办公用品管理办法加表格

办公用品管理办法（试行）

第一章总则

第一条目的为加强天津津品源科技发展有限公司办公用品、用具、设备、设施的管理，规范流程，节约成本，特制订本办法。

第二条适用范围

本办法适用于公司办公用品的管理。涉及办公用品的申请、采购、入库、保

管、发放、使用、维修、报废、盘存、交接程序等。

第三条管理原则

一、集中管理原则

二、程序化原则;

三、权责分明原则。

第二章办公用品的管理

第四条管理部门

一、行政事务部是公司办公用品的管理部门;

二、所有使用部门各自负责本部门办公用品的日常管理。

第五条管理人员

一、行政事务部负责公司办公用品管理的专员为办公用品管理员（以下简称管理员），具体负责公司董事会办公室、各中心（以下简称各部门）办公用品的盘存、支领、询价、采购、验收、入库、保管、发放、维修、报废、移交等工作;

二、各使用部门必须设置办公用品专管人员（以下简称专管员），负责本部门办公用品的预算、申请、支领、保管、使用、核查、维修申请、报废申请、月度消耗汇总等工作，积极配合行政事务部做好办公用品管理的工作;

三、员工在使用办公用品的同时也负有保管、节约的责任;

四、总裁、分管副总裁、行政管理中心主任及行政事务部经理负责对各部门办公用品的配置审批和报废审批。

第六条办公用品分类

办公用品按其使用性质分为办公耗材、办公用具、办公设备、办公家具四种。（附件1）

第七条管理流程

一、盘存

（一）盘存时间，管理员于每月五日至十日对集团库存办公用品进行月度盘存，并填写《办公用品月度盘存表》; （附件2）

（二）盘存意义

1. 为做出较为精确的采购提供库存依据;

2. 以此减少在保证正常使用条件下的库存数量，降低资金占用。

（三）盘存要求检查办公用品的库存情况，必须做到准确无误。

（四）盘存人员组成由两人以上（管理员及由行政事务部指定的盘存人员）人员共同完成盘存并签字;

（五）盘存责任库存数量出现亏空的时，由管理员负责亏空物品的赔偿。二、申请

（一）申请原则各部门办公用品专管员要严格依据本部门办公用品使用现状做及本月预算做出申请;

（二）申请时间各部门自每月十五日起三个工作日内向行政事务部提交本部门下月度欲支领物品的申请。逾期未申报的部门行政事务部将视为其无办公用品需求;

（三）申请操作

申请要正确填写《办公用品（办公耗材、办公用具）申请单》、（附件3）《办公用品（办公设备、办公家具）申请单》（附件4）（以下简称申请单） ;

（四）申请责任使用部门必须参照本部门办公用品上一月度实际使用及支领情况，认真填报本月度申请。对不负责任地扩大申请数量，造成库存积压的予以处罚。实际支领低于申请80 %的（按金额核算），按积压物品金额的30% 对使用部门予以处罚。（支领要按本办法“支领原则” 规定执行）

三、审批

（一）审批

各部门将申请单递交行政事务部，行政事务部在两个工作日内复核汇总后，编制《办公用品采购计划单》（附件5），报具有审批权限的负责人审批（审批人是办公管理费用控制的负责人;其签署的批准意见对办公费用控制构成相应领导责任） ;

（二）审批权限根据不同的职级划分办公用品的审批权限，并逐级审批。

1. 行政事务部经理负责2000 元以下办公用品采购计划的审批;

2. 行政管理中心主任负责2001 元--5000 元办公用品采购计划的审批;

3. 集团主管副总裁负责5001 元10000 元办公用品采购计划的审批;

4. 集团总裁负责10001 元以上办公用品采购计划的审批。

（三）审批时限行政事务部负责在两个工作日内催办上述审批人的审批工作。四、询价对办公用品每月进行一次以上的价格、质量比较，保证对三家以上供应商进行对比。

五、采购

（一）采购原则

1. 在询价的基础上，以“质优价低”为采购原则;

2. 以能开具正式发票的供应商为最佳选择;

3. 采购人员与保管人员不能由同一人担任;

4. 采购前要注意保持合理库存;

5. 严禁弄虚作假、营私舞弊。

（二）采购管理

1. 采购档案管理员必须做好供应商建档工作，编制常用办公用品的价格表;

2. 采购比价把握办公用品的价格行情，做好供应商的比较、甄选工作，尽最大可能降低办公用品的采购价格。

（三）采购时限行政事务部根据已审批的《办公用品采购计划单》支款后，在三个工作日内完成采购。

（四）其它规定

1. 临时急需的办公用品，且库存暂无存备的，由需求部门负责人提出申请后，经

有审批权限的领导批准后方可购置。

2. 大宗办公用品或贵重办公用品的采购时间视具体情况而定，根据集团相关领导指示执行，且应有两人以上进行采购。

六、入库

办公用品采购完成后，由行政事务部办公用品管理员验收、入库填写《办公用品入库单》，并建立《办公用品台账》（附件6）（附件7）。

七、保管

（一）备用办公用品由行政事务部在固定存放区域统一存放;

（二）因管理员个人工作失误而造成办公用品重大异常损坏或缺失的，由管理员照价赔偿。

八、支领

（一）支领时间

各部门于每月5日左右（具体时间以根据行政事务部通知为准）持审批后的申请单进行物品支领;

（二）支领人

由各部门办公用品专管员担任，由其负责本部门物品的统一支领;

（三）支领原则

1. 以实际消耗为依据，部分办公用品采用“以旧换新”原则，“以旧换新” 的物品详见“附件1”中标注“ ▲”的物品。

2. 行政事务部办公用品管理员严格执行“以旧换新” ，有权拒绝任何部门及个人无依据支领。

（四）支领登记支领人需在《办公用品支领单》（附件8）及《办公用品台账》上登记、签字。行政事务部做好支出记录。

（五）新员工办公用品的支领入职新员工在本部门办公用品专管员带领下，持人力资源中心的“河北大唐鼎旺实业集团有限公司员工入职登记表”至行政管事务部领取办公用品。标准为:每人配发中性笔一支、文件栏一个、笔记本一本及文件夹一个（特殊岗位除外）。

九、使用

（一）使用责任

1. 各部门办公用品的使用人是办公用品保管及使用的直接责任人，应做到“用心保管，合理使用，杜绝浪费”。

2. 各使用部门办公用品专管员是本部门所有办公用品的总责任人，对本部门办公用品的安全完整、正确使用、合理消耗、维护等负责。

3. 各使用部门负责人是本部门办公用品费用控制的责任人，对本部门办公用品预算、消耗负责。

（二）使用原则耐用办公用品，一般情况不再增补，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。

十、维修

1.维修申报办公用品出现故障及需要维修时，由使用部门的办公用品专管员告知行政事务部，并填写《办公用品维修单》（附件9），行政事务部根据该办公用品的