照片档案收集和归档管理办法

学院照片档案收集和归档管理办法
第一条为加强学校照片档案的收集和归档管理，特制定本办法。

第二条学校照片档案是学校教育活动和历史发展过程中产生的具有保存价值的图像和辅以文字说明的历史记录，是学校档案的重要组成部分。

第三条学校各单位（部门）在做好其他门类档案的收集和归档的同时，要加强对照片档案的收集和归档工作，把照片档案的收集和归档工作列入本单位（部门）的工作计划，并落实到有关的工作人员。

第四条照片档案的归档范围
（一）上级领导来校视察、检查和指导工作的照片。

（二）历任书记、校长、著名教授、学科带头人、享受政府特殊津贴人员、省级以上先进个人以及国内外具有一定影响的知名人士的工作和生活照片。

（三）学校召开的各类代表大会及重要会议的照片，包括：党代会、教代会、职代会、团代会、学代会、校庆庆祝会、英模报告会、先进集体和个人表彰大会、运动会、文艺演出、各种纪念日庆祝活动以及其他重要会议。

（四）由学校主办、承办的各种重要的教学、科研会议和各项活动，以及学校主持召开的全国性、国际性的各种学术会议的照片。

（五）各种国内外交流活动的照片，包括国内外代表团来访、外籍人员来校活动，聘请国内外专家、学者为名誉教授、客座教授、名誉顾问仪式以及参观、座谈、交流、讲学、演出、联欢等各种活动。

（六）具有一定影响的本科生、硕士生论文答辩会，学生的社会实践活动、先进事迹、奖学金发放仪式，新生开学典礼、毕业生毕业典礼、历届毕业生合影留念等照片。

（七）民主党派和校友会重要活动的照片。

（八）学校各种展览、陈列的照片。

（九）反映学校不同历史时期发展变化的校园及基建的照片，包括校园内建筑和景观。

基建项目拍摄的照片应包括：开工前的原景和场地，招标会议和活动，平整土地、奠基破土仪式以及建造过程中的重要环节直至竣工验收。

（十）其他有关照片。

第五条照片档案归档部门的职责和分工
（一）宣传部负责拍摄的学校各类主要活动的有价值照片均由宣传部负责归档。

（二）各单位（部门）组织的各类活动及该单位（部门）职责范围内产生的应归档的照片，归档工作由本单位（部门）负责。

具体分工如下：
1.外事活动照片：在校内外进行的各种外事接待活动和各种出访活动的照片由国际交流与合作处负责归档；对于国际交流与合作处不直接参与的外事活动，应指定专人负责拍摄，事后及时向拍摄责任人索取照片和文字说明归档。

2.团学活动照片：学生活动、共青团活动的照片分别由学生处、研究生部和团委负责拍摄和归档。

3.体育活动照片：在校内外进行的各种体育活动的照片由体育军事部负责拍摄和归档。

4.科研活动照片：科技处负责在科研活动过程中产生的照片的拍摄和归档。

5.基建活动照片：基建处负责基建过程中产生的有价值的照片的拍摄和归档。

6.校友活动照片：校友办负责校友活动中产生的有价值的照片的拍摄和归档。

7.二级学院活动照片：各二级学院组织的各类活动的照片由各二级学院拍摄和归档。

8.其他活动照片：其余各部门在工作中形成的有价值的照片由各部门负责拍摄和归档。

（三）学校历任书记、校长工作和生活照片由学校办公室负责归档；著名教授、学科带头人、省级以上先进个人以及国内外具有一定影响的知名人士的工作和生活照片由所在单位（部门）负责归档。

（四）毕业生合影照片由各二级学院负责拍摄和归档。

（五）各单位（部门）要明确照片档案归档的责任人，负责日常照片档案的收集整理归档，一般可由本单位（部门）兼职档案员兼任。

第六条照片档案的归档要求
（一）照片要能反映事件、活动的内容和主要过程，画面布局合理、图像清晰、人物表情自然；有会标的活动，最好能提供有会标的照片。

一般事件和活动须提供1-3张照片，较重大的事件和活动须提供3-5张照片，重大的事件和活动须提供5-10张照片。

（二）归档照片规格一律为5寸照片（毕业生合影照片除外），同时必须附上文字说明。

文字说明的内容包括：时间、地点、事由、人物（主要人物要特别
指明所处的位置）、背景、摄影者，成组的照片要增加总说明和该组照片所包含张数等内容。

（三）毕业生的合影照片：班级合影照片规格为18厘米×12.5厘米，专业毕业生合影照片规格为31厘米×15厘米，学院全体毕业生合影照片为38.5厘米×15厘米（人数特别多的长度可适当增加）。

照片必须附有人物排序的文字说明并贴在照片的反面进行塑封。

毕业生合影照片在每年的暑假前归档，在提供照片的同时须附照片的电子文档。

（四）使用胶卷拍摄的照片：在照片归档时须将底片同时归档，归档时间与纸质材料归档时间一致，即每年的3月底之前完成上一年照片的归档。

（五）利用数码相机拍摄的照片：宣传部拍摄的照片，经筛选后，写好文字说明，每月初将上月所拍摄的照片通过电子邮件发送至档案馆邮箱；其他各单位（部门）需要将照片冲印后归档并同时附照片的电子文档，归档时间与纸质材料归档时间一致，即每年的3月底之前完成上一年照片的归档。

第七条本办法由档案馆负责解释。

第八条本办法自发布之日起施行。