集团公司采购管理制度

安居客集团采购管理制度

1．目的

为规范安居客集团（以下简称公司）采购流程，降低采购成本，提高采购工作效率。

2．适用范围

适用于本公司单笔合同金额超过五万元或者年合同总金额超过十万元的采购管理和资源互换型合同管理。

3．职责

3.1公司采购职能由市场部、行政部和技术部具体承办，各部门根据业务需要提出需求，财务部负责过程控制与监督。物品运输也视采购种类分别由市场部、行政部和技术部负责。

3.2市场部负责SEM，导航，各类型广告，推广，公共关系，展会，礼品等宣传材料的采购及运输。

3.3行政部负责办公用品及固定资产（房屋建筑物、非生产用电子设备、运输设备）的采购与租赁。

3.4技术部负责服务器和软件的采购。

4．采购流程

采购流程分为以下五个步骤：第一步确定采购需求；第二步市场考察和招标；第三步选定供应商；第四步效果监控和持续改进；第五步供应商回访

4.1 确定采购需求

定义：由使用部门提出需求，确定其需求是否正当，是否需要外购。

目的：验证需求的正当性和外购的必要性。

范围：适用于目前所有的供应商。

程序：由使用部门提出需求，填写《采购订单说明书》，由部门总监和财务总监审批，如预算超过50万元，则需CEO批准。

这份文件包括下列内容：

．产品需求的正当性和外购的必要性；

．质量标准，描述产品如何交付（是否有质量证书）和产品要满足什么技术规范和标准；．物流标准，说明所需要的数量和要求的交货时间；

．维修要求，描述产品如何由供应商进行维修和服务（和将来是否需要供应备件）；

．法律和环境要求，决定了产品和生产流程两方面都必须服从健康、安全和环境法规；．目标预算，说明了在何等的财务限制内，可能发现的由未来的供应商提出的解决方案。

4.2 市场考察和招标

定义和目的：对于单笔采购额超过五万元或者年总采购额超过十万元的项目，具体采购部门需要对市场进行考察，并挑选出能符合《采购订单说明书》要求的两至三家供应商（竞标者候选名单），通知这些供应商提供有关其资格的证明和信息，并向其询价。如果由于环境变化需要对投标单进行修正，则所有参与竞争的供应商都应该得到机会对这一修正做出反应。

范围：在推荐某一供应商来开拓新的业务之前，如有以下情况，必须进行潜在供应商评审1．该供应商不是公司的现有供应商。

2．该项技术/项目对公司而言是全新的。

另外，当采购部门认为具有高度风险时，也将进行潜在供应商评审

程序：采购部门需填写《招标计划》，根据《采购订单说明书》的要求列明选择该竞标者的理由，送交供应商评选委员会审核，如果无法找出三家供应商或该服务/产品仅有独家供应商，需求部门总监需特别进行解释。对于特殊需求的大型采购，例如市场活动，广告，则需要对产品的成本结构进行分析，提前作出成本分析预估，然后要求供应商针对成本架构里的各项进行报价。

必须在选定供应商之前完成。

4.3 选定供应商

定义：供应商评选委员会批准合格厂商的程序。

目的：选定在质量，服务及价格方面都具有竞争力的厂商来提供产品。

范围：全球范围内提供服务的供应商。

程序：供应商评选委员会审核潜在供应商评审结果，综合考核供应商的价格，产品质量，售后，供货速度，行业经验等方面，并通过综合打分表作审核。公司需要对成本架构的各项进行质量与价格对比与谈判，然后对几家供应商作综合比价和产品质量比较，从而确定最终供应商。在必要的情形下批准整改计划，签署《供应商评选委员会决议》，与供应商签署正式《采购合同》。

注：供应商评选委员会由技术部、数据部和财务部的部门总监以及PM组成，若以上人员临时有事不能参加会议，需指定一名部门人员参加。

4.4 效果监控和持续改进

定义：监测供应商质量效果，促进相互交流和有针对性的改进。

目的：提高质量成效反馈，以促使重大质量问题的改进。

范围：适用于所有的供应商。

程序：由专门的项目经理（PM）来监控供应商质量效果并将信息反馈于供应商和有关部门，以便：

与供应商一起确认主要问题。

-通过着眼于主要质量问题的整改措施来促进产品质量的持续改进。

-加强对质量目标，期望及成效等信息的交流。

-作为定点供应商和年度优秀供应商的评选的依据。

对于战略性合作供应商（这里也需要设定选择标准）和年度合同供应商，需要设定KPI，进行定期考核。

4.5 供应商回访

定义：监测供应商及未赢得招标单位对公司的态度，寻找未来双方合作可以提高的地方。目的：防范可能的舞弊和风险。

范围：适用于所有的供应商和竞标者。

程序：由财务部门抽查10~20%的采购项目，打电话或邮件形式联系供应商和竞标者，了解其在招标及合同履行过程中是否受到了公平的对待，是否有舞弊，行贿行为的发生。并将不当的行为直接报知财务总监和CEO，同时对举报人进行适度奖励。

5．内容和合同管理

5.1 职能归口

行政部与财务部对于具体的专业采购可委托具体的职能部门和专业人员负责。具体经办的职能部门与经办人员需将采购情况汇报至归口的部门，共同办理验收入库与请款手续。

5.2 审批程序

各部门将《采购订单说明书》、《招标计划》、《供应商评选委员会决议》及最终的《采购合同》汇总后，填写《印章使用联系单》，报财务总监和CEO审批。

5.3 合同原件交由财务部保管，复印件由需求部门保管，每月财务部将当月新签的合同清单发给市场部，行政部和技术部等各部门确认。

6．本制度解释权归财务部。此规定至签发之日起开始执行。