公文办理办法.

公文处理办法(试行)
第一章总则
第一条为了适应办事处工作需要，推进机关公文处理工作科学化、制度化、规范化，根据中共中央办公厅、国务院办公厅印发的《党政机关公文处理工作条例》及山东省《党政机关公文处理工作条例》实施办法（试行），结合办事处实际，制定本办法。

第二条本办法适用于办事处机关各处室及下属单位公文处理工作。

第三条办事处机关公文是办事处实施领导、履行职能、处理公务的具有特定效力和规范体式的文书，是传达贯彻党和国家的方针政策，公布法规和规章，指导、布置和商洽工作，请示和答复问题，报告、通报和交流情况等的重要工具。

第四条公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作。

第五条公文处理工作应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第六条办事处行政负责同志要高度重视公文处理工作，定期听取工作情况汇报，加强组织领导，强化队伍建设。

各处室、单位应加强对公文处理工作的管理，并指定专人负责。

第七条公文处理工作人员应当具有较高的政治和业
务素质，恪尽职守，严谨细致，遵守纪律，保守秘密。

第八条机关办公室负责办事处的公文处理工作，负责办事处机关公文制发、公文办理、公文管理及安全保密，制定和实施办事处机关公文处理工作规章制度；对各处室及下属单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章公文种类
第九条公文种类主要有：
(一)决议。

适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。

适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

(三)通告。

适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。

适用于发布、传达要求下级机关执行和有关单位周知或者执行的事项，批转、转发公文。

(六)通报。

适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)报告。

适用于向上级机关汇报工作、反映情况，回复上级机关的询问。

(八)请示。

适用于向上级机关请求指示、批准。

(九)批复。

适用于答复下级机关请示事项。

(十)函。

适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十一)纪要。

适用于记载会议主要情况和议定事项。

(十二)呈阅件。

适用于就某事项上报给上级领导，让领导审阅。

第三章公文格式
第十条公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。

公文印制份数的顺序号。

涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。

公文的秘密等级和保密的期限。

涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限。

(三)紧急程度。

公文送达和办理的时限要求。

根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急”，电报应当分别标注“特提”“特急”“加急”“平急”。

