不相容职务分离控制

不相容职务分离控制

（企业内部控制基本规范第四章控制活动第二十九条规定不相容职务分离控制要求企业全面系统地分析、梳理业务流程中所涉及的不相容职务，实施相应的分离措施，形成各司其职、各负其责、相互制约的工作机制。）

一含义：所谓不相容职务是指那些如果由一个人担任，既可能发生错误和舞弊行为，又可能掩盖其错误和弊端行为的职务。（不相容职务分离的核心是“内部牵制”，它要求每项经济业务都要经过两个或两个以上的部门或人员的处理，使得单个人或部门的工作必须与其他人或部门的工作相一致或相联系，并受其监督和制约。）

二内容：

(内部控制制度的建立和实施必须贯彻不相容职务分工的原则，其内容包括：)

①对每一项业务不能完全由一人经办；

②钱、账、物分管，例如，仓库保管员负责原材料的收、发、存和管理工作，并负责登记原材料的数量，而相关的账务处理则由会计人员负责；

③有健全严格的凭证制度。

三单位内部应加以分离的主要不相容职务:

( 一般情况下，单位的经济业务活动通常可以划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤。如果上述每一步都有相对独立的人员或部门分别实施或执行，就能够保证不相容职务的分离，从而便于内部控制作用的发挥。概括而言，在单位内部应加以分离的主要不相容职务有：)

①授权进行某项经济业务和执行该项业务的职务要分离，如有权决定或审批材料采购的人员不能同时兼任采购员职务。

②执行某些经济业务和审核这些经济业务的职务要分离，如填写销货发票的人员不能兼任审核人员。

③执行某项经济业务和记录该项业务的职务要分离，如销货人员不能同时兼任会计记账工作。

④保管某些财产物资和对其进行记录的职务要分离，如会计部门的出纳员与记账员要分离，不能兼任。

⑤保管某些财产物资和核对实存数与账存数的职务要分离。

⑥记录明细账和记录总账的职务要分离。

⑦登记日记账和登记总账的职务要分离。

四、不相容职务失效和优化

（不相容职务对于解决舞弊的作用是有限的, 可以说,任何内部控制制度都是有漏洞的, 不存在完美的内部控制制度, 不相容职务也是如此。不相容职务起源与牵制, 本质是对于人性的弱点的担忧, 如果担任职务的人是可以信赖的, 不相容职务对他而言没有也是可以的。如果担任职务的人是完全不可以信赖的, 不相容职务对他(们) 而言是不够的。）

可能导致不相容职务失效的原因有:

1. 不同的业务循环中的不相容职务交叉而导致不相容职务的失效。例如: 甲在销货业务中担任审核同时在投资业务中担任授权, 乙在销货业务中担任授权同时在投资业务中担任审核。甲乙可以相互交换权力使本来在单一业务循环中有效的相互牵制设计失效。特别的是在两个业务循环中两个人担任的职务正好处于上、下位对调, 这种情况下作弊的可能性极大。

2. 不相容职务设置本身存在漏洞。一个人在一个业务循环中控制两个重要环节, 例如在购货与付款业务同时担任审核和授权批准两个职务, 就可以把价格或性能不合适的设备买进来, 导致企业利益受到损失。

3. 不相容职务的僵化导致不相容职务设置的失效。不相容职务在设置的初期是有效的, 随着时间的推移, 人们对于制度逐步适应, 制度的威慑力会逐渐衰减而失去效用。如果不对制度本身或执行制度的人进行调整, 就会产生舞弊现象。有许多时候企业出问题并不是原来制度不好, 而是因为制度是有“寿命”的。

4. 总体的内部控制制度的不足导致不相容职务设置失效。我们说不相容职务的设置只是整个内部控制体系的一部分, 其他的内部控制还有实物控制制度、文件管理制度、信息传递制度、强制休假制度等等, 这些制度需要务活动通常可以划分为授权、签发、核准、执行和记录五个步骤。如果上述每一步都有相对独立的人员或部门分别实施或执行, 就能够保证不相容职务的分离, 从而便于内部控制作用的初步发挥。相互配合, 形成一种良好的制度生态群。如果其他制度没有起到作用, 单纯的不相容制度难以起作用, 一种制度单兵推进是不会有长期生命的。现代的职务犯罪呈现集团化的倾向, 例如, 不相容职务的设置对于串通作弊的“窝案”是不起作用的,“升级版”的不相容职务应该包括职务轮换、突然休假制度。商业银行较早认识这个问题, 对于如同城票据交换、外汇交易等一些重要岗位除不相容职务设置外, 常采取强制休假来防止舞弊。

（作为内控的一部分, 不相容职务设置意味着向管理目标的某一终点努力, 但不是终点本身; 它的成效受人的影响, 而不只是华丽的政策、精细的守则或表格; 不相容职务分离只能为公司管理层提供合理的保证, 而不是绝对的保证。）