关于会议管理及接待标准的制度

关于会议管理及接待标准的制度

呼和浩特市易衡小额贷款有限公司关于会议管理及接待标准的制度行政字[2011]1号目的：为推进公司会议高效、有序的进行，确立会议责能、保证会议质量、规范会议时间及相应接待标准，确保落实会议精神的同时加强各部门之间交流沟通与相互协作，特制定本制度。适用范围：公司各部门内容：一、会议接待基本流程：1、会议主办部门在确定召开会议后，要提前协商会议场地及召开时间。2、至少提前12小时下发会议通知，包括书面会议通知和口头强调通知。3、在会议召开前3小时做好会前准备工作，包括会场布臵、座位安排、茶水及果盘的准备、投影设备连接、会议签到及会议记录准备工作等。4、会议召开前，主办方组织服务人员做好参会

人员入场引领工作，提示参会人员有序入场，依照事先安排好的座位次序入座，会议期间做好服务工作。5、会议召开期间，讨论式会议主办方事先指定会议主持第 1 页共13 页人，会议主持人需要控制会议时间、把握会议主题、设计发言次序、以及会议突发事件的处理等，防止因跑题、无序或突发情况等所引起会期延误。6、根据会议重要程度，在会议最后对有必要测评的会议进行会议测评，评选出第一名及最后一名，具体奖惩细则见本制度奖惩条例相关规定。7、会议记录人员需要把握会议重点，记录主要内容，整理会议纪要，会后半个工作日内需将纸版记录整理为电子版，纸版和电子版同时备案存档，并将打印版交主办方以便于会议确定事项的及时传达。8、会议主办方需要在会后及时对会场进行复位整理，确保会场所有电气设备停止运转后方可离开会场。二、会议通知：在确定会议

后，会议主办方在做好会议前期准备的同时，需要距会议正式召开至少12小时前发布会议通知，以确保会议顺利召开。

1、书面会议通知：1）依照通知格式对会议相关内容发布通知，包括会议名称、会议时间、会议地点、参会人员及会议主题等相关事项，最终成文确认无错别字后，打印纸版在公告栏内公示。2）行政部门组建公司QQ群，QQ群只限于内部员工发布通知等，将会议通知依照附件1格式进行编写，在QQ群内进行发布并且要求在线的参会人员进行回复确认收到信息。备注：①具体通知格式详见附件1。②发布会议通知要求纸版与电子版同步发布，即公告栏与QQ群同步公示。

2、口头强调通知：1）对办公室内未因共外出参会人员进行确认强调，要求其及时查看会议通知。2）因公外出或QQ不在线人员要进行打电话通知到位，确认其收到会议信息。

三、公司主要会议类型及相关事宜安排：

会议类型晨会时间地点参会人员会议内容总结前一个工作日工作，同时对当天工作进行交流布臵、分配等对一周以来工作情况及进展进行交流，相互说出工作中存在的困难，协商讨论共同研究，针对典型事件行政部门人员做好记录，会后整编为案例分享学习备注限时30分每日早办公室9：00—9：30 周会每周五下午17：00—18：00 限时1小时培训学习分享会每周六上午公司全员集相关专业知识，会议当天主持人安排顺序，有序一次讲解根据公司运营实际情况，提出合理化建议，针对需要规范及整改的方面，拿出自己的合理制度规范，集体讨论，进行补充完善第 3 页共13 页规章制度研讨会每周六下午审贷会接待通知后及时组织筹备审贷组及待定被审项目责任人项目负责人在与客户相关接洽完毕后，最终编写审贷报告，审贷组成员对该比业务的可行性进行评判，并给出最终决议，被审

项目责任人依据会议要求执行集团公司内部进行表彰，对表现优秀者及时以奖品形式予以鼓励，增加其荣誉感，表彰先进激励优秀财务部根据业务状况，及时商讨发现公司运营情况，对公司经营有效把控，并提出合理化建议员工大会每季度6日下午15:00 会议室集团公司全员限时3小时财务分析会新员工入职沟通会每月15日下午15:00 每批新进员工办理入职后续后集中召开财务部办公室总经理及财务部全员限时2小时新入职员消除新入职员工陌生感，使其了会议室工及行政解企业，尽快融入企业人事人员备注：①以上会议为例行会议，其他临时性会议需要依据本制度之前明确的会议流程提前筹备，如遇特殊情况需要提前与总经理进行沟通，在得到许可后方可依照总经理确定的标准执行。②以上统一安排的会议，各主办部门必须严格依照会议时间要求按时召开，如遇特殊情况需要与总经理申请协商，在得到许可

后，方可另行安排时间。③以上所有会议遵循小会服从大会原则，如果出现会议冲突情况，各主办方需要提前商榷，根据会议重要程度报总经理审批，在得到许可后方可另行调整时间。

四、会议接待标准：为了有效推进成本把控，防止会议中出现不必要的浪费，会议主办方需要根据会议人数及会议主要内容确定会议接待标准，具体罗列如下：第 4 页共13 页参会人员会议单位：人性质5≥X 10≥X ＞5 20≥X＞10 30≥X＞20 40≥X＞30 50≥X＞40 60≥X＞50 大型60＞X 中型小型主要内容花销标准单位：元40≥X 80≥X＞40 120≥X＞80 160≥X＞120 200≥X＞160 240≥X＞200 280≥X＞240 根据会议具体人数与总经理协商后确定备注①集团公司各分公司董事长、总经理、股东等内务业务洽谈；

②公司邀约外来客人商务洽谈；③公司组织的产生相关接待费用的会议活动，需要提前填写《呼和浩特市易衡小

额贷款有限公司会议申请表》，报总经理签批后方可执行。备注：①会议花销主要支出方向：果盘、茶点、咖啡、果汁、纸杯或会议必备物品开销。

②会议主办方需要严格依据花销标准严格把控成本，遵循物美价廉原则，保证有效支出的同时尽量将成本降至最低，确保会议顺利开展的同时减少不必要的浪费。③针对某些产生费用的会议，待填写完《呼和浩特市易衡小额贷款有限公司会议申请表》后需要报总经理审批后方可生效，会议申请表一式三份，主办申请部门、综合行政事务部门及财务部各执一份。④如遇特殊情况，如总经理因公出差等，需要通过便利的通讯方式与总经理进行沟通，在得到总经理许可的情况下可以执行相应的标准，待总经理回公司后补签相应的申请表。五、会议管理规定：1、会议主办方管理细则：1）经研究确认会议时间后，至少提前1个工作日确定会议场地及会议主题，提前编写会议通