(时间管理)高效时间管理与支配能力分析

（时间管理）高效时间管理与支配能力分析

高效时间管理和支配能力分析

德信诚经济咨询 XX 公司

有无会议计划、目标、议程,时间安排？

时间和地点是否恰当？

参加人是否适当和必须？

（2）分析会议过程

是否准时开会？为什么？

是否跑题？

是否按计划进行？

秩序是否正常？

是否有人中途ft去？

是否按时结束？

（3）会后分析：

会议纪要有没有？发给和会者没有？

会议决议的执行情况。

会议必要性评估。

之上三步分析,主要用于对浪费时间严重的“马拉松”会议或严重无效会议的详细分析。

3.会议分析法的启示

（1）根据统计,职业经理用于会议的时间约占工作时间的 20%,如何利用好这20%的时间,是时间管理的重要环节。

（2）职业经理自行主持召开的会议主要有“部门例会”、“业务总结会”、“专题讨论会”等。对于自己能够决定是否召开的会议,壹定要事先评估开会的必要性。

（3）事先准确通知参会人员,即使是部门里只有几个人或十几个人。最好养成以简明的书面形式的通知大家会议计划,而不要简单壹句“下午开会”就把大家召集起来。

（4）严格会议纪律。

（5）参加别人召集的会议,可请求召集人确认会议规则,以免浪费时间。

干扰因素分析

1.目的

分析哪些因素干扰了正常的时间安排,以便寻求治理的措施。

2.方法

运用《干扰因素分析表》。

表 5-6 干扰因素分析表

姓名：日期：年月日

（1）列ft干扰因素

干扰因素能够分为俩大类：壹类是实发性干扰,壹类是拖延性干扰。

（2）对干扰因素排序

通过对干扰因素的排序,每次找ft排于前三位的干扰因素加以克服。甚至能够找ft排于第壹位的干扰因素加以克服。每次不要多,但求找ft干扰最大的因素, 坚决克服掉。

（3）对突发性干扰的分析

突发性事件是职业经理工作时间的最大干扰因素。由于职业经理角色的特殊性,会遇到上、下、左、右全方位的干扰。研究表明,干扰者顺序为：（4）罗列ft干扰所带来的后果

高效能时间管理培训班

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【课程描述】

“壹寸光阴壹寸金,寸金难买寸光阴。”中国人是世界上最早认识时间管理的重要性的。“人生有涯”更是将时间管理和人的生命相提且论。孔老夫子曾经站于河边对着湍急的江水喟然长叹：“逝者如斯夫,不舍昼夜！”当他见到他的壹位弟子时间管理不善,用白天的时间睡觉的时候,给了那位弟子全方位的否定。可见, 壹个人是否会管理时间于别人眼里是多么的重要。西方的管理大师也均对时间管理高度重视。彼德·杜拉克就曾说：“时间是最高贵而有限的资源。”德信诚培训方法：课堂讲授、提问研讨、案例分析、小组讨论、学员简报、讲师点评、游戏、角色扮演等

【课程帮助】

如果你想对本课程有更深入的了解,请参考>>>德信诚高效能时间管理手册

【课程对象】

企业管理人员、企业所有人员。

【课程大纲】

第壹章：认识时间管理

1、彻底抛弃模糊的时间观念

2、你的时间成本是多少

3、时间管理理论

第二章：时间管理的发展

第三章：时间管理法则

1、时间管理矩阵

2、ABC 时间管理法

3、帕累托的 80/20 法则

第四章：高效时间管理方法技巧

1、正确的时间做正确的事

2、巧分时间蛋糕

3、简化法

4、快速处理信息的四个诀窍

5、高效会议的 3M 管理模式

6、如何兼顾效果和效率

第五章：排除时间干扰

1、摆脱繁杂文件四步法

2、巧对不速之客

3、敢于对别人说“NO”

附件：经理人时间管理指南

（5）寻求对策

寻求前三位干扰因素的对策,其他则能够缓壹步。

3.干扰因素分析法的启示

（1）通过对干扰性因素排序,找ft最需要克服的因素。

（2）于拖延性干扰中,最需要而且最能够克服且且容易产生良好结果的是克服“缺乏自律”。因为于拖延性干扰中,许多因素你可能无法把握,可是,你应当能够把握你自己。

（3）于突发性干扰中,最需要克服的是“突然约见”。

（4）均是谁干扰了你的时间安排,偷走了你的时间？不同的人、不同的行

业、不同的企业,可能会有不同的顺序。你壹定要清楚,谁对你的干扰最大？下属、上司、同事、客户、朋友,仍是你自己？

【自检】

选择你认为最适合的分析方法,对你的时间利用方式进行分析。

【本讲总结】

本讲主要介绍时间分析的方法。感到特别忙乱的时候,运用不同的时间分析方法对时间进行分析,以帮助职业经理获得利用时间的合理模式。这是职业经理进行时间管理的重要方法。

【心得体会】

时间支配能力分析

请回答下列问题,测试壹下你对时间的支配能力。

请问答“是”或“否”。

（1）你是否壹到公司便列ft当日工作安排？

（2）你是否于固定的时间里处理往来函件,如上午或下午？

（3）你是否将无用的文件处理掉,而不是机械地归档？

（4）你是否能避免各种浪费时间和精力的“琐事”？

（5）你能使每项工作均善始善终,避免头绪多而乱吗？

（6）你能注意缩短用餐、饮茶时间吗？

（7）你只欢迎那些实于的、对公司有益的推销员或顾问吗？

（8）你除非万不得已才召开会议吗？

（9）你只参加那些对本部门的工作有直接影响的会议吗？

（10）你收到函件后是否阅后立即处理？

（11）你阻止别人给你寄发各种无用资料吗？

（12）你阅读报刊杂志时是否浏览大意后,再细读重点章节？

（13）你肯放手让部下独立工作吗？能不频繁检查或干扰他们吗？

（14）你鼓励部下遇到问题时开动脑筋,提ft独立见解吗？

（15）你手边有重要工作处理时,如果同事找你聊天,你能巧妙地拒绝吗？

（16）你能充分利用电话提高效率,不于工作时间煲“电话粥”吗？

（17）你每天下班之前是否将未完成的工作列入第二天的计划？

（18）你能充分利用电脑、复印机提高效率吗？

（19）当你遇到非得靠专门知识和经验才能解决的问题时,你是否请教专家协助,而不是单枪匹马地蛮干？

（20）你于召开重要会议时是否吩咐秘书不转电话,不会见未约来访者？

回答“是”,得 5 分；回答“否”,得 0 分。

如果得 80-100 分,表明你能最充分地利用自己的时间,不必因不能完成任务而加班或将工作带回家。

如果得 60-80 分,表明你基本上能够有效支配时间,只于某些方面仍须改进, 可参考测试结果对照检查。

如果得 30-60 分,表明由于做事计划性差、效率低,增加了很多工作压力, 你的问题集中于三个方面：主次不分；不能充分相信下属,不放权；精力分散, 易受不速之客干扰。只要下决心改正之上不足,你壹定能于有限的时间里取得更高的效益。

如果得 30 分以下,那表明你面临严重的问题或将被解职,除非你立即全力以赴提高效益。

工作紧急性分析

1.目的

分析每天（每周、每月）的工作紧急程度,根据紧急程度安排工作的先后顺序。

2.工具