通讯工具管理办法

1制定目的

1.1树立和保持公司良好的形象；

1.2保证公司通讯系统畅通无阻，及时联络工作；

1.3有效控制使用成本。

2适用范围

适用于满足公司正常运作所需之电话、手机等通讯设施。本办法中手机管理对象为可在公司报销手机话费的员工。

3职责权限

3.1管理部负责本办法的制定、修改和废止工作；

3.2相关个人和部门负责熟知、执行和合理化建议修改本办法的责任；

3.3总经理负责本办法的核准和执行效果的监督核查。

4名词定义

通讯工具：包括公司的电话及员工手机等联系工具。

5流程图

无。

6内容及要求

6.1电话管理

6.1.1电话座机设置、申请及核准权限

（1）公司各部门、工作岗位及各员工宿舍的电话座机按照办公楼和生产部门的现有设置（截至2010年12月31日）和呼叫权限进行划分管理，具体见《电话设置和呼叫权限一览表》（如附表1）。以后如因工作需要，可申请设置分机《电话设置申请单》（如附表2）；（2）以后增减内线电话设置由部门（副）部长批准，市内外电话由副总经理批准，国内电话及国际长途开通须经总经理批准。

6.1.2电话座机的使用

（1）使用单位和个人应爱护通信线路和工具，做好清洁保养工作；

（2）每次使用前应对通话内容稍加构思记录；

（3）每次通话时间设定为10分钟，所以通话时每次时间应控制在8分钟内，长话短说，

8分钟后系统将自动报警，10分钟后自动切断，如确需超出，必须分次拨打；

（4）各部门人员遇电话铃响时，应马上拿起话筒（不超过三声），不等对方讲话，得先说出公司、部门名称；

（5）凡外来电话，接话人外出时，应由总机或部门人员礼询对方事由，留言转告。

6.1.3话费控制

（1）各部电话采用单独计费的方式，为了对公共电话的合理管理，原则上给予因工作需要的工作人员一人分配一个帐号密码，在拨打电话时，先按照使用程序输入个人帐号密码后再输入需要拨打的电话号码即可通话。为避免产生不必要的误会，又能达到管理的目的，个人在向管理部申请个人帐户时，预先填报日常工作需要联系的电话号码。以后，因为工作需要新增加的电话号码，需报上级领导签字后由管理员添加进号码管理记录，否则列为私人电话，管理部在月度电话费用统计时，费用从工资中扣除；

（2）如长途电话联系业务较多，请尽可能使用传真或E-mall；

（3）每月由管理员对每部电话统计月电话费用，将异常电话号码及产生费用详细列出，呈报相关部门主管，异常部门及个人应查明异常原因并作出说明，属于私人电话的费用由管理员汇总报成本中心在其工资中扣除；

6.1.4保管与维修

（1）公司配置的电话机需妥善保管，如有人为损坏，则自行赔偿；

（2）如电话线路或电话机出现故障，责任部门或个人应及时填写《电话故障维修申请单》（如附表3）至管理部，管理部应及时安排检修。

6.2手机管理

6.2.1手机话费包月

每位员工根据自己每月的手机话费需要，自愿申请办理手机话费包月业务。首先报管理部备案，经公司与移动公司联络确认可办理时，由公司统一组织办理。具体话费包月业务内容依移动公司所定标准为准。

6.2.2手机虚拟网

为了方便员工之间的联络，又能降低通话成本，公司鼓励拥有手机的员工进入公司虚拟网。需要加入的员工需事先报管理部，由管理部以公司名义向移动公司统一申请办理。具体收费标准以移动公司所定标准为准。

6.2.3手机设置

（1）手机应设置成秘书台，当外来电话遇忙、信号不良或没电时，便于留下呼入记录，一旦有属于工作电话呼入记录时，机主要及时回复；

（2）在晚上十点过后，需要关机者，必须留有可联系的固定电话。对于手机欠费或没电，个人均要预先处理妥当，不得以此为由而影响工作联系。

6.2.4话费报销

（1）话费报销标准：因工作需要，按照岗位的不同，公司给予报销一定额度的手机话费，具体报销标准见《相关岗位手机话费报销标准》（附表6），超出报销标准的话费由个人承担。

（2）话费报销时间：每年的元月份报销上年度的手机话费。

（3）话费报销流程：每年的元月份，管理部网络管理员根据《话费报销标准》和《人事档案》统计汇总出《当年度手机话费报销清单》，交各部门/科室负责人签字核对，核对无误后，到移动公司将每人可报销的话费充值到对应的手机号码中。

（4）根据移动公司业务情况，公司可能会提前为报销话费的员工报销话费，并充值到对应手机号码中，提前充值的话费在年底总话费报销金额中统一扣除。

（5）公司在为可报销话费的员工手机号码进行充值时，可能会办理某些移动业务，如“每月保底消费”等，但办理的业务以不超过公司可报销的话费为原则（如某员工可每月报销话费100元，公司最多办理每月保底消费100元的业务）。

（6）对于可报销话费的手机，如遇移动公司优惠业务，均由公司统一享受。如个人已办理优惠业务的，公司只给予报销减去移动公司优惠费用的剩余话费。

（7）因特殊情况（如“因国外出差或长期出差而实际话费大大超出公司规定的话费报销标准”、“不能享受公司话费报销的员工因公出差而产生电话费用的”、“实际话费大大超过公司规定的报销标准的”等等）而报销话费的，由本人申请，并提交话费清单，交部门负责人审核，副总经理审批，总经理批准后交财务报销。

（8）话费报销前辞职或自动离职的员工，未报销的手机话费公司一律不予报销。

6.2.5使用要求

（1）凡由公司报销话费的手机，不得无故关机，一经发现，每次罚款30元。

（2）凡是离开公司的员工，原有虚拟网及包月的手机公司一律给予取消，取消的号码或包月名额转给公司其他员工。

7相关文件

本管理办法于2011年01月01日起开始执行，原《通讯工具管理办法》（1：01版本）自本办法生效之日起废止，最终解释权归管理部。

8应用表单

8.1《电话呼叫权限及帐号密码一览表》

8.2《电话设置申请单》

8.3《电话故障维修申请单》

8.4《员工常拨电话登记表》

8.5《公司手机号码与虚拟号一览表》

8.6《相关岗位手机话费报销标准》