《excel》讲师讲义

Excel培训讲义

一、从下拉列表中选择 (1)

二、数据的有效性 (1)

三、工作表的数据保护 (2)

四、单元格的数据保护 (3)

五、数据透视表的应用 (3)

六、数据透视图的应用 (6)

七、图表应用 (9)

八、公式运算符: (12)

九、输入与编辑公式 (14)

十、函数 (15)

一、从下拉列表中选择

当单元格要输入与上方单元格相同的内容时，我们可以在当前单元格上单击右键，如图，在弹出的快捷菜单中选择“从下拉列表中选择”项，如图，此时我们可以直接选择要输入的内容。

二、数据的有效性

为了避免输入错误，EXCEL提供了一种防止输入错误的功能，这就是数据的有效性。数据的有效性设置可以有效的避免一些不该发生的错误，但要注意此项功能不能完全避免输入错误，只能将错误率减到最低。

具体操作步骤如下：

步骤1举例说明，由于公司的员工工号都为8位，如果我们在输入工号的过程中少输入或多输入一位，系统将给出提示，避免输入错误。选定要设置有效性的单元格，然后执行“数据/有效性“命令，如图所示。

步骤2弹出“数据有效性”对话框，单击“允许”下拉列表按钮，其中一共有“任何值”、“整数”，“小数”，“序列”，“日期”，“时间”，“文本长度”和“自定义”6项，如图所示。

步骤3选择“文本长度”项，在“允许”下拉列表下方的“数据”下拉列表中选择“等于”项，然后在“长度”文本框中输入8，并单击选中“忽略空值”复选框，如图所示。

步骤4其他选项卡中设置“输入信息”与“出错警告”，如图所示，并保持“输入法模式”选项卡中的默认设置，单击“确定”按钮，返回工作表。

三、工作表的数据保护

工作表的数据保护是防止与编辑工作表无关的人员更改工作表中的数据内容，要对工作表的数据进行保护，保护后的工作表数据未经授权，他人将无法对其进行修改。

具体步骤如下：

步骤1执行“工具/保护/保护工作表”命令，如图所示。

步骤2 弹出“保护工作表”对话框，如图所示。

步骤3在对话框中的“取消工作表保护时使用的密码”文本框中输入密码，防止其他用户自动解除工作表的保护。

步骤4其余保持系统默认设置，然后单击“确定”按钮，此时弹出“确认密码”，对话框，重新输入密码，然后单击“确定”按钮，则完成对工作表的保护。

四、单元格的数据保护

有时工作表中的所有数据并不是完全需要保护的，或者只需要保护几个或几列单元格，那么只需要选中这此单元格，然后执行“格式/单元格”命令，在弹出的“单元格格式”对话框中选择“保护”标签，切换至“保护”选项卡下，选择“锁定”复选框，如图所示，然后单击“确定”按钮。

五、数据透视表的应用

数据透视表是一种交互式表格，它所具有的透视和筛选功能使其具有极强的数据分析能力，它可以转换行或列以查看数据源的不同汇总结果，可以显示不同页面的筛选数据，还可以根据需要显示区域中的明细数据。

步骤1首先要选中要进行数据透视的单元格，然后执行“数据/数据透视表和数据透视图”，

如图所示。

步骤2在弹出的“数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之1”对话框中，选择“Microsoft Excel数据表或数据库”单选项和“数据透视表”单选项，如图所示。

步骤3单击“下一步”按钮，切换至“数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之2”对话框中,此时在“选定区域”文本框中显示了系统默认的选定区域，如果默认的区域有错误，用户可以在文本框中输入正确区域或单击文本框右侧的折叠按钮，然后在工作表中选中，确认选定区域后，如图所示。

步骤4单击“下一步”按钮，切换至“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框中，如图所示，在此对话框中可以设置数据透视表显示的位置，这里我们选择“新建工作表”单选项，这样可以避免破坏现有的工作表。

步骤5 此时用户可以直接单击“完成”按钮，然后将元素放置到数据透视表上，但是这样显得比较麻烦，因此我们单击对话框中的“布局”按钮，弹出如图所示的“数据透视表和数据透视图向导-布局”对话框。

在对话框中，能够定义出数据透视表的布局和集结数据的方式。这个对话框主要有3个部分：对话框顶部的指导文本、中部的工作区和右部的“可得字段”列表。工作区由“列”、“行”和“数据”3部分组成，在“可得字段”列表中列出了可以向工作区的3个部分中添加的字段。

其中工作区的“数据”区域是一个集结区，任何放置在该区域的字段都会在建立的数据透视表列和行的交叉处进行汇总、求和、计数或其他类似操作。因此，数据透视表是用来汇总数据的，而不是用来提供详细信息的。

步骤6 将“可得字段”中的“日期”按钮拖动至“行”区域，将“销售区域”按钮拖动至“列”区域，将“销售数量”按钮拖动至“数据”区域中，如图所示。

步骤7 单击“确定”按钮，返回“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框中，单击“选项”按钮，弹出“数据透视表选项”对话框，如图所示。

在这个对话框中，可以定义有关如何创建数据透视表的附加信息，如设置数据透视表的名称、格式、数据以及页面等。在这里，保留其默认设置即可。

步骤8 单击“确定”按钮，返回“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框中，单击“确定”按钮，生成数据透视表，并设定其中的数字样式后，如图所示。

六、数据透视图的应用

步骤1首先要选中需建立数据透视图的数据区域，然后执行“数据/数据透视表和数据透视图”，如图所示。

步骤2在弹出的“数据透视表和数据透视图向导-3 步骤之1”对话框中，选择“Microsoft Excel数据表或数据库”单选项和“数据透视图（及数据透视表）”单选项，如图所示。

步骤3单击“下一步”按钮，切换至“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之2”对话框，在“选定区域”文本框内输入“$A$1:$C$18”，如图所示，或者单击文本框右侧的折叠按钮直接在工作表中选择区域。

步骤4单击“下一步”按钮，切换至“数据透视表和数据透视图向导-3步骤之3”对话框，如图所示。

步骤5单击对话框中的“布局”按钮，弹出如图所示的“数据透视表和数据透视图向导-布局”对话框。如图所示。