(四)发文机关标志。

由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成，信函使用发文机关全称或者规范化简称。

(五)发文字号。

由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。

联合行文时，使用主办机关的发文字号。

(六)签发人。

上行文应当标注签发人姓名。

(七)标题。

由发文机关名称、事由和文种组成。

标题应当准确简要地概括公文的主要内容，在公文标题中，除法规、规章和规范性文件名称加书名号外，一般不加标点符号。

(八)主送机关。

公文的主要受理机关，应当使用机关全
称、规范化简称或者同类型机关统称。

有的公文如会议纪要等，要将主送机关写于正文之后。

正式公文主送机关的全称或者规范化简称、统称，应使用统一的概念和序列表达，不得随意变换。

(九)正文。

公文的主体，用来表述公文的内容。

(十)附件说明。

公文附件的顺序号和名称。

(十一)发文机关署名。

署发文机关全称或者规范化简称。

(十二)成文日期。

署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。

联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。

(十三)印章。

公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。

普发性公文、翻印的公文和电报可以不加盖印章。

(十四)附注。

公文印发传达范围、联系人姓名和联系方式等需要说明的事项。

(十五)附件。

公文正文的说明、补充或者参考资料。

(十六)抄送机关。

除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。

(十七)印发机关和印发日期。

公文的送印机关和送印日期。

(十八)页码。

公文页数顺序号。

第十一条公文的版式按照《党政机关公文格式》国家标准执行。

第十二条公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等，按照有关国家标准和规定执行。

第十三条公文用纸幅面采用国际标准A4型。

特殊形式的公文用纸幅面，根据实际需要确定。

第四章行文规则
第十四条行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。

第十五条严格控制公文制发数量。

凡国家法律法规和党内法规有明确规定的，不再制发公文。

对上级机关来文，根据办事处实际，不需要以公文形式提出贯彻落实措施的，不再印发公文。

可以处室、下属单位名义行文的，不以办事处机关名义行文。

第十六条行文关系根据隶属关系和职权范围确定。

一般不得越级行文，特殊情况需要越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。

第十七条属于办事处机关职权范围内的事项，均以办事处机关名义行文。

其行文包括上行文、下行文和平行文三种。

（一）上行文。

向上级领导机关请示、反映问题，提出建议，汇报工作等用上行文。

上行文要按隶属关系逐级上报。

上报请示的公文，一般主送一个机关。

一般不直接向非主管上级业务机关行文。

下级处室、单位的请示事项，如需以办事处名义向上级机关请示，应当提出倾向性意见后上报，不得原文转报上级机关。

（二）下行文。

对下级处室、单位下达指示、部署工作、答复问题、通知事项等用下行文。

（三）平行文。

与省直有关部门商洽解决的问题，可用平行文。

（四）办事处内各处室、单位之间行文。

涉及全办性工作和活动开展、党风廉政建设等，分别由办公室、机关党委、纪委等，按规定在办事处内行文，其他处室、单位之间一般不互相行文。

第五章公文办理
第十八条收文办理是指对收到公文的办理过程，包括签收、登记（扫描）、分办、批办、承办、催办等程序。

第十九条签收。

办公室收发人员对收到的公文应当逐件清点，核对无误后签字或者盖章，并注明签收时间。

签字、盖章应当使用全名，做到清晰工整，签收时间应当注明年、月、日，紧急公文应当注明签收的具体时间。

签收时如发现问题，必须及时向来文单位查询，并采取相应的处理措施。

办事处收发人员对来文应随收、随拆、随处理，一般文件当天送出，急件立即分送，防止积压贻误工作。

第二十条登记。

对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。

上级机关、同级机关和直接隶属机关主送、抄送我办的正式公文、交办件、征求意见稿，均由办事处办公室收发人员登记编号。

登记内容包括收文日期、发文字号、公文标题、密级和保密期限、紧急程度、公文份数、主送机关、成文日期、分送范围、经办人等。

登记文件应准确清晰。

第二十二条分办。

凡需办理的公文，办公室须根据文件内容和紧急程度提出拟办意见，明确办理时限，及时呈办事处负责同志阅批或直接分送有关处室、单位办理，不得拖延。

上级机关、同级机关和下属单位发来的一般函件、抄件、定期报表、一般性业务请示、专题报告、汇报材料及刊物资料等，办公室可根据业务分工，直接分送有关处室、单位。

第二十三条批办。

办事处负责同志或分管负责同志对办公室呈批的公文，应及时进行阅批。

办公室收到负责同志批示后，应及时转有关处室、单位办理。

第二十四条承办。

各处室、单位对承办的公文要及时阅办，不得积压。

个别不能按期办理的，要及时向办公室和有关方面说明原因。

不需办理的收文，阅后应及时退交有关人员存查。

同一个文件内容涉及两个以上处室、单位的，主办处室、单位应主动协调有关协办处室、单位研究办理，同时负责汇总办理意见。

第二十五条传阅。

办公室应将公文及时送传阅对象阅知或批示。

阅知性公文一般按照办事处负责同志职务排序从前向后传阅，批办性公文一般按照办事处负责同志职务顺序从后向前传批。

办理公文传阅应严格履行登记和交接手续，随时掌握公文去向，不得漏传、误传、横传、延误。

第二十六条催办。

公文转办后，办公室应当主动掌握公文办理的进展情况，建立健全办事处机关公文办理督查制度，并认真抓好贯彻落实。

对上级机关和办事处负责同志交办的其他限时办结文件，要按照时限要求及时催办，并建立
定期检查、通报制度。

第二十七条答复。

主办处室、单位应将公文的办理结果及时答复来文单位，并根据需要告知相关单位。

第二十八条机要文件的阅批和办理。

机要文件由机要秘书协助办公室主要负责同志阅批，机要秘书按所批意见及时呈办事处有关负责同志和处室、单位阅处。

密码电报、绝密文件在机要室阅看，需记录的应记在专用记录本上，不得将绝密文件带离机要室。

特殊情况经机要人员同意带离机要室的，必须当天交回；开会、出差等外出需要携带机要文件的，要按规定采取保密措施，严禁携带机要文件到公共场所。

第六章发文办理
第二十九条发文办理是指以办事处机关名义制发公文的过程，包括拟稿、初核、核稿、初审、终审、签发、赋文号、排版、复核、打印、用印、发送等环节。

第三十条公文起草。

公文起草应当做到：
（一）符合国家法律法规和党的路线方针政策，完整准确体现发文意图，并同现行有关公文相衔接。

（二）一切从实际出发，分析问题实事求是，所提政策措施和办法切实可行。

（三）内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，表述准确，文字精炼，语言庄重，用词规范。

（四）人名、地名、时间、数字、段落顺序和引文等准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法规范。

