函的形式与函的文种

函的形式与函的文种中国人都知道，国务院有一类公文的机关代字称“国函”。

从字面看，这类公文的文种应该是“函”。

错了，实际情况是:“国函”类公文与文种“函”几乎没有任何关系。

我把这种有点奇怪的现象称之为“‘国函’无‘函’”。

通过互联网检索中华人民共和国中央人民政府国务院公报网站，发文单位查“国务院”，发文时间“从1999年1月到2007年7月”，文件类别查“国函”，共查到相关公文482份，其中属国务院制发的“批复”有453份，占94%;国务院制发的“命令”19份，占4%:国务院制发的“通知”10份，占2%，“函”却一份也没有。

文件类别是“国函”，但却不见“函”的影子，这是为什么?这是因为“函的形式”与“函”的文种不是一对一的关系，实际上是两码事。

国务院“国函”类公文的“函”不是指文种。

而是指“函的形式”。

1什么是“函的形式”“函的形式”到底指什么，不少单位在公文处理实践中搞不清楚，或是在执行上不甚了了。

“函的形式”源自《国家行政机关公文处理办法》(国发[2000]23号，国务院2000年8月24日发布，2001年1月1日起施行，以下称“《办法》”)第十五条:“政府各部门依据部门职权可以相互行文和向下一级政府的相关业务部门行文:除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外。

一般不得向下一级政府正式行文”。

《办法》的相关规定给人的感觉是:只要是“函的形式”。

就不算是“正式行文”。

反之，如“正式行文”，就不应是“函的形式”。

一时疑窦丛生。

为消除疑虑，确保《办法》的贯彻施行，国务院办公厅于2001年1月1日就《办法》所涉及的几个具体问题发出了《国务院办公厅关于实施涉及的几个具体问题的处理意见》(国办函[2001]1号，以下称“《意见》”)，对“函的形式”作出了专门的也是最权威的解释:“函的形式”是指公文格式中区别于“文件格式”的“信函格式”。

据此可知，“函的形式”是指格式而言的。

那什么是“信函格式”呢?按国家质量技术监督局1999年12月27日发布的中华人民共和国国家标准《国家行政机关公文格式》(自2000年1月1日起施行，以下简称“《格式》”)的规定，公文格式有公文的一般格式和公文的特定格式之分。

公文的一般格式即在发文机关标识里面带有“文件”字样，《意见》称其为“文件格式”:公文的特定格式有三种，即信函式格式、命令格式、会议纪要格式，其共同点是:发文机关标识里面都不带“文件”字样。

被《意见》称为“信函格式”的，就是公文特定格式中的一种。

“信函格式”具体的格式规范是:发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm，推荐用小标宋体字，字号由发文机关酌定;发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为170mm。

每行居中排28个字。

首页不显示页码。

发文机关名称及双线均印红色。

发文字号置于武文线下1行版心右边缘顶格标识。

发文字号下空1行标识公文标题。

如需标识秘密等级或紧急程度，可置于武文线下1行版心左边缘顶格标识，两线之间其他要素的标识方法从本标准相应要素说明。

“信函格式”与“文件格式”相比，主要有以下不同:一是发文机关标识不同。

“信函格式”公文的发文机关标识(版头)只标发文机关名称，不缀“文件”字样。

由于不加“文件”二字。

发文机关名称要用全称不用简称。

如国务院的“文件格式”称“国务院文件”，而国务院的“信函格式”称“中华人民共和国国务院”。

二是“发文机关名称上边缘距上页边的距离为30mm”，即上白边留得较少，而“文件格式”的上白边为37mm。

三是红色反线即间隔线不一样。

“文件格式”的公文首页有一条红色反线(宽度同版心，即156mm)，把眉首部分和主体部分隔开，一般放在发文字号之下，与发文字号的距离为4mm。

“信函格式”的公文在发文机关名称4mm之下有两条线，上面是一条粗线，称武线;下面是一条细线，称文线。

合称武文线。

作用与“文件格式”公文的红色反线相同。

四是份数序号、密级、紧急程度、发文字号等要素的位置不同。

“文件格式”公文的份数序号、密级、紧急程度、发文字号等都在红色反线之上，而“信函格式”公文的份数序号、密级、紧急程度、发文字号等要素都在武文线之下。

其中份数序号、密级、紧急程度在武文线左下角顶格，发文字号在武文线右下角顶格。

2什么情况下可以用“函的形式”《意见》对此的解释是:关于部门及其内设机构行文问题。

政府各部门(包括议事协调机构)除以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项外。

一般不得向下一级政府正式行文;如需行文，应报请本级政府批转或由本级政府办公厅(室)转发。

因特殊情况确需向下一级政府正式行文的，应当报经本级政府批准，并在文中注明经政府同意。

部门内设机构除办公厅(室)外，不得对外正式行文的含义是:部门内设机构不得向本部门机关以外的其他机关(包括本系统)制发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部门审批下达的事项:与相应的其他机关进行工作联系确需行文时，只能以函的形式行文。

如此看来，“函的形式”使用范围相当广泛。

凡是不相隶属的单位之间，平级的党政机关之间，政府及其部门与同级的军事机关、群众团体及其部门之间均可“以函的形式商洽工作、询问和答复问题、审批事项”，不受系统、部门、行业、地域的限制。

