会议管理培训

第三章
•1． 明确会议目的
会议准备
•会议必须由明确的目的！
•信息传达型、问题解决型、订立计划型、 利益调整型
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第三章 会议准备
•2． 会议事先公告
• 想召开会议，必须制定计划！应当在一周 前，至少一天之前预先通知。
•应当记入会议通知的内容： l 会议名称和目的 l 会议主题、讨论项目及会议类型 l 召开日期，开始时间和结束时间 l 召开场所（地址、电话号码、示意图） l 参加者名单 l 附加会议资料 l 其他（参加者事先必须准备的资料）
概述 经验借鉴 会议准备 会中控制 会后执行 总结
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第三章
•要开成高效的会议
会议准备
•首先：彻底的会议准备（明确目的、制定计划、 整理资料、通知开会、布置会场等）
•其次：主持会议领导者的心思和号召力（尊重参 加者、引导参加者的意见）
• 参加者的心思及服从精神（事前讨论资料、积 极协助及提出意见等）
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第二章 经验借鉴
•3．会议形式的多样性
•早起型企业的会议 早会
•特点：头脑清醒 不拖拖拉拉
在身体上和精神上不受其他工作 影响
•站立式会议、新鲜感觉的会议如 蒸汽浴会、啤酒会、踏青会等
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会议管理培训
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ议管理培训提纲
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第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
• 会议主持者再会议开始前，应立足于5W1H进 行事先讨论：
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•主持者：
第三章 会议准备
•确定好会议的目的及类型吗？ •确定好会议的议题、日期、时间了吗？ •确定好会议参加者了吗？ •具备会场及各种备置用品了吗？ •准备好要分发的材料了吗？ •充分修饰会议前半部分了吗？ •会议顺利进行了吗? •充分概括出结论了吗？ •分发会议记录并再会议记录中公布下次会议的主题吗？
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•３个原则
第二章 经验借鉴
•第一：确定不召开会议的工作日
•第二：将会议时间定为１小时，最多 不能超过１个半小时：
•第三：将会议记录整理为一张纸
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•７条规定
第二章 经验借鉴
•第一：召开会议，最重要的是严格遵守时间； •第二：会议材料中写明投入会议的经费，去处不必的浪费； •第三：将会议参加者限定为最佳人员及负责人，减少规模； •第四：明确会议目的，不要转移主题或者成为闲谈或讨论；
•第五：事先发放会议材料，在参加会议前进行讨论，以便 顺利召开会议；
•第六：防止以某个特定的人为主进行发言，让每一位参与 者进行发言，相互尊重；
•第七：为了尽量减少会议记录，仅记录决定了的事件。
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第二章
•2. 三元会议文化
经验借鉴
•将会议内容（word） 向场外 （Window）的相关者传达，并反映到 工作（work）中。
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会议管理培训
第一章 概述
•3． 改变从会议开始
•必须使会议者明确了解会议议题 并对之进行准备； •会议结束之后应当将整理好的会 议内容分发参加者及相关人员； •对会议确定的决议必须传达执行；
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会议管理培训提纲
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第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
•如 果 会 议 不 能 高 效 进 行 ， 就 会 产 生 更为严重的问题！
•走向衰落企业的特征之一：干脆不 召开会议或将会议作为一天的工作。
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第一章 概述
•错误的会议类型：
u u u u u u u u 开会
不知道为何召开会议 不知道问题是什么 没有对策 没有结论 没有时间观念 如同听政会 如同教育
参加者不知道自己为何
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第一章 概述
• 会议令人厌烦的重要原因：
l 习惯性的会议过多出现
l 不遵守开始时间和结束时间
l
以自我设防为主的会议风气蔓
延
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第一章 概述
•2． 会议的巨大作用
•会议就是企业的文化的主宰，能够成为强有力的竞争武器！ •经营良好的公司将会议作为如下工具： •交流广场 •问题解决之所 •思想之源 •调整方向之所 •集体协作实践之所 •变化的熔炉 •商业艺术
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•参加者：
第三章 会议准备
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• 充分确认会议目的和议题；
• 以自身的经验、知识或信息为基础，就 议题进行协商；
• 对议题进行分析，讨论其中的问题是什 么；
•试着寻求问题的解决对策；
• 试着在自己的立场上思考与主持者和其 他发言人的户动；
• 自己完成资料的准备和草稿； 会议管理培训
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2020/11/4
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会议管理培训提纲
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第一章 第二章 第三章 第四章 第五章 第六章
概述 经验借鉴 会议准备 会中控制 会后执行 总结
会议管理培训
第一章 概述
•1． 会议令人痛苦吗？
•会 议 ： 部 门 间 （ 内 ） 的 各 种 人 员 聚 集在一起，运用“时间”资源交流信 息并作出决定的形式。
•第二：如果一定要召开会议，则最大限度减少会议规模 l 不能减少参加者吗？
l 不能减少会议频率、时间和资料吗？ •不能进行更为妥贴的运作吗？
•第三：如果决定要召开会议，试着摸索能否与其他会议合并或委托的
方法；
l 不能和其他会议一起召开吗？
l 不能通过授权委托来解决吗？
l
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加入其他会议就不是好的内容吗？
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第三章 会议准备
•3． 选定参加者 •注意“会议时间的增加与参加者人数成正比”，应慎 重决定：仅让对实现会议目的不可缺的人员参加会议！
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•案例：足球赛 •参加者的条件： l具有决定权的人参加 l即使是其他部门的人，如果与会议有关，也以 应该参加 l对会议主题由强烈疑问的人参加 l让与会议主题有关的专家参加 l让能够正确表达自己意见的人参加
概述 经验借鉴 会议准备 会中控制 会后执行 总结
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第二章
•1． 3 3 7原则
经验借鉴
•3种思考
•3个原则
•7条规定
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第二章 经验借鉴
•3 种思考：
•第一：为了提高会议效率，尽可能不召开即兴会议： l 是一定要召开的会议吗？ l 不能由自己决定吗？
没有更好的方式吗？