秘书实务考试重点

实务考试重点

礼宾次序常用的5种方法

1.依照来宾的具体身份和职务高低来排列顺序。

2按字母顺序排列。

3依照来宾到达现场的具体时间早晚来排列

4依照来宾告知东道主自己到访的时间的先后排列

5不排列即不分先后

涉外礼宾的准备工作。

1.搞清楚来访外宾或代表团的基本情况。

2.注意先弄清楚外宾的饮食爱好、宗教信仰和其他生活习惯。

3.拟定来宾访问日程。

4•安排食宿

涉外会见、会谈的程序。

1.提前约定。

2•通知对方有关事项。

3•准备工作.

4•迎接客人

4.会见、会谈

6•送别客人

接待计划与安排

1、说明接待计划的三项内容：

（1）接待规格；（2）日程安排；（3）经费列支。

2、人员安排中计划中应写明；

（1）主要陪同人员；（2 ）主要工作人员；

（3 ）住宿地点、标准、房间数量；（ 4 ）宴请时间、地点、标准、人数

（5）会见、会谈地点、人数、参与人员。

3、日程安排计划：

（1）日期、时间、地点；（2）活动内容；（3）陪同人员。

4、接待经费计划（列支）；

（1）工作经费；（2）餐饮费；（3）住宿费；（4）交通费；

（5）参观费；（6）其他不可预见费用。

进行岗前培训的基本原则和要求

①.不卑不亢：不论来自哪个国家.所代表公司、企业的大小应以礼相待，互相尊重

②依法办事：国际间交往合作.都要依法而行.既遵守我国法律.也遵守对方国家的法律

③内外有别：指要有保密观念，既要保守国家机密，也要保守本单位的机密。

④了解国际交往的基本礼仪：即见面礼仪、谈话、身体语言、餐饮等等新闻发布会的注意事项。

1.确定新闻主题，选择发布良机。

2.挑选媒介单位、落实宴请范围。

2.确定会议主持人，精选发人 4.处理好应回避的问题制定各种应变措施。

庆典活动组织工作重点。

1•前期调查研究2•精心策划准备。3•选择最佳时机。4•邀请嘉宾光临。

5•编排活动程序。6安排其他活动。7•善后工作处理。开放式和圭寸闭式办公室优缺点。

1开放式：有利于沟通节省办公空间办公设备共享。难保机密干扰大无私人空间

2•封闭式：有利于安全保密集中注意力保护隐私。难交流费用高选择不同办公模式的方法1•认真分析现有工作模式存在的问题。2•综合分析不同模式各自优缺点。

3•确定新的办公模式。4.根据新的办公模式制定相应规章制度。

5•确定新的分配制度。

办公模式发生变化的原因

1.信技快速发展，尤是通技的改变人们的联系不受地理位置限制，不再办公场所也能进行工作。

2.企业经营需要既支出少量费用，又能有更优秀的人才完成任务

3.办公场地费用过高，需要压缩办公室面积，以最小投入得最好效益

4.大中城市交通状况使人们寻找新的工作模式。

5.人们思想观念的变化，不再拘于一种固定工作模式

6.社会丰富多彩人们需要在时间上又更大的自主性和灵活性。

7.人们希望最大限度的发挥自己的才干，多干事情多得报酬。

8.人事制度的改革，必须打破铁饭碗”，用多种方式激励员工的工作积极性。

制定计划的作用。

1指明办公室工作所起的作用及所处的地位

2.指明组织为实现自己的目标而确定

的主攻位置，所拥有的人、物、财力部署的根据

3.指明组织的活动方针和范围保证行动目标一致

4指明事务顺序先后安排

5是一种主要控制手段和数量化财政计划

计划工作主要内容

1每一项工作的起始时间、阶段时间和最终期限

2.每一项任务的数量和质量要求。

1.每一项任务所需费用和其他资源

4.每一项任务所承担的人员及负责人。

5.每一项任务完成情况的检查和监督。

安全检查的主要内容及原则

1.对可预见的自然灾害作好科学预测分析及时及早预报

2.对可能发生的人为事故要多渠道深入了解有关信息，掌握动向

3.对以前发生的事件进行总结，制定防范措施。

4.对预测的突发事件制定应急方案

5.将应急方案或应急程序公示于醒目位置

6.进行对突发事件的培训和演练，掌握必要的知识与技能

7.配备相关设备和资源

8.定期检查维护更新设备和资源，使之处于良好备用状态。

原则：

1加强领导统一指挥

2.快速反应控制事态发展

3以人为本保护公众利益

4公开透明面对公众。

突发事件的报告和记录的必要性及其两表内容

必要性：1.作为事故处理的一依据

2.作为安全教育的案例资料

3.便于应对各种赔偿案件

内容：1.《事故情况记录表》：事故发生日期、时间、地点、涉及人员，事故过程。证人

2.《工伤情况报告表》：事故发生日期、时间、地点，涉及人员基本情况，事故过程细节，救治过程，医疗处理情况，证明人

办公设备购买和租用的优缺点及其采购程序

1购买：优点：为组织增加固定资产。使用方便。缺点：一次付费过高。设备难更新。

2租用：优：最初投入费用低，并能被获得的利润补偿。租用协议包括维护修理。便于更新换代。缺点：常年租用费用过高。提前终止合同会有很高赔偿。

采购程序：提出购买申请审批落实费用选择供应商签订供货合同货物验收入库支付货款。

正确选择办公设备和易耗品供应商须考虑的因素

1.价格和费用

⑴比较不同供应商的要价：初次洽谈的价格

⑵降低价格方法，如批量购买，节日削价或将其指定为唯一的办公用品供货商

⑶购买后还要考虑费用的支出，如：占用空间费用，存储物品报废，存储过多占用资金

2.质量和交货

⑴保证购买后能满足需求⑵选择不合格物品的供应商

⑶比较供应商交货的时间⑷供应商能说到，做到，有诚信，很可靠

3.服务和位置

⑴比较为客户提供服务是否方便，如所提供的订购方式

⑵供应商所在地点方便联络和交货

4.安全和可靠性

⑴送货整个过程中，保证货品安全，包装，存放，运输和交货

⑵比较供货商卖货手续及相关发票是否齐全，如查订货单，交货单等

⑶了解商家规模的大小，经商史上的信誉度，如为客户保密的可靠性

申请费用以及报销结算的步骤是：

1、申请人提交费用申请报告或填写费用申请表，详细说明需要经费的人员、时间、用途、金额等情况，并亲自签字。

2、该报告或该表必须经过组织确定的授权人审核同意，并签字批准。

3、一种情况是将获得批准的费用申请报告或费用申请表提交财务部门，领取支票或现金借款；一种情况是先由申请人垫付，完成商务工作。

4、在进行商务工作中，无论是使用支票，还是使用现金，都要向对方索取相应的发票，其内容中填写的时间、项目、费用等应与使用者实际用途相符。