采购管理制度

采购管理制度

一、编制采购管理制度的目的和范围：

1. 目的：为规范公司的物资采购行为，加强采购计划管理，明确采购职能的执行中应遵循的原则、程序和惯例，指导执行和参与采购职能的部门和员工执行采购相关程序，规范采购工作，降低采购成本，提高采购效率，保障公司生产经营活动所需物资的正常持续供应，加强部门间配合，特制订本制度。

2. 范围：本制度主要适用于公司生产经营及各项目工程施工所需的原材料、物料进行采购时，价格审核、合同会审、下单订购、货运跟进、验收反馈等一系列的采购行为。

二、采购管理的基本原则：

1. 使用、定价、采购、验收、结算分离原则：采购过程各相关环节的部门和员工，遵循使用、定价、采购、验收、结算分离的原则，即使用部门提出需求申请，使用部门与采购部分别询价、定价，通过综合对比确定短期或长期的供应商进行采购，财务部及成本管理中心负责预算控制，法务/顾问律师对合同签订及采购流程监督，使用部门验收，采购部最终结算。

2. 大宗物资招标采购原则：大宗的物资采购，包括短期集中采购的大批量物资（由成本管理中心确定如何打包，打包总价在10万元及以上）和长期持续供应的物资（近期连续供应3个月及以上，每月供应价值在5万及以上），若前期没有固定的供应商或准备更换供应商，应实行招标采购。由采购部牵头，会同财务部、技术部、生产部、质量管理部、行政部等部门组建招标委员会开展招标评标工作。

3. 询价比价原则：不具备招标条件的物资采购由采购部会同使用部门根据市场信息比质、比价，拟定3家及以上供应商，在权衡质量、价格、交货期、售后服务、商家资信、客户群体等多方面因素的基础上进行综合评估，进行深入谈判，明确签约要素，由成本管理中心总监确定最终的供应商。为保障供货及时，原则上可考虑备选1-2家供应商，在最优供应商出现意外时进行紧急补救式采购。

4. 一致性原则：采购人员订购的物资必须和使用部门所要求的型号规格、物资数量、质量要求等保持一致。在市场无法满足或成本过高的情况下，采购人员应及时反馈沟通，以便变更采购需求或提升采购成本。

5. 适时适量原则：采购部应根据公司整体采购需求计划、供货周期和市场整体行情走向等，编制分项采购实施计划，确保采购执行中在时间上适时到位，不因采购延迟到货影响相关流程，在采购量上供需平衡，不造成积压浪费。

6. 舍远求近原则：除公司自有涂料产品外，各子公司各工程项目所需物资均应就近采购，能在本地市场找到良好供应商的，价格相差不大的，均在本地市场采购。

7. 直供原则：所有采购行为应考虑减少采购环节，尽量一步到位，直接与厂商、一级代理商建立供求关系，减少中间差价，降低采购成本。

8. 廉洁自律原则：采购人员必须自觉维护公司利益，努力提高采购物品的质量，降低采购成本，廉洁自律，不收礼受贿，不接受吃请，严格按照采购制度和流程办事，并适时采取避险措施。

9. 全程监督原则：采购部的重大采购合同需经相关部门作合同会审，不得单独完成合同谈判、签订及采购验收。相关部门对采购过程进行全程审计监督。采购人员要自觉接受公司有关部门对采购活动的监督和质询，对采购人员在采购过程中发生的违反廉洁自律原则的行为，公司有权对相关人员依照公司规章制度进行处罚甚至追究法律责任。

10. 盘活库存原则：物资的仓储数量必须实行适当存量管理，适时、适量、适当供料，适量存储，提高存货周转率。需要采购时，现有库存尤其是积压物资若能满足采购需求，应优先处理现有库存。若不能完全满足采购需求，采购人员会同仓管人员应及时与使用部门沟通反馈，考虑现有库存替代采购物资的可能，减少积压库存，盘活资金。

三、供应商管理：

1. 所有供应商必须是合法经营的商业主体，原则上不得考虑个体商贩，并妥善保存对方盖好公章的相关资质证件（采购人员在与供应商首次签约时必须向对方索要），并注意及时更新。

