《档案管理》PPT课件

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▪ 来文与复文、去文与复文（具体 包括请示与批复；去函与回函等） 可作为组合件。
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三、归档的主要步骤和要求
文件材料归档可分为11个步骤：
1 收集文件 7 案卷装订
2 区分年度 8 填写备考表
3 鉴定期限 9 案卷装盒
4 编写目录 10 年度卷内目录装订
5 文件排列 11 档案入库
6 文件编号
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▪ 必须录入的项目有：文件题名、 责任者、文号、成文日期、全 宗号（没有全宗号可留空）、 页数、件号、归档年度、保管 期限等。（见图样）
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序 责任 文号 号者
1 天旷 tk05 物业
卷内目录
文件内容或摘要 关于职工体检的通知
日期 页号 文件格 备
式
注
2010. 5-7 6.5
件号：以年度为界限，一个保管期限 编一个大流水号。
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归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
注
2005 5 06-02
责任者：制发文件的组织或个人，即
文件的署名者或发文机关；联合发文
的，可只著录第一责任者。
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归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
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▪ 具体装订时，先放置“归档情 况登记表”，再按时间先后顺 序将若干年的“归档说明”排 在前面，在按顺序接排相应年 度的归档文件目录。
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11、入库装箱柜
▪ 室库内档案箱柜装具应排列有 序，统一编号。有利于提供利 用。
××任总经理 ××任财务总监 ××任技术总监 三、本年度文书归档情况 本公司本年度企业管理档案归档按照有关规定，收集齐全， 严格划分保管期限，及时归档，编制了档案目录，共归档 308件，其中永久108件，编号1－108件；长100件，编号从 －100件；短期100件，编号1－100。
二○○四年×月
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1、收集文件
▪ 把反映本单位主要活动的，应该 归档的文件材料收集齐全、完整。
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▪ 对不需归档的文件要进行剔除。
▪ 要注意“帐外”文件的收集，特 别是各种上报图表、花名册、本 单位工作人员外出开会带回的重 要会议文件等。
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2、区分年度
根据形成和处理文件的年度 对归档文件进行区分，不同年 度形成的文件材料要按年度具 体分开。
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归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
注
2005- 5 06-02
备注：用以标注归档文件的变化情况 或参见档号。
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8、填写备考表
卷内文件情况说明：主 要用于填写本卷文件缺损、修 改、补充、移出、销毁等需要 说明的情况，如无上述情况， 可暂不填写。
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全 宗
档名 称
案 全宗号 盒 类别号 背
年度
脊 式 机构 样 期限
起止件号
已
× ×
填
公
司
好
全宗号
的
类别号
档
A
案
年度
2005
背
机构
脊
期限
事
短期
例
起止件号
1－28
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10、打印目录
▪ 按不同的保管期限打印并装订 归档文件目录，一式一份。
▪ “档案目录”由“归档情况登 记表”、“归档说明”、“归 档文件目录”三部分组成。
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▪ 整理人：由负责本卷文件整理归 档的人员签名。
▪ 检查人：由办公室主任或档案主 管签名。
▪ 日期：填写归档的年、月、日。
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9、文件装盒
▪ 将整理好的归档文件按照编号 顺序装入档案盒，文件松紧要 适当，盒满为限。同一盒内同 一年度，同一保管期限。
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▪ 在档案盒的背脊上填上以下项 目：全宗名称、全宗号、类别 号、年度、期限、机构（不分 机构的单位可空）、起止件号。 （详见下图）
▪ 跨年度的会议，放在闭幕年。
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3、划分期限
▪ 准确地判定每一份文件和每一 组文件的价值，保管期限分别 定为永久（无限期）、长期 （16－50年）、短期（15年 以下）。
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20
4、案卷装订前应做到
▪ 修复破损或页面过小的文件
▪ 复制字迹模糊或容易褪变的文 件，对纯蓝墨水、红墨水、复 写纸、圆珠笔、印台油、铅笔 等字迹材料制成的文件材料及 传真件等进行复制。
…….
