技术资料、档案管理办法

技术资料、档案管理办法

1 范围

本制度规定了**发电有限公司所有部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。

本制度适用于**发电有限公司一期工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。

2 规范性引用文件

下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。

建设项目(工程)档案验收办法（国档发[1992]8号）

火力发电厂工程竣工图文件编制规定（电力部电建[1996]666号）

火电企业档案分类表（6-9大类）（2002）

火电机组达标投产考核办法（试行）（国电集工[2004]125号）

DA/T22-2000 归档文件整理规则

GB/T11322－2000 科学技术档案案卷构成的一般要求

DA／T28—2002 国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

3 公司技术档案管理层次

3.1 公司工程技术档案管理层次示意图见图1。

职责

3.2 综合部

3.2.1 公司档案室的直接管理部门，负责建立规范的公司档案室，设立专职工程技术档案管理人员。

3.2.2 负责根据国家和行业的档案法规，制定公司工程技术档案管理制度，报公司批准后，印发各部门执行。

3.2.3 及时向公司档案室移交本部门构成档案元素的工程项目资料。

3.3 公司档案室

3.3.1 负责公司工程技术资料及档案的日常管理工作，负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、微机录入及编码归档。

3.3.2 负责归档数据库的数据备份。

3.3.3 负责指导公司各部门收集、整理相关工程技术资料。

3.3.4 负责档案设施、设备的维护管理，负责库存工程技术档案的安全及保密工作。

3.3.5 负责达标投产的资料整理工作。

3.4 工程部

3.4.1 建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术档案管理人员。

3.4.2 督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守公司工程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。

3.4.3 协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。

3.4.4 审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。

3.5 工程部资料室

3.5.1 负责图纸、设备资料、技术协议、信函传真文件、综合文档等的接收、传递及移交公司档案室前的保管。

3.5.2 负责各种工地会议纪要、施工措施、监理月报、质检报验单等的接收整理、登记、发放和借阅。

3.5.3 负责工作联系单、变更单的接收、发放和登记。

3.5.4 负责进口设备有关外文资料的翻译。

3.5.5 参加设备开箱验收，收取设备开箱资料。

3.5.6 及时向公司档案室移交上述各类需永久或长期保存的资料档案。

3.5.7 协助公司档案室做好达标投产要求的资料整理工作。

3.6 计划部

3.6.1 负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料，包括工程项目的融资、贷款合同、协议，工程项目开工报告和批复文件；工程开工前的审计文件；工程项目的设计合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程的设备合同及其执行文件、纪要、备忘录；设备招标投标文件；工程项目的施工（含安装）合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程调试合同及其执行文件、纪要、备忘录等，工程监理合同及其执行文件、纪要、备忘录；工程项目招标投标文件；本部门发出的有关工程前期的依据性文件、报告、纪要、备忘录等。

3.6.2 负责

4.

5.1所述资料的收集、积累以及移交公司档案室之前的保存及管理。

3.6.3 负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。

3.6.4 负责经手保密档案和资料的保密工作。

3.6.5 负责与设备供货方在技术资料方面的联系。

3.6.6 负责在新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。

3.7 生产准备部

3.7.1 负责提交考核期的运行材料，包括本企业的技术标准，系统图等必备图纸，操作票、工作票、运行日志等运行台帐，培训教材，考核期的生产记录，考核期的事故分析、处理记录及结论等。

3.7.2 负责

4.6.1所述资料收集、积累以及移交公司工程技术档案室之前的保存及管理。

3.7.3 负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。

3.7.4 负责经手保密档案和资料的保密工作。

4 管理内容与方法

4.1 工程技术资料归档范围

4.1.1 建设项目工程技术资料归档范围，见国家电力公司电源建设部《火电机组达标投产考核标准（2001年版）及其条文解释》考核项目五“工程档案”第3部分“归档范围”的规定。

4.1.2 公司凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的，无论是由部门或者个人保管，均应按本制度要求进行整理，由档案工作人员验收后归档。

4.1.3 对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有电子文档资料的，应同时收集齐全。

4.1.4 所有归档的工程文件应为原件。

4.2 工程技术资料管理

4.2.1 接收：技术档案室在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。

4.2.2 登记：充分利用基建MIS中的资料管理软件，分类登记，登记后对照《电力工业企业档案分类规则火电企业档案分类表（2002）》（6-9大类）中的分类，确保软件自动生成的档案编号与分类表一致。

4.2.3 填写卷盒封面、脊背。

4.2.4 排架。资料按类别分类排架：依照从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）正面向左。

4.2.5 资料的分发及借阅：

4.2.

5.1 资料分发要填写“文件和资料发放登记表”，借阅要填写“资料借阅登记表”，签字备查。

4.2.

5.2 公司工程技术档案资料原则上仅供公司内部人员使用，外单位调阅档案要经公司领导批准，见有效证件才可接待。

4.2.

5.3 资料外借一般不超过1个月，最长不超过3月。超过规定时间应办理续借手续。档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，必须经过综合