公司费用报销流程规定

浙商基金管理有限公司

费用报销流程及办法

第一章总则

第一条为规范公司费用管理及报销，提高财务管理水平，按照规范化、科学化的工作要求，结合本公司实际，制定本办法。

第二条本办法规定之费用报销包括差旅费、业务招待费、公务车费用、办公费、会议费、资料费、培训考察费、福利费、广告费、工程材料及设备物资等费用报销及款项支付。

第二章发票要求

第三条报销人员必须取得合法、完整、真实的原始凭证，具体要求如下：

（一）发票的票面必须清晰，无任何涂改痕迹。

（二）发票名称与内容相符；发票内容与售货单位的经营范围相吻合。

（三）发票的抬头应为本公司全称且正确无误，标准名称为：浙商基金管理有限公司。本单位名称不得简写，如浙商基金、浙商基金管理公司等等均为不正确的抬头。

（四）发票上的数字计算准确，数量乘以单价应等于总金额；大小写金额保持一致；小写金额前面应有“￥”字样，大写金额前面应顶格；大小写数字书写规范(标准大写：零、壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾、佰、仟、万)。

（五）发票必须有税务部门监制章；有售货单位财务专用章；有售货单位经手人签章（或签名）。

（六）发票开出的时间应与经济业务所发生的时间大致相吻合。

（七）发票的印制日期：按照规定，开具发票的单位每年度都应从税务部门领取本年度版本的发票，即便使用上一年度版本的发票按规定也不宜时间跨度太长。

（八）部分发票在报销时须同时呈上附件。如货款结算时须有购销合同、送货单或验收单；出差报销差旅费时须有会议通知或经批准的出差申请单；工程款报销时须有工程预算等。

第三章费用报销时间及要求

第四条费用报销时间及要求：

（一）每星期报销费用一次，即每周星期一报销上周发生的费用。经总经理批准后的紧急用款不受此限。

（二）每月二十六号为费用报销截止日，如遇周末或法定节假日则顺延。原则上当月二十六号以后不再报销各项费用，二十六号以后所发生的费用递延至下月报销。

（三）报销凭证的使用：

1、有发票时：差旅费报销使用《差旅费报销单》；其他费用报销使用《费用报销单》。

2、无发票时：

（1）以现金方式结算：应使用《借款审批单》。按本办法第五章履行借款制度。

（2）以支票或汇款方式结算：在办公系统中执行“付款申请”流程。同时将能证明该业务合法、合规的相关文件、合同一并附上。

（3）款项经办人员应在借款、借支票或汇款结算之日起两周内取得原始发票并履行报销手续。

（四）在报销流程前，所有单据未齐备的，必须补齐手续后方可进入报销流程。

（五）报销时，报销人应自行将票据及附件整齐地粘贴在财务规定格式的报销单后，同类性质必须粘在一起。尽量避免将几周凭证粘于一起，当月发生的费用应尽量在当月报销，最晚不得超过发生月份的次月，如逾期须经总经理书面批准，否则财务部将不予报销。

第四章费用报销流程

第五条费用报销流程如下：

（一）报销人为公司管理层

1、董事长（报销人）→会计（审核票据）→总经理（审批人）→出纳（付款）

2、总经理（报销人）→会计（审核票据）→董事长（审批人）→出纳（付款）

3、其他高管（报销人）→会计（审核票据）→总经理（审批人）→出纳（付款）

4、公司为高管开展业务而发生的差旅费、业务招待费、交通费和公务车费用等列出专门预算。公司领导经办的费用统一由综合管理部负责报销，在领导费用预算限额内列支。

（二）报销人为部门负责人

部门负责人（报销人）→会计（审核票据）→分管高管（审批人）→总经理（审批人）→出纳（付款）

（三）报销人为员工

员工（报销人）→部门负责人（审批人）→会计（审核票据）→分管高管（审批人）→总经理（审批人）→出纳（付款）

第五章借款管理

第六条公司员工应本着“事前审批、及时报账”的原则合规、有效地使用借款。

第七条员工借款应填写《借款审批单》，并注明借款事由。特殊业务借款可不予注明，而由财务室与有关业务部门确认。

第八条员工出差借款依据预计出差天数控制在每天一千元以内，宴请借款控制在三千元以内，礼品、营销和后勤依据实际需要确定借款金额。零星业务支出或借款金额在一千元以内的不予借款。每人累计借款金额不得超过2万元。每次借款期限原则上不得超过20天。如因工作变动调离单位，借款须在在调离前结清。