（五）引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外
文应当注明准确、规范的中文含义。

（六）公文中使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或者其规范缩写形式，应当在第一次出现时注明经国家语言文字工作部门或者其他有关部门审定的中文译名。

（七）文种正确，格式规范。

（八）深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见。

（九）公文涉及其他处室、单位职权范围的事项，起草处室、单位必须征求相关处室、单位意见，并达成一致。

（十）公文的信息公开属性、涉密公文密级和保密期限的确定，起草处室、单位应当提出初步意见。

第三十一条公文审核。

公文文稿签发前，应当由办公室进行审核。

审核的重点是：
（一）行文理由是否充分，行文依据是否准确。

（二）内容是否符合国家法律法规和党的路线方针政策；是否完整准确体现办事处发文意图；是否同现行有关公文相衔接；所提政策措施和办法是否切实可行。

（三）涉及有关处室、单位职权范围内的事项是否经过充分协商。

（四）重要公文文稿是否按照有关规定经有关会议审议。

（五）主题是否鲜明、材料是否真实、判断是否正确、内容是否完整、结构是否严谨、语言是否庄重、用词是否规范。

（六）文种是否正确，格式是否规范；人名、地名、时
间、数字、段落顺序、引文等是否准确；文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

（七）公文的信息公开属性、涉密公文的密级和保密期限是否恰当。

（八）其他内容是否符合公文起草的有关要求。

经审核不宜发文的公文文稿，应当退回起草处室或单位并说明理由；符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的，由起草处室、单位修改后重新报送。

各处室、单位的发文文稿经办公室审核后送签，处室、单位不应直接送办事处负责同志签发。

在办公室审核阶段，如需对文中指标数据或政策内容作修改，应退回主办处室、单位重新办理。

第三十二条公文签发。

办事处机关公文一般由办事处主要负责同志或分管负责同志签发。

签发人签发公文，应当签署意见、姓名和完整日期；圈阅或者签名的，视为同意。

办事处负责同志或分管负责同志应及时审阅和签发文件。

在办事处主要负责同志或分管负责同志出差、开会外出期间，如有紧急文件需要及时签发的，经主办处室、单位报请办事处负责同志同意并提供书面说明后，办公室可送请其他负责同志代签。

第三十三条公文复核。

已经办事处负责同志或分管负责同志签发的公文，印发前拟稿人应对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核。

办事处负责同志或分管负责同志有批示意见或对文件内容有较大改动时，应及时送处室、
单位负责人阅知。

文件经办事处负责同志或分管负责同志签发后，如需再作修改的，属于文字方面的一般性改动，须经主办处室、单位和办公室负责同志签字同意；属于指标数据或政策内容方面的重大改动，须由主办处室、单位送请办事处负责同志重新审签。

