工程技术资料及档案管理制度

工程技术资料及档案管理制度

第一章范围

1、本制度规定了项目部所有部门工程技术资料管理标准、管理内容、要求与方法、检查与考核。

2、本制度适用于本工程从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间所有工程项目技术资料的收集、整理、移交等管理。

第二章规范性引用文件

建设项目（工程）档案验收办法

工程竣工图文件编制规定

国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范

第三章管理办法与制度

一、工程技术资料归档范围及要求

1、对与工程建设有关的重要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理立卷后归档。

2、项目凡持有上条所述标准规定之范围中所列资料的，无论是由部门或者个人保管，均应按本制度要求进行整理，由档案工作人员验收后归档。

3、对与工程建设有关的主要活动、记载工程建设主要过程和现状、具有保存价值的各种载体的文件，均应收集齐全，整理后归档。有电子文档资料的，应同时收集齐全。

4、所有归档的工程文件应为原件。

二、工程技术资料管理

1、接收：技术档案室在接收资料时应仔细核对资料名称、份数、资料状况（正、副本、原件、复印件、完好、齐全、破损）。

2、登记：充分利用资料管理软件，分类登记，确保软件自动生成的档案号与分类表一致。

3、填写卷盒封面、脊背。

4、排架：资料按类别分类排架：依照从上到下，从左到右的原则，卷盒（袋）

正面向左。

三、资料的分发及借阅

1、资料分发要填写“文件和资料发放登记表”，借阅要填写“资料借阅登记表”，签字备查。(表格见附表1.1、1.2)

2、项目工程技术档案资料原则上仅供项目内部人员使用，外单位调阅档案要经项目领导批准，见有效证件才可接待。

3、资料外借一般不超过1个月，最长不超过3个月。超过规定时间应办理续借手续。档案室保存的资料数量任何时候不应少于二套，只剩二套时，原则上不再外借，特殊情况下急需借阅，必须经过综合部主任签字批准。

4、借阅资料要及时归还。

5、对借出归还的资料要认真核对清点。

6、收到归还的资料要及时放回原处，并在借阅登记表上注销。

7、档案室对借出资料每月汇总一次，对到期末还的资料发出催还通知。

8、工程技术档案管理。

四、收集

1、凡从项目立项前准备阶段到项目竣工投产验收期间，办理完毕并能反应与生产、建设、技术等有关重要职能活动，对今后各项工作和延续本企业、本单位历史发展具有查考和凭证价值的科技文件材料（纸质及其它载体）均需进行收集。

2、档案管理人员应坚持“五参加”（参加科研成果和科研项目鉴定；参加设备招、评标，参加设备开箱；参加工程项目验收；参加重要的生产事故分析会），了解工程进度及有关资料情况，以保证各类档案资料及时、齐全、准确的归档。

五、档案的排架与保管

1、档案柜（架）依次从上到下，从左到右的原则进行编号，档案排架也依据从上到下，从左到右的方法。

2、本室档案采用分类排架法，不同类别的档案分别排架，同一类别的档案按分类号及案卷顺序号依次排列。

3、档案保管应做到“四不”即：不使档案分散；不使档案互相混乱；不使档案丢失与泄密；不使档案遭到损坏。

六、报告与记录

1、报告

项目以外的其他人员借阅档案时，应经主管部门领导同意后方可借阅。发现借阅人员损坏档案的现象时，应及时向主管部门领导汇报，并进行相应的处理。

2、记录

A：接收档案材料必须有交接记录。(见附表1.3)

B：调、借、阅档案材料必须有登记记录。

C：档案安全检查要有记录。(见附表1.4)

D：年度档案管理总结应存档备查。

第四章部门职责

一、综合部

1、项目档案室是直接管理部门，负责建立规范的项目档案室，设立专职工程技术档案管理人员。

2、负责根据国家和行业的档案法规，制定项目工程技术档案管理制度，报公司批准后，印发各部门执行。

3、及时向项目档案室移交本部门构成元素的工程项目资料。

二、档案室

1、负责工程技术资料及档案的日常管理工作，负责图纸、设备资料、合同文件、信函传真文件、综合文档等的接收、发放、借阅及其登记、电脑录入及编码归档。

2、负责归档数据库的数据备份。

3、负责指导项目各部门收集、整理相关工程技术资料。

4、负责档案设施、设备的维护管理，负责库存工程技术档案的安全及保密工作。

5、负责达标投产的资料整理工作。

三、工程部

1、建立规范的工程技术资料室，设立专职工程技术管理人员。

2、督促参建各单位（包括监理单位、施工单位、调试单位）严格遵守项目工

程技术档案资料管理办法，并纳入合同条款中进行管理。

3、协调参建各单位工程技术资料管理的重大问题。

4、审定经过监理单位审查的各类技术资料，并及时移交资料室。

四、计划合同部

1、负责提交本部门构成档案元素的工程项目资料。

2、收集、积累以及移交档案室之前的保存及管理。

3、负责借阅档案资料的妥善保管及时归还。

4、负责经手保密档案和资料的保密工作。

5、负责与设备供货方在技术资料方面的联系。

6、负责新到设备领出开箱时通知工程部收取开箱资料。

第五章检查与考核

1、项目领导班子不定期组织有关人员对各部门工程技术资料管理情况进行抽查。

对本办法中规定的档案材料不自觉上交且长期占为私有者，每件次扣罚责任部门200元。

3、不按规定收集整理档案材料并移交档案室的，或经催收仍不移交完整资料的，考核责任部门扣罚100-200元。

4、重要设备开箱验收不通知档案人员收取资料的，考核责任部门扣罚100元。

5、借阅档案资料超过规定时间，收到催还通知仍不归还或未办理续借手续的，考核责任部门扣罚100元。

6、档案资料遗失，每件次考核责任部门扣罚200元。

7、机密档案材料不按规定收集、整理、利用，违背程序而泄密者，考核责任部门扣罚200元，重者依法追究责任人行政和刑事责任。(见附表1.5)。