档案管理规程

文件名：档案管理规程

制定人：制定日期：分发份数： 9

审核人：审核日期：颁发部门：行政部

批准人：批准日期：生效日期：

分发至：厂长室、质量管理部、生产技术部、物料部、设备工程部、行政部、销售部、中心检验室、财务部

1. 目的：规范公司档案管理。

2. 范围：公司所有档案的管理。

3. 职责：行政部档案管理员

4. 内容：

4.1 组织机构：成立公司档案工作管理机构，由公司厂长负责分管档案管理工作，具体工作归属行政部管理，各部门指定一名档案管理兼职人员，具体负责本部门的档案收集、整理和保管工作，各部部长是本部门档案管理工作的负责人。

4.2 管理工作内容：

4.2.1 总体原则：公司档案管理工作采取集中管理的原则，行政部是公司档案管理工作的职能部门，职责是在公司领导的统一指挥下，对公司档案工作实施统一集中管理，并对各部门档案管理人员进行业务管理和指导。

4.2.2 档案分类：按照《档案法实施办法》的有关规定，结合公司情况，将公司档案分为以下八类：行政管理类，经营管理类，生产质量管理类，产品类，科学技术研究类，基本建设类，设备仪器类，会计档案类，二级分类见附表。

4.2.3 档案收集：档案收集工作是档案工作的起点和前提。公司每位员工都应重视和参与档案收集工作。档案收集工作应做到丰富性和优质性的统一，在保证档案质量的前提下大力充实档案资料。收集的主要范围是与公司的生产、经营、管理和新产品开发有关并具有一定保存价值的文件、资料、音像、实物等。档案收集的基本要求是维护档案的完整、准确、系统、文全。

4.2.4 档案整理：档案整理工作是按照一定的原则和方法对档案进行系统整理和科学编目，以便更好地管理和查阅档案。各部门应将收集到的档案材料按公司档案分类的方法进行分类，并用流水号的形式进行登记。每年6月底前将本部门上一年的档案资料

移交行政部，行政部将会同有关部门对公司的档案进行系统整理和科学编目，立卷归档。

4.2.5 档案鉴定：档案鉴定工作是对档案真伪和价值的判定工作。档案鉴定主要对文件资料确定区分归档与不归档，划分保管期限、密级，档案价值复审。

参加人员是档案管理人员，有关技术人员和公司有关领导。对不需要归档或不需继续保存的档案可以销毁，但必须填写销毁清册，并经过有关领导签字批准，由两人以上人员监督销毁。

4.2.6 档案保管：档案保管主要任务是维护档案的完整与安全。公司建立专门的档案室，并按有关规定在库房温湿度调节、防光、防尘、防火、防潮、防有害气体、防虫、防鼠等方面尽快达标。建立档案室管理制度，并严格按规定执行。

4.2.7 档案借阅：

4.2.7.l 借阅档案，要登记履行借阅手续。调阅档案只限在档案室查阅，不能带出，必须带出档案室查阅的，要经过行政部部长批准。

4.2.7.2 借阅时间，一般档案最长不超过十天，密级档案最长不超过一周。

4.2.7.3 借阅人不得转借、拆卸、调换、污损所借档案，不得在文件上圈点、划线和涂改，未经批准不得复印档案。

4.2.7.4 外单位借阅档案，应持单位介绍信，并由有关部室陪同；

4.2.7.5 确因工作原因需要复印文件或摘抄文件，需经行政部部长批准。

4.2.8 法律责任：档案工作是一项技术性、保密性强的工作，所有公司人员，特别是档案管理人员对公司档案资料负有保密责任。如有泄密情况发生，公司将按照《档案法》和公司的有关规定对责任人进行处理，并依法追究责任人经济赔偿责任。对未经许可，私自保存公司重要资料造成泄密的从重处理。

附：公司档案分类表

公司档案分类表

一级类目二级类目基本范围

行政管理

类

(1) 行政事务(1.1) 综合行政事务，文秘工作，机要保密工作，董事会会议

资料及其他。

公安保卫(1.2) 治安保卫，交通管理，消防工作。

法纪监察(1.3) 法律事务，违纪案件审理，其他。

审计工作(1.4) 一般审计，专项审计。

人事管理1.5)

员工招聘、录用、调配、管理、员工档案管理，劳务输

出，劳资合同。

教育工作(1.6) 员工在职培训。

后勤福利(1.7) 职工生活福利，保险待遇。

外事工作(1.8) 公司涉外活动。

一级类

目

二级类目基本范围

经营管理类(2) 经营决策(2.1)

公司改革，重大经营战略性决策，公司发展规划、方

针，目标管理等。

计划工作(2.2)

公司中、长期计划，年(季)度计划，各项专业发展计

划，全面计划管理工作，公司综合性统计分析工作，

供销合同等。

统计工作(2.3) 各种统计报表。

财务管理(2.4) 资金管理、价格管理、会计管理、资金流通等。

物资管理(2.5) 物资供应、仓库管理、废旧物资回收与修旧利废等。产品销售(2.6)

市场分析、用户调查、产品销价、广告宣传、售后服

务工作等。

企业管理(2.7)

企业普查、企业整顿和企业升级，经济责任制管理，

企业管理现代化工作等。

生产质量管理(3) 生产调度(3.1) 生产组织，调度指挥工作等。

质量管理(3.2) 公司全面质量、产品质量检测和质量控制工作等。

劳动管理(3.3) 劳动定额、定员、劳动调配、劳动工资、劳动保护等。能源管理(3.4) 能源消耗定额管理，节能降耗工作等。

安全管理(3.5) 安全生产，工伤事故处理，职工安全教育等。

科技管理(3.6) 新产品开发，科技成果管理，技术引进，技术革新和采用新技术、合理化建议等。

环境保护(3.7) 环境保护检测与控制，污染治理等。计量工作(3.8) 各种计量检测工作。

标准化工作(3.9) 企业标准化管理工作，各种标准档案。

档案和信息管理(3.10) 企业档案工作，各类数据管理，电子计算机系统，情报工作等。

产品类(4) 产品档案二级类目

按产品种类设置

同一产品种类内，包含产品从开发、设计、工艺、工

装、制造、检验、包装、商标广告、产品评优以及报

批等全过程。

科学技术研究类(5) 科研档案二级类目

按课题设置

同一科研项目内，包含课题立项、研究准备、研究试

验、总结鉴定、成果报奖、推广应用等项目研究和管

理的全过程。

基本建设类(6) 基本建设档案二级

类目按工程项目设

置

同一工程；项目内，包含工程的勘探测绘、设计、施

工、竣工验收和工积创优的全过程。

设备仪器类(7) 设备仪器档案二级

类目按设备种类设

置

同一设备仪器内，含设备购置、安装调试、运行、维

护修理和设备管理等全过程。

会计档案类（8）凭证(8.1) 各种会计凭证账簿(8.2) 各种财务账簿报表(8.3) 各种财务报表其他(8.4)