项目工程档案管理操作指引

项目工程档案管理操作指引

项目管理中心

2019年10月

目录

1.目的...................................................................................................................................... - 1 -

2.适用范围...................................................................................................................................... - 1 -

3.术语和定义...................................................................................................................................... - 1 -

4.项目档案资料管理人员及设施配置 .............................................................................................. - 1 -

5.档案资料分类.................................................................................................................................. - 1 -

6.档案资料过程收集.......................................................................................................................... - 1 -

7.档案资料过程整理.......................................................................................................................... - 2 -

8.档案资料过程归档.......................................................................................................................... - 2 -

9.档案资料检查.................................................................................................................................. - 3 -

10.档案资料移交................................................................................................................................ - 3 -

1.目的

细化和完善工程项目档案的操作行为、岗位管理、过程收集、过程监督检查、竣工归档，提升项目档案管理水平及能力，确保档案资料的完善和移交，实现档案信息化和标准化管理，特制定本指引。

2.适用范围

本操作指引适用于公司所辖开发项目工程档案资料的收集、管理、移交等相关工作。3.术语和定义

项目工程档案：是指从工程开工至竣工交付过程中形成的与工程管理和工程过程有关的资料的统称。包含各种文字、数据、图表、声像、电子文件等不同形式与载体的原始记录，它如实反映了工程管理和施工作业的全过程。

4.项目档案资料管理人员及设施配置

4.1每个工程项目原则上应设置一名专职工程项目内业管理员。

4.2工程项目内业管理员应具有大专及以上学历，有责任感、事业心及吃苦耐劳的精神，具有三年及以上工作经验，持资料员证者优先考虑。见习生、实习生不得单独承担工程项目内业管理工作。城市公司工程管理单位需对见习生、实习生及新进人员等担任工程项目内业管理人员进行培训，经考核合格后方能担任项目内业管理工作。

4.3工程项目部应设专门内业资料室（无条件时应保证资料管理所需足够空间），资料室需配置必要的资料管理设施：资料柜、档案盒、扫描仪、打印机等必要的设备。

4.4资料室电脑应专人专用，工程项目内业管理员应高度重视电脑的维护、保养和资料备份，防止电脑中毒事件发生；当电脑发生中毒造成电脑故障，工程项目内业管理员应及时采取措施保护电脑内资料的安全，不得误删。

5.档案资料分类

项目档案资料按体系类型分为成本体系资料、工程体系资料、技术体系资料三类。成本体系资料、技术体系资料具体按照公司档案管理制度及其他相关制度执行，工程体系资料按照公司档案管理制度及本指引执行。

6.档案资料过程收集

6.1来往文件资料收发应及时做好收发文记录，视文件资料的内容和性质准确及时递交项目经理批阅，并及时送有关部门办理、内容封闭。

6.2项目工程档案进行及时收集，并对其内容填写的规范性、完整性和载体的要求形式进行确认，要求完整、真实、字迹清楚，确保项目档案满足相关收集要求。

7.档案资料过程整理

7.1档案资料整理：按照一定原则对收集来的档案资料进行系统分类、组合、排列、编号、基本编目、组卷，使之组成有序体系。

7.2施工蓝图需分专业归类整理，竣工图纸需按照相关要求折叠并装订成册。

7.3纸质资料需归类整理，小于A4规格的资料均需采用A4规格的办公用纸作为载体纸张进行粘贴（专业特殊要求的除外)。

7.4影像资料可刻盘整理装盒。

7.5工程项目内业资料归档的名称需统一编制，各城市公司按照相关制度要求、项目特点、资料种类和性质进行连续编号，文件编号登记簿由文件管理员建立（或系统生成），供部门人员登记取用。如有已编号文件在审批时作废，在编号本上注明作废，并写明原因。

8.档案资料过程归档

8.1纸质档案归档：图纸类资料需统一放置；非图纸类档案资料需按类建立专用档案盒归档入柜，当同类资料较多时，可分册归档。归档名称、大编号不变，加小编号区分。

8.2内业资料档案盒采用公司统一订购的档案盒（大型、中型），盒的脊面采用白底黑色字体的不干胶粘贴（或打印纸），尺寸4cm×15.4cm（大型）和2.5cm×15.4cm（中型），距脊面上端平齐粘贴,字体大小及间距按版面尺寸自行设置，力求美观清楚。

8.3工程项目纸质资料存档管理具体参见下图，城市公司工程项目部可根据项目管理特点增设档案盒及顺序编号