第九条员工借款需及时报账。出差借款应于出差结束十五日内至财务室报账，其它业务借款须于业务结束后十日内至财务室报账，特殊情况需要延迟报账时间的，应向财务室说明原因。

第十条前次借款后未及时办理结账手续的，财务室将依据“旧账不清、新账不欠”的原则不予借款。特殊情况应报经总经理批准后方可借款。

第六章差旅费报销管理

第十一条各部门每年初提出本部门差旅费计划，经综合管理部平衡后纳入预算管理，并将差旅费指标分解到各部门，综合管理部以批准的预算作为控制目标，超出预算部分不予报销。

第十二条员工出差管理及差旅费报销程序

（一）公司严格执行出差审批手续，员工出差之前需在办公系统中执行“出差申请”流程。如到市外参加会议或培训，应附上主办单位的会议（培训）通知或邀请函。

（二）出差人员应对差旅费票据的合法性、真实性负责。凡票据不齐全或票据遗失者，不予报销。出差人员在报销时，应将住宿费发票，车、船、飞机票等票据按财务规定粘贴整齐，将《差旅费报销单》填写清楚。差旅费报销必须附《出差审批单》，否则不予报销。报销程序按本办法第五条规定执行。

第十三条员工出差乘坐车、船、飞机席位控制标准

（一）公司高管出差可乘坐高铁商务座、火车一等座、飞机公务舱、轮船一等舱。

（二）其他人员出差可乘坐高铁二等座、火车二等座、飞机经济舱、轮船二等舱。高铁可到达地区，较之飞机，优先选择高铁出行。如遇特殊情况，经分管领导批准可乘坐火车一等座、飞机公务舱、轮船一等舱。

（三）乘坐席位超过控制标准的部分由本人承担。

第十四条住宿费报销标准

（一）公司高管出差实行实报实销。

（二）部门负责人（包括相应等级技术序列人员）出差到一般地区，住宿标准每人每天500元，到一类地区每人每天600元，到特殊地区每人每天700元。

（三）其他管理人员（包括相应等级技术序列人员）出差到一般地区，住宿标准每人每天400元，到一类地区每人每天500元，到特殊地区每人每天600元。

（四）普通员工出差到一般地区，住宿标准每人每天350元，到一类地区每人每天400元，到特殊地区每人每天450元。

（五）特殊地区包括北京、上海。一类地区包括深圳、广州、南京、厦门。其他为一般地区。

（六）参加会议、涉外活动或因其他特殊原因，实际住宿费超过限额标准的，超标部分将从差旅费津贴中抵扣。若不足抵扣，需填写《住宿超标情况说明》，经部门负责人和分管领导审批，剩余超标金额可在预算范围内据实报销。

第十五条差旅费津贴

员工在外地出差，按每人每天100元发放差旅费津贴，不再报销出差途中的餐费及其他个人开支。差旅费津贴按照住宿夜晚数计算。若当天来回，未住宿，则按照一天计算。长驻外地及于上海办公的员工，在杭州总部期间，不给予差旅费津贴，住宿由公司统一安排。杭州总部的员工前往上海办事，原则上当天来回，津贴及住宿同正常出差情况。员工在杭州本地（含萧山、余杭）外出办事，如不能返回就餐，可根据实际误餐顿数，按每餐50元的标准实报实销餐费，超过部分由本人承担。

第十六条市内交通费

员工在本市因公外出或在外地出差，根据工作需要可乘坐公交车、地铁及出租车，在便利的情况下，应优先选择地铁等公共交通工具。如需包租车，须经分管领导批准。报销的交通票据背面需注明起止点及业务目的。使用私车的，经分管领导批准可酌情报销油费、过路费、停车费及相关费用。

第七章业务招待费报销管理