岗位说明书编制规范

岗位说明书编制规范

岗位说明书回答了“岗位应该做哪些工作，这些工作对任职者有哪些要求”等核心问题，在很多企业中也叫“职位手册”或“岗位描述手册”，它是指导岗位任职者开展工作的依据，是企业考评岗位任职者工作绩效的基础。高质量的岗位说明书要求内容详实，重点突出，符合编制规范的要求。

一、岗位说明书内容

完善的岗位说明书主要有三部分内容：岗位基本信息，岗位职能描述和岗位任职者任职条件描述。

1.岗位基本信息

岗位基本信息主要包括岗位名称与代码、工作身份、工作关系、工作环境与条件和其他相关信息，它是企业进行岗位分类和开展岗位管理工作的依据，也是企业岗位管理信息化建设的基础。

（1）岗位名称与代码。岗位名称主要反映本岗位的工作内容，岗位代码则是岗位的唯一编码，是岗位的重要标识。

（2）工作身份。工作身份信息主要由岗位工作性质，所属部门名称，直属上下级岗位名称，本岗位职等职级，岗位编制人数，工作时间和地点等内容组成。

（3）工作关系。工作关系是指本岗位在工作过程中与其他部门或岗位的联系，还包括本岗位可以晋升、轮换的岗位以及可迁移至此的岗位。

（4）工作环境与条件。工作环境主要是对本岗位开展工作时所处的自然环境和空间环境进行的描述，有些岗位也涉及到心理环境和职业安全的内容。工作条件指明了本岗位开展工作需要的工具与设备的名称。

（5）其他信息。其他信息主要是岗位说明书的版本控制号，编制时间、发布时间、编制人和审核人等信息。

2.岗位职能描述

岗位职能描述主要包括岗位概述、岗位职责、岗位权限和绩效标准要求等信息，它是岗位说明书的核心内容。

（1）岗位概述。岗位概述是使用简练准确的文字，以一句话来概括本岗位设立的目标，工作性质，需要完成的工作任务和所要达到的工作目标。

（2）岗位职责。岗位职责是对工作任务的具体描述，它条分缕析的指明了每一项具体

工作任务的具体内容和所需时间，既有顺序性也有逻辑性。

（3）岗位权限。岗位权限定义了履行岗位职责的权利范围和权力大小。

（4）绩效标准。绩效标准是以数量或质量指标明确岗位工作的业绩指标，有些岗位说明书在此项内容中还涉及考核办法和考核岗位的名称。

3.岗位任职条件

任职条件也称为岗位规范或工作规范，是岗位任职者胜任本岗位工作需要具备的最低条件要求而不是最佳条件或理想条件。岗位任职条件根据岗位性质和任务的不同，描述的方式和详细程度也有所区别，大体上可以分为两大类。

（1）显性条件。显性条件是指可以衡量或可以通过档案资料证明的条件。例如，身高、体重、跑跳能力、爆发力、力量大小、忍耐力以及身体健康状况，这些条件都可以通过医学检查和测量获得。还有就是受教育程度、外语水平、专业知识水平、工作经验等，这些条件可以通过档案记载或专业考试等方式获得。

（2）隐性条件。隐性条件是对岗位任职者所需要的心理素质、职业道德品质和相关能力方面的要求。这些条件难以衡量，一搬以定性语言给予描述。其中心理素质包括：任职者的个性与性格，感觉与知觉能力、思维能力和语言表达能力等。职业道德包括一般社会公德和职业伦理。对能力的要求则更加广泛。

二、岗位说明书编制

岗位说明书的编制工作不仅工作量大，而且需要各部门人员协同配合，工作复杂程度高。为了保证岗位说明书使用语言的风格一致，专业用词规范，各项内容表述清晰，能够被所有员工充分理解，在编制过程中需要遵守相应的编制规范。

1.岗位基本信息编制

岗位基本信息的编制应该准确并掌握一些编制技巧，对于企业已有的规则或标准应该严格遵照执行。

1)岗位名称与代码

（1）岗位名称。岗位名称不仅要区分不同岗位的工作性质和内容，更要准确反映本岗位工作职责。岗位名称一是对员工心里有暗示作用，例如，大型工业制造企业的厂区“保洁员”不妨改为“环境管理员”更好听，也更容易被任职者接受。二是反映了本岗位在组织管理体系中的等级，例如“高级软件开发工程师”就比“初级软件开发工程师”的岗位级别要高。

（2）岗位代码。岗位代码是岗位唯一的标识，在岗位说明书编制时，人力资源部门应该设计岗位代码的格式标准，每一个代码编号都与特定岗位一一对应，包含特定的信息。例如：GM-001对应总经理岗位。

2)工作身份

（1）岗位性质。岗位性质可以根据企业管理和岗位分类的要求进行规范。例如“岗位性质可以分为管理、营销、技术、专业和操作等性质。

（2）直属上下级岗位。直属上下级表明了本岗位的汇报关系和管理关系，编制时应该填写本岗位直属上下级岗位的名称而不是管理者或被管理者的姓名。

（3）岗位职等职级。岗位职等职级反映本岗位任职者薪酬待遇的水平，不需要填写具体的数字金额，而是填写企业薪酬体系中的职等职级代码。例如：P8对应的是专业岗位第8级薪酬待遇，M3对应的是管理岗位第3级薪酬待遇。

（4）岗位编制。岗位编制是指本岗位定员人数，即本岗位一共有多少名员工。岗位说明书应遵循“一岗一份”的原则，只有在岗位职能和岗位任职条件完全一样的情况下，才涉及到岗位编制问题。

（5）工作时间与地点。工作时间是指本岗位开始工作到结束工作的时间以及是否有班次轮转和轮转周期安排。例如工作时间为AM8：00-PM5：00；PM2：00-PM10：00；每季度轮转一次。有些公司出于人性化管理还设计了弹性工作时间，例如早上上班时间为AM8：00-10：00，要求工作时间为8小时工作制，下班时间为PM5：00-7：00。劳动时间还需要遵守所在地国家或地区的法律规定，我国在《中华人民共和国劳动法》第四章第三十六条明确规定：国家实行劳动者每日工作时间不超过八小时、平均每周工作时间不超过四十四小时的工时制度。工作地点主要是指办公室常驻地，例如：北京、上海两地办公。

3)工作关系

（1）纵向管理关系。纵向管理关系指的就是直属上下级管理关系，它反映了本岗位受哪个岗位指导和监督，可以指导和监督哪个岗位。

（2）横向联系关系。横向联系关系指的是本岗位与企业内部相关岗位和企业外部相关岗位之间的工作关系，它反映了岗位工作的复杂性和难易程度。

（3）晋升与轮换关系。晋升与轮换关系表明了员工的职业发展路径，是指任职者在本岗位工作中掌握和积累的知识、经验可以在未来胜任哪些岗位。有些岗位属于晋升，有些岗位属于轮换，还有一些是标明其他哪些岗位可以晋升或轮换到本岗位。