这又分为两种情况:一种情况是必须使用“函的形式”，没有选择的余地。

另一种情况是可以用“函的形式”，也可以用“文件格式”，可根据具体情况选择合适的发文形式。

必须使用“函的形式”是指:在不相隶属的机关之间。

即使是请求对方批准或答复审批事项。

都应坚持用“函的形式”。

请求上级领导机关批准。

按规定要用“文件格式”，但请求不相隶属的主管部门批准。

就要用“函的形式”。

如:某省农业厅向省编制委员会行文请求增加编制，就应是“函的形式”而非“文件格式”。

即不相隶属的机关之间，相互双方或多方都应该坚持用“函的形式”。

可以用“函的形式”是指:上级领导机关在答复下级机关的请求事项时。

可以用“函的形式”。

也可以用“文件格式”。

可以用“函的形式”的又可细分为两种情况:一种情况是:下级机关以“文件格式”上报请求事项，上级领导机关以“函的形式”予以答复。

如:福建省人民政府以闽政文[2005]53号的“文件格式”的形式。

向国务院上报了一份《关于报请审批福建省海洋功能区划的请示》。

国务院于2006年11月6日以“国函[2006]117号”的“函的形式”予以答复，即《国务院关于福建省海洋功能区划的批复》(见国务院公报2007年1月10日第1号)。

另一种情况是下级机关以“文件格式”上报请求事项，经上级领导机关同意后，授权让领导机关的办公厅(室)出面，以“函的形式”予以答复。

如国家环保总局以“环发[2006]179号”的“文件格式”的形式，向国务院上报了一份《关于调整辽宁丹东鸭绿江口湿地等3处国家级自然保护区的请示》。

该请示“经国务院批准”后，国务院并未出面予以答复。

而是授权让国务院办公厅出面，以“函的形式”予以答复。

这就是国务院办公厅2006年11月16日以“国办函[2006]93号”发出的《国务院办公厅关于调整辽宁丹东鸭绿江口湿地等国家级自然保护区的通知》(见国务院公报2007年1月10日第1号)。

按照规定，在这种情况下须“在文中注明经政府同意”字样，经上级领导机关同意后，也可授权让某一个业务主管部门出面，以“函的形式”予以答复。

如江苏省人民政府以“苏政发[2002]151号”的“文件格式”的形式，向国务院上报了一份《关于无锡市惠山区政府驻地迁移的请示》。

该请示“经国务院批准”后，国务院并未出面予以答复，而是授权让主管部门民政部出面，以“函的形式”予以答复。

这就是民政部2003年4月17日以“民函[2003]76号”发出的《关于江苏省无锡市惠山区人民政府驻地迁移的批复》(见国务院公报2003年9月10日第25号)，内称“你省《关于无锡市惠山区政府驻地迁移的请示》(苏政发[2002]151号)收悉。

经国务院批准。

同意无锡市惠山区人民政府驻地由洛社镇迁至堰桥镇。

搬迁经费由你省自行调剂解决”。

3“函的形式”适用于哪些文种《意见》的解释是这样的:以“函的形式”行文应注意选择使用与行文方向一致、与公文内容相符的文种。

与“函的形式”相匹配的文种有哪些?哪些文种的行文方向和公文内容可以用“函的形式”行文呢?这是一个让很多公文处理人员困惑的问题。

首先。

也是毫无疑问的。

“函”的文种肯定要用“函的形式”。

除此之外。

从国务院现行的公文处理惯例看，可以用“函的形式”的文种主要有三类:3.1“批复”大多要用“函的形式”。

按照《办法》的规定，批复的适用范围是“适用于答复下级机关请示事项”。

这就是说。

“批复”是一种针对性很强的下行文，它一般只针对下级机关的“请示”，而很少针对其他文种。

根据“批复”的发文范围。

可以分为两类:一类是只主送某一个或几个下级机关的“批复”，用“函的形式”。

绝大多数“批复”都属这一类。

国务院的这类“批复”，占“函的形式”即“国函”类公文的90%以上。

下级政府或政府某主管部门向直接上级政府提出请求事项，上级政府的“批复”只主送给下级政府或政府某主管部门就行了，这种“批复”就要用“函的形式”。

如内蒙古自治区人民政府向国务院发出《关于二连浩特口岸开展口岸签证业务的请示》(内政发[2006]54号)，国务院于2006年11月22日予以回复，即《国务院关于同意在二连浩特口岸开展口岸签证工作的批复》(见国务院公报2007年1月10日第1号)。

该“批复”仅主送“内蒙古自治区人民政府”，用“函的形式”，即“国函[2006]122号”。

另外一类是须大量抄送各有关机关的“批复”。

这类“批复”多是选用“文件格式”。

这种“批复”除主送报送“请示”的某一个下级机关外，还需要大量抄送各有关机关。

这类“批复”较为少见。

只有所“批复”的“请示”具有一定代表性，答复一个机关就能解除许多机关的疑问时，才将这一“批复”抄送各有关机关。

这类“批复”一般都具有某种程度的规定性或指导性，有时还带有决定的性质。

比如，中央一级的财政、银行等业务部门。

有时是针对某一个下级机关的“请示”进行“批复”，但却是一种普发性的文件。

因为这类“请示”有代表性，为了避免下级机关就同类问题反复提出“请示”，就把这类“批复”抄送所有下级机关。

由于发文范围比较广，为了正规起见。

也可选用“文件格式”。

3.2部分“命令”要用“函的形式”。

“命令格式”本是公文特定格式中的一种。

《格式》关于“命令”的具体规定是:命令标识由发文机关名称加“命令”或“令”组成，用红色小标宋体字，字号由发文机关酌定。

命令标识上边缘距版心上边缘20mm，下边缘空2行居中标识令号:令号下空2行标识正文;正文下空1行右空4字标识签发人签名章，签名章左空2字标识签发人职务:联合发布的命令或令的签发人职务应标识全称。