部门指定专人为空调使用管理责

任人。

2、室内无人时，最后离开者负责关闭空调。空调遥控器要妥善保管，

造成丢失或损坏的，照价赔偿。

3、由于空调的使用开启不当，造成空调损坏或不能正常运行，应追

究其使用者责任。注意用电安全，发现电路或空调故障要及时停

止使用并报修，不得强行使用。

4、长时间不用空调，应将插头拔下，将遥控器内电池取出，同时做

好室内和室外机的保洁工作。

5、仓库负责人负责冷库、成品仓库空调的管理，发现异常及时汇报。

6、本办法即日起实施。