项目工程设计档案管理制度

项目工程设计档案管理制度

项目工程设计档案管理制度 1 目的

为加强档案管理，保存好工程设计全过程的档案资料，根据《中华人民共和国档案法》和国家有关规定，结合本公司实际情况，特制订本规定。

2 适用范围

本规定适用于本公司的所有项目工程设计的文件和资料的归档。

3 职责

办公室负责归口管理档案资料工作，具体由档案资料管理人员实施。

项目负责人负责将与本工程有关的需归档的资料归档。

4 管理内容与要求

4.1 工程设计归档内容与要求

4.1.1 工程设计的文件、资料和记录应及时按照规定收集、整理和归档。

4.1.2 工程设计档案按设计阶段归档，设计阶段一般可分为规划、方案设计、初步设计和施工图设计。

4.1.3 工程设计在规划、方案设计阶段完成后，下述文件必须归档:

a) 主管部门的批准文件;

b) 设计任务书或招标书、中标通知书;

c) 规划部门批准的用地范围(用地许可证)及红线图;

d) 规划/方案设计产品文件;

e) 项目管理体系中有归档要求的项目记录;

f) 其他有关文件。

4.1.4 工程设计在初步设计阶段完成后，下述文件必须归档:

a) 主管部门的方案批准文件;

b) 公司对方案的修改意见;

c) 初步设计审批意见书;

d) 初步设计产品文件;

e) 概算文件;

f) 项目管理体系中有归档要求的项目记录;

g) 其他有关文件。

4.1.5工程设计在施工图设计阶段完成后，下述文件必须归档:

a) 主管部门的初步设计批准文件;

b) 规划、抗震、消防、环保、交通、卫生、供电、环卫、水、燃气、

电话、人防等部门的审核单;

c) 地质勘察报告;

d) 施工图设计产品文件;

e) 预算文件(如合同中包含预算内容时);

f) 项目管理体系中有归档要求的项目记录;

g) 其他有关文件。

4.1.6 归档文件必须完整，字迹清晰;不得使用铅笔、圆珠笔等字迹不牢固的书写工具书写，亦不得使用涂改液;各级责任者应签署齐全。 4.2 工程设计归档程序

4.2.1 工程完成后二个月内，设计项目负责人应将归档的文件资料及时收集齐全，图形文件需分专业及子项刻成光盘，并填写《设计文件归档目录单》(格式见附录A、B、C)后交档案资料管理人员存档。

4.2.2 档案资料管理人员接到档案材料时，应清点检查档案材料的完整性，查证后在设计文件归档目录单上签字确认。如有不符合归档要求的归档文件，应要求有关人员限期改正，改正后才能归档。

4.2.3 档案资料管理人员在收到归档的文件后一个月内，应对工程设计图纸和文字材料进行分类整理编目，编制档号，装订成册，登录入库。 4.2.4 不符合归档要求的工程项目，由档案资料管理人员通知总师室和经营管理科，该工程项目按未完成处理。

4.2.5 设计文件归档后，在施工过程中发生设计更改时，所形成的有关文件均应及时补充归档。

4.3 工程设计档案保存期限

4.3.1 根据工程设计档案文件保存的不同需要，工程设计档案文件的保存期限分为永久保存、长期保存。其中长期保存期为15~50年。 4.3.2 工程设计档案文件的保存期限按下表执行:

保存期

序归档文件

限

1 项目批准文件长期

2 设计合同或设计任务委托书永久

3 规划部门批准的用地范围和红线图长期

4 方案设计审批意见长期

5 初步设计批复文件长期

消防、环保、交通、供电、供水、燃气等部

6 长期

门审核单

7 工程地质勘察报告永久

8 施工交底记录长期

方案设计、初步设计、施工图设计图纸和计

9 永久

算书(包括电算资料)

10 概/预算书长期

11 有关的测试资料长期

12 设计修改通知单永久

13 施工技术核定单永久

14 工程来往文件长期

15 质量事故情况及处理报告长期

16 工程施工验收材料永久

17 项目管理体系其他运行记录长期

18 工程总结及优秀项目申报材料(适用时) 长期

4.3.3 工程设计档案的保存期限，应在档案材料编制形成，且归档后的次年第一个月算起。分期分批归档的，以最后一批档案材料的编制和归档时间为准。

4.4 工程设计档案的贮存、保护和处置

4.4.1 档案管理人员要做好档案的贮存和保护工作，包括档案资料的防丢

失、防火、防潮、防霉等工作。要每天观察和记录库房的温度、湿度情况，并对不适宜的温湿度采取措施予以调整。

4.4.2 本公司工作人员需要查阅档案资料，应办理调阅手续，需经总师室同意并签字。

4.4.3 已过保存期限或作废的档案，应按照《项目记录管理制度》中第4.5节的规定进行鉴定，并造具清册，即《档案文件销毁记录》(格式见附录E)，经董事长批准后，由档案管理人员会同监销人予以销毁，并共同在销毁记录上签署。

5 记录

咨询报告/规划/方案设计文件归档目录单

初步设计文件归档目录单

施工图设计文件第一次归档目录单

施工图设计文件第一次归档目录单(续页)

施工图设计文件第二次归档目录单

档案文件销毁记录

附录A

工程编号: 和融集团咨询报告/规划/方案设计文件归

归档日期:

HE RONG 档目录单页次: /

工程名称

数序设计文件名称备注量 1 主管部门的任务批准文件 2 设计任务书或招标书 3 规划部门批准的用地范围及红线图 4 规划设计要求通知单 5 规划/方案设计文本 6 设计文件/图纸内审记录 7 其他项目管理体系运行记录 8 其他有关文件 9 咨询报告文件 10 11 12 13 14 15 16

光盘存档: 总师审核意见: 归档情况:

项目负责人/日期光盘刻录人/总工程师/日期

档案验收人/日期日期

附录B

工程编号: 和融集团

归档日期: 初步设计文件归档目录单 HE RONG 页次: / 工程名称

数序设计文件名称备注量 1 主管部门的方案批准文件 2 公司对方案的修改意见 3 交通、环保、绿化、抗震等审批意见、 4 初步设计文本初步设计图A0 A1 A2 A3 A4 纸

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