40
▪ 在每年归档工作结束后，如发 现有其他应归档文件材料未归 档，可将该文件排在相应年度 已归档文件之后编目归档。例 如：15卷补充2卷：可写成
15-1；15-2 转 51
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7、文件录入
（指使用档案软件的单位）
把归档文件的有关项目 录入档案管理软件系统。
▪ 录入必须准确、详细，以提高 文件利用的准确率、查考率。
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
页数 式
注
2005 5 06-02
文号：文件的发文字号，如 “TK[2009]05号”
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归档文件目录
全宗号 类别号 年度 A 2003
保管期限 机构 短期
件 责任 文号 号者
1
题
名
关于×××的通知
日期 归档 文件格 备
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30
▪ 同一保管期限文件的排列顺序应 保持相对稳定。转41页
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31
6、文件编号
▪ 归档文件应逐件在首页上方空 白处用红色印泥或黑色墨水端 正、清晰地盖上档号章，并填 写有关栏目的内容。
全年流 水号
95 类别号 合同
期限
长期
年 度 2010 机 构 客务部 页 号 1-6
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32
全宗号 年度
类别号 合同 期 限 2010 机 构 行管部 件 号
永久 15
全宗号：通常指档案馆给立档 单位的代号（企业没有全宗号 的，可不填写）
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33
全宗号 年度
类别号 2010 机 构
A类 期 限
（合同）
件号
永久 15
类别号：不同门类档案的代号， 如管理性档案为A
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34
全宗号
类别号
年 度 2005 机 构
A 期 限 永久 件 号 15
期限：档案的保管期限，分为： 永久、长期、短期
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（1）目录夹封面
全宗名称 全宗号
天旷物业
类别
文书
期限
短期
年度
2009
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（2）目录夹背脊
全宗号 （不填） 机构 （行管部）
类别号 A（合同）
期限 短期
年度 2009
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（3）填写归档情况登记表
归档情况登记表
单位名称：北京游乐园
年度 保管期限
件数
保管
接收
单位 姓名 单位 姓名
备注
2002 永久
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三 点 一 线 装 订
企业名称
工程部
1、XX公司与XXX公司签订的 电梯维护保养协议书； 2、xx公司与XXX公司签订的 外墙清洗合同；
自2009年1月至2009年12月 本卷共2件共38页
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5、文件排列
▪ 适用于单位综合档案室
先将归档的文件材料按三个保 管期限分开，同一保管期限的 文件材料按照“部门－时间” 或时间先后顺序排列。
A
2 基建档案
B
3 科研档案
C
4 产品档案
D
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5
5 设备档案
E
6 会计档案
F
7 合同档案
G
8 员工档案
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9 特殊载体档案 J
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6
企业档案分类原则： • 以全部档案为对象 • 依据企业管理职能 • 结合档案内容和形成特点
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7
• 保持档案材料的内部有机联 系 • 方便管理与利用 • 协调统一、不随便改动
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（4）打印归档文件目录
归档文件目录
件 责任 文号
题
号者
全宗号 类别号 年度 A 2005
保管期限 机构 短期
名
日期 归档 文件格 备
页数 式
注
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▪ 装订“档案目录”
如果每年文件数量不多，形 成目录页数较少，可将若干年 度的同一保管期限的归档文件 目录装入一本目录夹中（每年 的归档文件须另起一个流水 号）。
A 期 限 永久 件 号 15
件号：以年度为界限，由档案室集中 整理归档的，一个保管期限编一个大 流水号，由各部门分别整理归档的， 每个部门内按保管期限分别编三个流 水号。件号应做到不重号，不空号。
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不分机构编件号（件数汇总）
年度 2009
2009
期限 永久 长期 短期 永久 长期 短期
文件数量 45 250 285 58 210 280
档案管理
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1
主讲内容
▪企业档案管理 ▪合同管理
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2
企业档案管理
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3
企业档案的含义