材料采购管理制度20180127

采购管理制度一、采购流程

为了规范企业经营行为，加强材料，物资管理，保证车间生产材料，物资的供应，结合本公司的实际情况，制定本办法。

1 、请购部门的划分：生产科，办公室

2 、范围：

2.1与生产、设备维修有关的对外采购的材料，辅料

2.2对外采购使用的办公用品，工具，机械设备及设备配件

3、权责：

3.1需求的部门：负责材料，设备及配件，工具，办公用品等申购及验收。

3.2采购部：负责采购作业执行及货品采购的费用报销申请。

3.3库房：负责数量点收及货品验收合格后办理入库手续。

3.4财务部：负责费用报销原始凭证的核实审核和付款工作。

3.5总经理：负责对采购物料计划订单及费用报销批准工作。

4、.采购流程：

4.1请购：

4.1.1.主材料，辅料，工具，设备及配件采购：请购经办人员应依数量管理基准，用料预算，参酌库存情况开立“请购单”，并注明材料的品名，规格，数量，需求日期及注意事项，经申购部门负责人审核后依请购审批权限呈核并编号（由各部门编订）

4.1.4请购审批权限：

A主材料，辅料，工具，设备及配件

请购金额预估在1000元以下者，由申购部门负责人和办公室负责人审批。

请购金额预估在1000元以上者，由总经理核决。

B.办公性用品

请购金额预估在1000元以下者，由办公室负责人审批。

请购金额预估在1000元以上者，由总经理核决。

4.2采购：

4.2.1经审批签字的请购单交办公室安排采购。采购人员在接到采购通知后，及时联系各厂商、供应商报价，原则上同种物料需三家比价（针对各物料临时到场寻找，比价的，在采购前加以说明），填写“采购单”，详填最新有效报价，“订购厂商”“付款条件”与“报价有效期限”经主管审核，采购单最终由总经理批准后执行采购（授权代批除外）。

大宗材料由公司办公室负责人负责办理，总经理或经理对于重要材料的采购，可直接与供应商或代理商议价，必要时由总经理或指派专人协助办理采购作业。

4.2.2采购作业方式：

除一般采购作业方式外，采购部门可依材料使用及采购特性，选择下列一种最有利的方式进行采购。

A、集中计划采购：凡具有共同性的材料，须以集中计划办理采购。较为有利的可核定材料项目，通知各请购部门依计划提出请购，采购部门定期集中办理采购。

B、长期报价采购：凡经常性使用，且耗量较大的材料，采购部门应事先选定厂商议定长期供货价格，呈准后由请购部门按实提出请购。

4.3订购：

4.3.1采购员依批准后的采购单，填写采购订单发供应商回签，如供应商不能回签又已送货的由采购员在订购单上注明“有效”字样，产品包装上要求供应商标明（厂商，订单号，规格型号，数量，颜色）。

4.4采购后的验收及入库

4.4.1材料，辅料到达工地时，库管员必须依“采购单”的内容，并核对供应商送来的材料名称，规格，数量和送货清单及发票（原则上要求索要发票，对总金额300元以下没有发票的材料要求有效收据及清单），并点收数量无误后在供应商送货单上签名验收，并通知生产、技术人员验收来料品质，审核无误后填制入库单，库管员及经手人签字生效。

4.4.2如发觉所送来的材料与“采购单”上所核准的内容不符时，应即时通知采购处理，并通知生产科负责人，原则上非“采购单”上所核准的材料不予接受，如果采购要求收下该等材料时，库管员应告知生产科负责人，并于单据上注明实际收料状况，并会签采购部门。

4.4.3 所有材料必须在每次验收入库完毕后开具入库单。入库单一式三联，存根联由保管留存，记帐联由经手人或专人连同发票送交财务，一联由报销人留存。

4.4.4入库单的填开必须正确完整，若是月结或月底统一开发票的，应在入库单上注明。对货到要赊欠账款的材料，可根据合同办理估价入库，并在入库单上注明“暂估入库”，采购员签字后递交财务部门。

4.4.5机器及设备配件到达生产车间（维修地点）时，由管理负责人验收;工具、办公用品由申购使用者验收，验收合格后方可办理签收入库。

4.4.6对验收不合格的，应通知采购，采购应及时以电话或书面形式知会供应商，将处理情况反馈给生产科，有关扣款情况通知财务部。

4.4.7对数量短缺的物料，库管按实数入库并及时通知采购员处理。

4.4.8数量超出采购单，应经生产科负责人核示才能依照实收数量办理入库，否则仅依订货数付款。

4.4.9因质量等原因而发生的退回产品，清点数量后办理退库手续。

4.4.10入库材料保管应当天记入台帐.月底将收付存报表，材料耗用汇总表报生产科负责人及公司财务。

5、领料

5.1班组领用材料时，由班组长或预先指定的领用经办人员填写“领料单”，经生产科负责人核签后，向库管员办理领料。严禁采购人员将所购材料直接交班组使用。

5.2领用工具类材料时领用人应填写“工具领用记录”并签字。

6、采购费用报销细则：

6.1采购员应按照4.4条款规定办妥收料手续，并将发票或收据于2日内交生产科负责人在背面签字确认。

6.2采购员填写费用报销单时将“请购单”、“采购单”、“供方送货单”、“入库单”、

“发票或收款收据”等凭据加贴在后，采购需将货品实际卖方的电话、联系人填写在“发票或收款收据”背面，齐全后交主管审核。

6.3主管审核费用报销单凭证的完整性和真实性，无缺漏，无误签名，交回采购员。

6.4财务会计重点审核费用报销单凭证的完整性和真实性，应提供的资料无缺漏，同时需对凭证中发生的货品数量，金额进行重新核算证实，无误签名，整理好统一交总经理批准。

6.5总经理批后的费用报销单，生产科需填写“生产、维修（材料、设备）支付申请表”申请转账支付。总金额1000元以下，需要现金直接支付的，采购员在费用报销单报销人处签名到出纳处办理。

6.6对于预付款项，经办人填写“生产、维修（材料。设备）支付申请表”，经生产科同意后，由财务根据合同审核后，报总经理签字审批。

6.7采购员需要借支现金购买材料的，凭审批后的“采购单”申请，借支审批程序按财务制度。财务在“采购单”上加盖“暂借款”章以示区别。采购完成后采购员应在一周报销充账

6.8材料费用不报销的

①无材料入库单、材料入库单与清单不符

②采购清单无日期，无材料规格不报销

③材料费用不分项目统计

④押金及定金条

⑤材料加工费无加工明细，加工明细无加工方签字盖章和采购经办人签字

⑥材料运费必须包括起始地、运输内容、运输时间、对应材料入库单号、经办人和运输人签字、运输人联系电话，缺一均不报销。物流提付费用与当地送货费一并报销，并须注明对应材料入库单号、经办人和运输人签字、运输人联系电话，不再使用支付单报销。

⑦超过500元的材料采购无供应商名称和联系电话的不报销。

⑧报销日期距采购日期超过2个月不报销。(赊购以及分期付款采购的报销时间暂无限制)

附表：