贫困生学校档案管理制度

贫困生学校档案管理制度

贫困生学校档案管理制度

一、概述

贫困生学校档案管理制度是为了贯彻国家贫困生资助政策，确保贫困生接受教育的权利，提高贫困生素质，加强对贫困生的帮扶工作而设计的。本制度旨在规范贫困生档案的建立、管理和使用，确保贫困生个案的真实、准确和完整。

二、档案的建立

1. 负责建立贫困生档案的机构及人员

学校成立贫困生档案管理小组，由教务处副主任为组长，班主任、辅导员和学校辅导员等人员为组成成员。管理小组统一管理贫困生档案的建立、整理和使用工作。

2. 档案建立的依据

贫困生档案的建立依据包括学生本人及其家庭情况调查表、经济困难人员认定及评估材料，以及学校证明、收入证明、家庭状况证明等相关文件。

3. 档案建立程序

贫困生档案建立的程序包括材料收集、审核及建档手续办理等环节。学校将相关材料进行审核，并根据审核结果建立贫困生档案。

4. 档案的分类与编号

学校按照年级、班级和个人的需求将贫困生档案进行分类整理，

并为每个贫困生分配一个独立的档案编号。

三、档案的管理

1. 档案保管的责任

学校成立档案管理小组，负责贫困生档案的保管工作。负责人应具备较高的责任心和严谨的工作态度，确保贫困生档案的安全和机密性。

2. 档案保管的设施与条件

学校应提供适当的档案保管设施，包括硬质文件柜、密闭柜和数字化档案系统等。并且，学校应保证档案保管区域的安全，并定期进行巡查和维护。

3. 档案管理的权限及使用

（1）档案管理小组成员、教务处、学生工作办公室等部门负责人具有档案管理的权限，可以查阅和使用贫困生档案，但必须保证档案的机密性。

（2）除了以上人员以外，其他人员未经相关负责人许可，不得查阅和使用贫困生档案。

4. 档案的整理和存档

每学年结束后，档案管理小组将贫困生当年的档案进行整理和存档。贫困生的档案应按年度进行归档，确保档案的连续性和完整性。

五、档案的使用和保密

1. 档案的使用范围

（1）档案管理小组成员可根据需要查阅和使用贫困生档案，

但必须保证档案的机密性。

（2）校外有需要查阅贫困生档案的机构或个人应提供必要的

文件和证明，并在相关负责人的直接监督下进行。

2. 档案的保密

（1）贫困生档案的保密程度较高，除了相关人员和部门之外，其他人员未经授权不得查阅和使用。

（2）负责管理贫困生档案的人员应严守职业道德和档案管理

规定，不得泄露贫困生的个人信息。

3. 档案的借阅与复制

（1）贫困生档案的借阅和复制应得到相关负责人的书面批准，并由专人进行操作。

（2）借阅和复制的时间和范围必须予以明确，并在还档或归

还后对档案进行盘点。

六、档案的保管期限和销毁

1. 档案的保管期限

学校应根据国家和地方有关档案管理规定的规定，将贫困生档案进行分类并设定合理的保管期限。过期的贫困生档案应予以销毁。

2. 档案销毁的程序

（1）档案销毁程序应经过相关负责人的审批，并由专人进行

操作。

（2）档案销毁前需要进行清点，确保档案的数量和完整性。

（3）档案销毁应按照档案管理规定的程序进行，并制作销毁

记录。

七、档案管理的监督与评估

学校应建立档案管理的监督和评估机制，定期进行档案管理的监督和评估工作，以保证贫困生档案管理的规范与有效。

结语：

贫困生学校档案管理制度的建立旨在加强对贫困生的帮扶工作，确保贫困生接受教育的权利。同时，严格规范档案的建立、管理和使用，保障档案的真实、准确和完整，提高贫困生档案的保密性。只有这样，才能更好地为贫困生提供资助和帮助，帮助他们顺利完成学业，改变自己的命运。