声像档案整理基本要求

四、正片的整理及其案卷编号：
（一）、组卷与编号
1．组卷：按“问题——年度”方法组卷 方法：首先将每一类照片按年度分开，依时 间顺序将每一张照片编上档号装入照片册， 填写目录。
（一）、组卷与编号
2．编号：正片每一张要编有档案号，其模式： 正片分类代号+案卷号+张号 G1.2.3—1（1） 第一张 第一卷 照片分类代号 （重要会议类代号） 照片正片 每一张正片背面要贴上档案号
背脊填写格式：
正面填写格式：
全宗名称：广州市白云区档案局 题名：广州市白云区档案局一九九五年至一九九六年度会议 专题照片 全宗号 目录号 13 G1.2—1 档 号 起止张号 G1.2.4—1 1—15 全宗号 13
目录号 G1.2-1
年 度 1995-1996 类 别 会议类
年 度
1995—1996
（四）、填写声像档案卷内目录：
照片以自然张逐张填写，每一组照片前应在 目录上有一个通栏标题，通栏标题一般不超 过50字。
（五）、编制照片档案目录
目录号由照片档案的类号和目录顺序号组成。 照片档案目录号的写法： G1.2—1 第一本目录册序号 照片档案
声像档案夹标签：
五、录音、录像带、光盘的整理：
整理与编号：归档的录音或录像带必须将本 卷的题名，目录号和案卷号形成标签贴在录 音或录像带的背脊。一盘为一卷，同类若干 年编一个流水号。
录音录像带档号模式：分类代号十带 盒顺序号如：
G2—1 G3—1 第一盒（卷） 录音带类
第一盒（卷） 录像带类
G4—1
第一张（卷） 光盘类
录音、录像带、光盘背脊格式：
本卷 题名 全宗号
目录号
档 号
广州市档案局1996年5月10日在广州市政府礼堂 召开《一九九五年度全市档案工作先代会》的专 题照片。 本组照片共7张 起止张号：1—7张
摄影者：王小林
总说明要打印后放入照片册内本组照片的前面，占一张照 片位置。每组照片由同一个摄影者制作的，可在总说明中 注明。
2、分说明
由于总说明已对一组照片的主要内容作了揭 示，分说明只需将单张照片各自的主题进行 说明。如果照片中人物众多时则要注明照片 中主要人物的具体位置。如。“左三”、 “右起”等。（见例图）：
6．荣誉证书拍成的照片（荣誉类） 包括各种奖旗、奖牌、奖状、奖杯、证书 （如营业执照、资格证书）等实物拍成的照 片。 7．文娱体育活动（文体类） 8．（重大活动）
三、声像档案的分类
分类形式：
G1 照片类 G2 G3 G4 录音带类 录像带类 光盘
G1.1 照片底片 G1.2 照片正片
声像档案整理基本要求
一、声像档案的概念
声像档案是指反映本单位在各种活动中直接 形成的有
查考价值的，并以磁性材料、感光材料为主 要载体和以影像、声音为主要反映方式的历 史记录。包括照片、录音、录像等。
二、声像档案归档范围的重点
1．单位建设面貌（建设面貌类） 2．历届党政领导班子成员、劳模等（人物类） 3．重要会议（会议类） 4．生产技术和职能活动（业务工作类） 5．视察参观交流（参观视察类） 指主管上级、中央、省、市领导到本单位 的活动
（二）、编写文字说明
1、总说明： 每一组照片（即同一时间拍摄的同一事物的 照片），都要编写总说明。总说明应将本组 照片反映的时间、地点、事由、人物、背景、 摄影者等形成一个简介，还要写明本组照片 的张数和起止张号。要求书写统一规范，文 字简洁、语言通顺、一般不超过200字。 （见图例）:
声像档案总说明：
照片档案分说明：
照片号 G1.2.3—1（1）
底片号
参见号
G1.1—1（1）
摄影者Leabharlann 王小林说明： 大会主席台（左起）市档案局肖敬荣副局长、彭旭东副局长、 韩益杰局长、市政府陈纪萱秘书长。
（三）、拟写案卷题名：
照片的案卷题名，指简明概括同一个案卷内 全部照片的基本主题，主要标出卷内照片的 形成年度和反映的问题。
保管期限
永久
档 号 G1.2.4-1
（六）、大张照片的整理：
大张照片不能装入普通的照片档案册，应单 独保存。
(七)、底片的整理：
底片放入照片簿或另设底片簿保存，把每一 张底片用小袋装好，编上号，其编号方法是： 底片张号=类别代号（G1.1）+底片册顺序号 +顺序张号， 按底片收集的先后用自然数编出,并且在照片 的说明纸上标明其对应的编号。 另外:现在很多都用数码相机,可把每年归档的 照片刻录成光盘保全。