02记录管理程序

1．目的

为了规范记录的标识、填写、保存和销毁等管理，提供质量、环境、职业安全健康管理体系有效运行的证据，特制定本程序。

2．范围

本程序适用于公司质量、环境、职业安全健康管理体系运行中产生的所有记录。3．术语定义

记录：阐明所取得的结果或提供完成活动的证据性的文件称为记录。空白表格是规定性文件，填写了内容的表格则为记录。另外，当某些文件过了有效期也成为记录。记录可用于实现和证明可追溯性，提供验证的证据，提供纠正措施和预防措施的证据。

4．职责

4．1质量安全保证部负责编写、修订本程序。

4．2公司各单位负责本单位在体系运行中所产生的记录的管理工作。

5．工作程序

5．1记录的标识

以记录空白表格的唯一性名称、唯一性类别编号对其进行标识，使其易于识别和检索。编号方法见《文件控制程序》*局发展/QEOHS/B25-01。

5．2记录的填写

记录的填写要求清晰、准确、完整；真实可靠、具有可追溯性；记录时应注明日期、记录人；记录不能用铅笔，不能用省略号。

5．3记录的更改

记录在填写过程中由于笔误需要更正时，应用标记划去原记录值（如：ABC），并写上正确的记录。不能使用涂改液、涂改带等涂改。

5．4记录的保存

记录由各记录部门（或规定的保存部门）保存，要求做到防潮、防虫、防火，确保记录不被损坏、变质和丢失，易于检索查找。遇有传真等热敏纸时，应将其复印保存。记录的保存期限一般为三年，有特殊规定的应执行相关规定。

5．5记录的销毁

对于超过保存期限的记录，其销毁参照《文件控制程序》*局发展/QEOHS/B25-01中的有关规定执行。

6．引用文件

《文件控制程序》*局发展/QEOHS/B25-01