物业交接方案

物业交接方案

更换正在实施管理的物业管理公司就是一件艰巨的事务,除需要院方各部门的支持,原物业管理公司的有效支持配合,更需要接管单位有策略有步骤的实施运作

根据我司以往经验,在更换前首先将必须考虑如下几个重点:

一、交接程序主体

医院院务处就是代表物业产权人、使用人利益,负责监督检查物业管理工作的主管部门,就是解决物业管理问题的关键。所以所有交接工作必须在院务处的领导与支持下进行。另一个就是有关更换事宜,要经院务处知会各科室护士长、科室主任等相关部门,使更换物业公司的行动在各相关部门支持与配合下有序开展。

二、具体交接工作安排

1.院务处负责书面通知,现在管物业公司解除合同日期,确认后与新入驻物业公司签署物业管理合同。

2.双方物业公司确认交接步骤及内容。

3.以书面形式发给各个科室及相关部门更换物业通知。

4.在最大限度减低对客户服务影响的情况下,按步骤进行物业交接工作,并由院务处进行监督。

5.院务处与原物业公司的合同缮后事宜。

四、交接内容

交接中涉及的内容繁多:物资准备,具体大块如下:

(一)工程交接

1.成立接收小组,由交、接双方专业人员组成,指定工程验收负责人及各专业

交验人员,一般由以下专业人员组成:电气、给排水、土建、电梯、锅炉,司乘,导诊与挂号收费。

2.召开工作会议,布置各专业组接收要求及具体事项。

3.接收工作要求

参照国家及行业标准,规范及设计要求,对接收工作内容中各条款逐项核对,确保文件资料手续齐备,工程质量及各项技术指标符合标准。

4.物业交接工作程序

(1)接双方签定物业接收委托书,确定接收程序接收人员及接收时间。

(2)交方应提供的资料、文件。

1)图纸资料、文件、交接清单。

2)设备清单。

3)能源消耗情况(列表、双方共同确认电表水表、燃气表、热水表、热力表等计量仪表交接时的表计数字)。

4)备品备件、材料物品库存登记表。

5)设备运行记录。

6)交接班记录。

7)值班记录。

8)工具、仪表,维修设备登记表。

9)人员花名册。

10)设备维保合同(有效期内)。

11)维修费使用情况及盈亏。

(3)交接工作开始时,双主应签定物业交接协议书。

明确双方交接人员名单、交接内容、交接时间与日程安排等。

(4)交接工作中,双方交接人员应就交接物品的位置、数量、性能进行清点检查,并认真填写物业交接清单与运行试验记录。

(5)交接工作结束,双方共同签署交接报告。对交接中发现的问题,双方应认真记录,协商解决办法,对交接中遇到的工程遗留问题,若不能马上解决,双方应签署备忘录,说明存在的问题,产生的原因、责任、解决的方法与时间等。

(6)钥匙移交

(7)设备交接顺序

1)变配电设备(变配电室)。

2)热力设备(锅炉房)。

3)泵房(生活水泵、消防泵、污水泵)。

4)维修设备(工程维修用如电焊机、钻床、砂轮机、套丝机等)。

5)其它设备(电脑、办公设备、电开水器等)。

(二)财务交接

确定财务交接的日期,在正式交接之前,交接双方均应做好充分的准备。交付方应对帐、物、资金进行清理造册;接受方应对原物业管理的财务会计工作有定性的了解。在交接日始业务人员对口进行交接。

交接内容主要包括核实资产与负债;清理债权、债务;重新认定未执行的合同;银行、税务等业务口的结束与新建、会计档案的必要说明与交付;原管理工作中遗留的财务问题的说明与拟定解决方式等。

交接方式上,应做到交付方对交接内容真实、明确;接收方对交接内容查证、清楚。同时,接收方要同交接内容涉及的第三方见面,落实交接内容,并履行必要的法律手续。

(三)文档交接

文档依据为三级文件中作业指导书目录索引。如未通过,则文档依据为办公室文档管理文件目录索引。

双方交接按目录内容进行签收即可。

文档中重点文件为各项法律文本与承诺性文本,主要包括:维修管理公约、客户手册、物业管理费核定标准、政府批准文件、与相关服务管理部门的合同文本。

(四)人事安排

１.岗位交接

根据我公司的交接方案及原物业管理公司所提交的交接内容目录,我公司派人对原物业管理公司的工程部一进行岗位交接,并以文字说明交接完毕,经双方确认签字。

２.人事安排

在原有人员人事安排上,本着"双向选择,择优安排,加强培训"的原则,充分考虑原有员工的各人意向与职业特长,合理安排,调动其工作积极性与主动性,发挥潜能,实现企业与个人利益双赢。对于工作热情高但管理水平或岗位技能尚未过到岗位要求的员工,要组织培训、考核,使其达到上岗要求,确保服务质量,维护物业管理公司的声誉。对于员工的合理流动,积极做好人事的各环节工作,手续齐备、快捷。做到"留者安心,离者舒心"。

３.劳动关系

对考核及经培训考核通过达到上岗要求的人员,应办理相关的人事手续,即终止与原物业管理公司的劳动关系,与盛利达物业管理有限公司签定劳动合同,并根据我公司的整体工作布置,安排在原项目部或我公司其它项目部的相应工作岗位。

关于接管工作的其它说明

1.接管工作需提前30日进行安排,其中二周时间进行接管机构、干部的组建抽调员工招聘等筹备工作。

二周时间的全员培训。

2.岗位移交在二个工作日以内完成,移交保驾需3-5个工作日。

3.物资文档等其它交接约需5个工作日完成。

4.财务交接按划线制进行交接,我司承诺可进行全程顾问,所需时间暂无法确定。

5.我司同意接收开办费所购置的固定资产及递延资产。

五、风险防范

更换物管企业的过程中,经常出现的"风险"有5种情况:

(1)原物管企业拒不退出,导致新物管企业难以进入。

(2)原物管企业提出高额补偿。

(3)交接不配合,导致物业管理工作无法延续。

(4)因管理真空导致导致管理混乱。

(5)引发法律讼诉。引发法律讼诉不就是坏事,但在客观上给交接工作造成波折。

所以要做好风险防范工作,避免业主与使用人工作、生活受到影响。

六、物业工程资料移交 (内容)清单