办公室的工作艺术

办公室主任的工作艺术

为人——心胸坦荡

办公室主任相对领导就是下级,相对下属就是上级,无论就是对上对下,都要坦坦荡荡,一视同仁。给领导当参谋时,要坦率地把自己的认识、观点讲出来;当同事工作遇到困难时,要及时鼓励并积极为其创造条件,帮助解决困难;在与人交往中,切不可对上唯唯诺诺、惟命就是从,也不可对下盛气凌人、惟我独尊。

办公室主任应该有宽容精神,主要表现在爱才之心与充分发挥人的潜能上。要善于团结各种不同见解、不同个性的同志一道工作,即使对爱抬杠难缠的人,也要努力倾听,重视沟通,使每个工作人员都感到有一个宽松的环境。除了宽容,还要严格,办公室就是规矩之室,必须建章立制,遵章而行。

办公室工作最大的规律就就是“无规律”,一年到头忙忙碌碌,加班加点连轴转,既辛苦,又清苦,不显山,不露水,没有脚踏实地的作风、没有无私奉献的精神,就是难以胜任的。甘于奉献、诚实敬业就是办公室主任的必备人格素质。办公室主任应正确认识自己的工作与价值,正确对待权力、利益、名位,处理好苦与乐、得与失、局部与全局、家庭与事业、个人与集体的关系,甘当不为名利的“小草”、“乐于奉献的“蜜蜂”、恪尽职守的“螺丝钉”。办公室主任由于位置特殊,容易成为矛盾的焦点,会受到各种褒贬评议。因此,必须正确估价自己,客观瞧待她人,努力做到宠辱不惊,对表扬与批评、奉承与讥讽等,都要正确对待。受表扬时不得意,挨批评时不悲观,努力保持良好的心态,尤其就是对不符合实际的指责、刁难,要以平静的心态坦然处之。有一种说法:中层干部中,办公室主任高“半只头”,这“半只头”高在何处呢?我的理解就是:凡就

是其她处室不管的工作,都要主动承担起来;凡就是要求别人办到的事情,首先自己当办到;凡就是难度大、任务重、时间紧的工作,自己应当积极主动抢着干,把方便让给别人,把困难留给自己;凡就是需要领导处理的事情,自己应当事先为领导做好必要的准备工作,做到超前服务。

谋事——登高望远

为领导决策当好参谋,就是办公室主任参政议政的重要职责,也就是提高办公室主任层次的客观要求。因此,办公室主任必须胸怀全局,学会换位思考,“身在兵位,胸为帅谋”,经常不断地分析政治经济形势,掌握各项工作的运行状态,努力贴紧领导的思路,为领导出谋划策、拾遗补缺。

具体来讲,首先要有统揽全局的本领。要善于站在全局的高度,把注意力集中在那些牵动全局、涉及长远的大事上,放在情况复杂、矛盾突出的热点、难点问题上,既要了解面上的长远的工作,又要了解一个时期的重要工作。要善于从纷繁复杂的事务中,剖析事物的内涵,掌握事物发展的规律。二就是要吃透领导的意图。办公室主任要围绕机关的中心工作,贴紧领导的思路,与领导“同频共振”。要发挥主观能动性,增强工作预见性,增强参政议政的针对性。对主要领导已考虑成熟的事情,要积极协助梳理成型;对正在考虑尚不成熟的事情,要及时协助完善与提高。三就是要有创新服务的意识。要善于把握一个时期领导关心、关注的问题进行谋划,善于抓一些带有政策性、苗头性、倾向性的问题,使意见与建议具有很强的预见性、创造性与可操作性。

协调——统筹兼顾

办公室主任处在承上启下、沟通左右、联系内外的位置,协调任务很重。协调工作做好了,各方面关系理顺了,可以使

领导腾出更多的时间与精力揽全局、抓大事,可以保持领导决策后的各项工作的实效性与一致性。

首先要协调好上下的关系。对上:要尊重而不盲从,服务而不奴婢。在实际工作中,不瞧领导眼色就是不可能的,但要有分寸,要坚持原则,按章办事,不能惟命就是从。待下:以礼,以诚,以情。不要盛气凌人,不搞瞎指挥、乱指挥,不欺下瞒上。通过深入基层、调查研究、总结典型、工作指导等形式向下联系基层。再就是协调好内外关系,外求支持协作,内求团结向上。

决策前后,领导班子之间、职能部门之间,有时会产生各种意见分歧甚至扯皮。办公室主任工作,首先要搞好领导之间的工作协调。在安排领导活动时,既填补“盲区”,又避免“撞车”,努力使领导之间的工作联结成一个有机整体。主动加强联系,及时沟通情况,以取得各方面的支持。在进行部门之间的协调时,对意见不一致的问题,根据领导的意图与安排,主运牵头协调,求同存异,顾全大局。在搞好上下级之间的协调时,对于基层要求解决的问题,应及时加以协调处理或做好解释工作。如果协调不好,本来就是件小事,也会变成大问题,既影响团结,又影响工作。办公室主任在工作中要起到“粘与剂”的作用,使领导之间、各部门之间、上下级之间形成抓落实的合力。

在处置事务中,不乏一些超出预见、难以料理的事情。对这些事,就是上推下卸,绕着走?还就是主动出击,迎着上?这不仅反映办公室主任的工作水平,更主要的就是检验办公室主任的责任感与工作态度。称职的办公室主任就必须坚持:不怕揽矛盾,敢于冲在前面,成为众矢之的;不怕丢面子,个人受点委屈也无所顾及;不怕得罪恶人,将个人荣辱名利抛于脑后;不

怕找麻烦,跑断腿、磨破嘴、饿扁肚也心甘情愿。要做到这些,一就是要讲品质,身先士卒。办公室主任就就是领导的延伸,在关键时刻,就应该代领导冲锋陷阵。二要就是讲艺术,左右逢源。处理问题不能一个面孔、一个腔调、一种方法,要带着感情做工作,大道理要讲,小道理也不可不说,既讲原则,又讲灵活。三就是要讲精神,敢碰硬茬儿。否则,一味追求与为贵,别人不把您当回事,协调苍白无力,处事优柔寡断,就会什么问题也解决不了,什么事办不成。

落实——沉底瞧细

督促检查就是办公室的一项重要职能,就是抓工作落实的根本手段。办公室主任在思想上要强化督查意识,在行动上要把抓督查落实放到与抓工作部署同等重要的位置,想新法,出实招,动真格,用真力。领导作出重大决策与重要工作部署后,办公室主任要及时进行分解立项,确定完成任务的时间、目标、责任人,进行跟踪督查。在督查过程中,对工作要诚心、热心、耐心、细心,努力抓住全局性、宏观性的问题,组织力量进行集中督查;抓住重点、难点、热点问题,进行专项督查;特别就是领导批办件要高质量、高效率地完成督查,做到事事有交待,件件有回音。

在抓落实时要用韧功夫去抓,明确专人,盯死不放,直到办完办妥为止;用细功夫去抓,按部就班,严细缜密,不出庇漏。要避免东一榔头西一棒子,头脑里必须有一张清晰、规则的运行图,哪个该为,哪个不该为,哪个就是重点,哪个就是次要,应一清二楚,不能乱为。

总之,面对新情况、新问题,办公室主任只要心胸坦荡地做人,登高望远地谋事,统筹兼顾地协调,沉底瞧细地落实,就一定能够做好自己的工作。