2. 供应商在价格相近的情况下，优先考虑品质、交期、服务、信誉等条件良好者。

3. 若客户指定或认可的供应商，在不增加公司额外成本的情况下，可优先考虑。

4. 各类型的采购原则上均应有3家及以上的供应商报价，以作比价、议价、评估的依据。若市场上仅能找到2家的应进行竞争性谈判，仅有1家的可考虑单一来源采购，但所有竞争性谈判和单一来源采购，必须详实记录相关原因及谈判沟通记录，参与操作的人员签字确认并存档，以便今后监督核查。

5. 所有供应商无论大小、是否临时，均应建立公司的供应商名录及数据库，并按优质、良好、合格、不合格及黑名单分5类进行层级管理，以便今后的核查对比。今后供应商的选择应从与公司有过良好合作记录的供应商中选取。列入黑名单的供应商应描述列入原因，以便引以为鉴。

6. 与公司长期合作的供应商，需每年做一次评估，评估其产品质量、价格、服务等是否在同行业中最优化，若有变化应调整至相应的层级。

四、采购工作具体要求：

1. 为节约采购成本，公司实行按月/周上报采购计划，每月25日之前上报下个月的采购计划/每周四之前上报下周的采购计划。各部门、各子公司编制采购计划时，要从实际工作尤其是各项目进度出发，避免盲目提报导致的物资或资金的浪费。若因物资采购计划上报失误造成物资积压的，或者不按规定时间上报采购计划导致物资缺口及发生经济损失的，由部门或子公司负责人承担经济责任。

2. 各部门、各子公司上报采购计划时，必须详实填写《采购申请单》，部门或子公司负责人审核签字后交由采购部进行采购。《采购申请单》必须写明物资名称、型号规格、需求数量、需求日期、参考价格、用途等，若涉及关键技术指标的，必须注明相关参数或具体要求。

3. 计划外急需采购的物资，由该部门/子公司填写《急需物资采购申请单》，部门/子公司负责人签字，分管领导签署意见，成本管理中心总监/总经理批准。

4. 物资采购时，必须严格按照采购十大基本原则和采购计划进行采购，不错订、不漏订，及时、准确地做好物资货源落实工作。若需进行样品提供和确认的，必须确定送样周期，由采购部负责跟进，当收到样品后，须第一时间交由使用部门进行确认，必要时会同技术部、财务部等相关部门或相关人员予以确认。需要保存样品的，应作封样处理，以便日后作为到货验收比较。

5. 采购总价在5000元及以上的，或采购涉及售后维保的物资，必须订立书面的物资采购合同，要严格执行合同法和公司合同管理制度，合同中要明确物资名称、型号规格、采购数量、采购单价及总价、质量标准、交货期、交货地点、结算方式、运杂费承担者、包装及运输要求、验收方式、双方违约责任、争议解决方式等各项要素。首次格式合同或非格式合同，必须经过法务/顾问律师审核。合同签订后须在财务部/行政部/档案室留档备案。

6. 采购一般按照先验收后付款的原则进行，特殊情况先款后货的需经成本管理中心总监/总经理批准。质量、数量有误的全部由采购人员承担。

7. 为确保准时交货，不影响公司相关工程项目的施工进度，采购人员应提前采用电话、邮件等方式跟催，重大物资采购甚至有必要到供应商处跟催，以确保采购进程顺畅。原则上要求工程项目进场前3-7天，确保开工的首批物资必须进场，开工后各阶段的相关物资必须确保施工进度前5天进场。必要时，物资进场时间可根据施工现场要求有所调整，但不得晚于需求时间点。

8. 因特殊情况未能及时完成采购任务时，采购人员应及早报告采购部经理及使用部门，并说明异常原因，提出相应意见或解决方案，特别重大事项应汇报成本管理中心总监/总经理。

五、物资到货验收与出入库管理：

1. 物资到货后，在集团仓库保管的，由采购人员和仓库管理人员根据封样标准或合同约定标准当天共