第三十四条审签和修改公文应当使用钢笔、毛笔和碳素、蓝黑墨水，不得使用铅笔、圆珠笔和纯蓝、红色墨水等。

签批、修改时应当在公文纸左侧留出装订位置。

第三十五条公文登记。

对复核后的公文，应当确定发文字号、分送范围和印制份数，并对公文标题、密级和保密期限、成文日期等详细记载。

第三十六条公文印制。

文件的印制由办公室负责。

印制涉密公文应当使用符合保密要求的设备，并在符合保密要求的场所进行。

绝密级公文应当指定专人录入、复核、印刷、装订。

机要材料由机要员负责打印，严防失密、泄密。

第三十七条公文用印。

办事处机关公文一律加盖办事处印章，具体按《北京办事处机关印章管理使用办法》执行。

第三十八条公文核发。

办公室应对成品公文的文字、格式等作出校核，并对用纸、墨色、裁切、装订等进行检查，核实无误后准确及时分发。

第三十九条文件正式印发之后需要修改的，须填写《发文修改重印申请单》，按照上述公文修改程序签批后，由办公室安排重印，并在文件上注明“前发文有误，以此文为准”字样。

第四十条修订或更改已发公文内容，一般应用原发文文种，不得用非公文形式进行修订或更正。

第四十一条发送和传递公文应当进行编号、登记，并严格履行交接手续。

涉密公文应当通过邮政机要通信进行传递，通过密码电报或者符合国家保密规定的计算机信息系统进行传输。

禁止通过普通传真、普通邮政、快递、互联网、办公内网或者其他非涉密网络等无保密措施的渠道传递传输涉密公文。

第四十二条各处室、单位根据工作需要以电报形式发送涉密公文的，须由办公室机要室发送。

第四十三条非正式公文的行文。

一般专业性问题的调查部署、催办、工作联系等，可以非正式公文形式行文（如便函等）。

行文时可使用带有“山东省人民政府驻北京办事处”文头。

第七章公文管理
第四十四条各处室、单位应当建立健全公文管理制度，确保管理严格规范，充分发挥公文效用。

第四十五条各处室、单位要建立健全公文管理第一责任人制度。

公文管理第一责任人应当认真履行职责，及时研究解决工作中存在的问题，确保公文利用高效、管理严格。

第四十六条公文确定密级前，应当按照拟定的密级先行采取保密措施。

确定密级后，应当按照所定密级严格管理。

绝密级公文应当由专人管理。

公文的密级需要变更或者解除的，由原确定密级的机关
或者其上级机关决定。

第四十七条公文的印发传达范围应当按照发文机关的要求执行;需要变更的，应当经发文机关批准。

涉密公文公开发布前应当履行解密程序。

公开发布的时间、形式和渠道，由发文机关确定。

经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

第四十八条严格落实涉密公文保密管理有关规定。

（一）涉密公文应当存放在符合安全保密要求的场所，配备必要的保密设备，与非涉密公文和材料分别存放，并定期进行清查、核对；涉密公文电子版（含过程稿）应当存储在涉密介质中。

（二）组织阅读、传达、审议或者以其他方式使用涉密公文，应当在符合安全保密要求的场所进行，严格限定知悉范围，并提出明确保密要求。

（三）借阅、复制、下载、汇编、摘抄涉密公文，应当符合有关规定并经办公室主要负责人批准。

绝密级公文一般不得复制、汇编，确有工作需要的，应当经发文机关或者其上级机关批准。

复制、下载、汇编的公文视同原件管理。

复制件应当加盖复制机关戳记。

翻印件应当注明翻印的机关名称、日期。

汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注并进行管理。

存储公文的磁盘、光盘及其他存储介质按照所存储公文的最高密级管理。

（四）涉密公文未经批准，不得携带外出。

确需携带外
出的，必须经发文机关或者发文机关授权的公文管理机关同意。

（五）涉密公文应当按照发文机关的要求和有关规定定期清理、清退或者销毁。

（六）涉密公文遗失或者泄密的，应当立即采取补救措施，并及时报告办事处主要负责人。

第四十九条公文的撤销和废止，由发文机关、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。

公文被撤销的，视为自始无效；公文被废止的，视为自废止之日起失效。

第五十条各处室、单位各类文件、资料的销毁，由办公室统一负责处理。

不具备归档和保存价值的公文，经批准后可以销毁。

涉密文件销毁要按照有关文件规定办理。

第五十一条工作人员离岗离职时，所在处室、单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第五十二条公文立卷、归档工作根据档案管理有关规定执行，及时将公文签发稿、正本及有关附件材料整理立卷，按规定移交档案室，并对应归档电子文件的原数据、背景信息等进行相应归档。

任何个人不得保存应归档的公文、文稿等材料或拒绝归档。

第五十三条联合办理的公文，原件由主办处室、单位立卷、归档，其他处室、单位保存复制件或其他形式的公文副本。

公文复制件作为正式文件使用时，应当加盖复制机关证明章，视同正式文件妥善保管。

第八章附则
第五十四条本办法由办事处办公室负责解释。

第五十五条本办法自印发之日起施行。