房地产开发公司合同管理制度

房地产开发公司合同管理制度

一、总则

为了规范公司的合同行为，加强合同管理，防范经营风险，特制订本制度。

二、合同管理原则

（一）合同的订立和履行须符合《合同法》的规定。

（二）应该遵循“事前签订”原则，即合同必须在业务发生前签署，原则上禁止未签署合同即开始履行经济活动。

（三）合作方必须具有执行合同的相应资质和能力，能够切实扫行合同及有足够能力承担违约责任。

（四）合同的签订和执行应围绕项目成本进行运作。

三、适用范围及主办和执行部门

本制度所适用的合同、主办部门和执行部门规定如下：

（一）工程合同是指甲方直接发包工程项目而签订的合同，包括但不限于桩基础、土建、安装、装饰、区内市政配套工程、园林环境工程、工程监理等，也包括甲方直接供应的材料、设备等所签订的合同，包括但不限于电梯、水泵、消防设备、内外墙装饰材料等。其主办部门为经济部，执行部门为工程管理部；

（二）勘察及委托图纸设计任务而签订的设计合同，其主办部门和执行部门均为技术管理部；

（三）其它合同主办部门和执行部门可根据实际工作内容归属部门予以明确。

四、职责

（一）合约部职责

1、负责组织编制《项目合约总体计划表》和《项目近期发包计划表》；

2、负责拟定主办合同的合同范本；

3、负责起草合同文本，其它部门配合。工程管理部门负责提供工程合同的有关施工、质量、验收各进度等要求，技术部负责提供工程合同有关设计方面的要求；

4、负责组织合同的审核会签；

5、负责填报主办合同的相关信息；

6、参与审核合同进度付款和结算付款；

7、负责建立各自业务合同台帐，并根据合同签订与执行情况及时更新；

8、负责合作方违约责任的追究工作，并最大限度地保护我方利益。

9、参与合同订立的全过程；

10、负责熟悉合同条款并按合同条款执行；

11、负责合同进度的把控、竣工结算资料的收集、审核和工程款项支付申请；

12、承担经济部主办合同的全部职责；

13、负责成本科目所属合同的合同编号、合同信息的报备及归档整理工作；

14、负责合同的报备工作；

（二）财务部职责

1、参与对合同价款、付款条件、违约责任等条款的审核；

2、参与审核合同进度付款和结算付款；

3、参与供应商履约评价；

（三）行政人事部职责

1、负责合同用章的管理工作；

2、负责合同正本的归档保存；

3、协助合同主办部门处理合同纠纷事宜；

五、合同的形成

（一）直接发包类合同是指由于政府或行业垄断原因而形成的行政性收费合同，或土地购置合同；或者情况紧急时直接授予的各类合同。此类合同如果由于各种原因，没有合同文本或即使有合同文本，但合同要素不全的，合同主办部门在准备待签合同文本时必须附上政府或行业的收费文件，并就付款部门全称、收费名目、计算方式、付款方式、洽谈经过进行详细说明。

（二）议标类合同是指通过议标流程而形成的合同，合同主办部门根据议标过程形成的记录汇总拟定待签合同文本。

（三）招标类合同是指通过招标流程而形成的合同，合同主办部门在确认发出中标通知书后，根据所有的考察、资格审查、招标、评标和中标资料，以及招标文件所附合同文本和相关部门提供的合同内容，汇总拟定待签合同文本。

六、合同要求

（一）合同中必须明确合同范围、工期要求、质量标准、合同金额及组成、合同履行日期、付款方式、结算原则及方式、双方或三方权责、违约责任、争议解决方式及工程保修办法等事项。

（二）形成待签合同文本：经过方确认和公司内部审查后形成待签的合同正本；装订完成的合同文本一般由对方单位先行签字，并加盖其单位的合同专用章及骑缝章，合作方加盖的合同专用章应清晰可辨认。合同主办部门负责检查任凭方的签字盖章是否符合要求。

（三）填写《合同审批表》：合同主办部门负责组织填写《合同审批表》，合同主办人应填写中合同名称、建设方、合作方、合同金额以及简要填写合同签订

重点内容，是否招投标等基本情况；先在合同主办部门内部进行审批流转，并负责组织按顺序报各级主管人员审核合同文本，认真回答各级主管人员提出的有关合同的相关问题并确保各级签署意见得到落实。在合同文本审批流转环节，如各审批部门提出修改意见，合同主办部门应结合审核意见，及时将合同正本修正完毕，重新执行合同审流程。

（四）授权签字：完成审批程序后的合同，在授权范围内，由总经理签字。

（五）合同盖章：行政人事部应对合同文本、《合同签订审批单》签字的完整性进行认真核对，确认后方可加盖合同专用章，合同文本在两页或两页以上时应加盖骑缝章，用章完毕后及时做好相应用章登记。

（六）合同编号：合同签订后，由行政人事部按本规则进行统一编号。

（七）主合同编号规则如下：

达美实业合字（）总第（）号（）分（）号。如：达美实业合字（2009）总第（010）号（经）分（002）号。

1、第一组括号为合同签订年度，如2009年；第三组括号为部门名称代码，“约”字代表合约部；“工”字代表工程部，“技”字代表技术部；“营”字代表销售部。

2、第二组、第四组三位数字为流水号。该流水号分别从001开始编号。

（八）合同的备案：经签字盖章成立后的合同需由行政人事部按要求统一备案。

七、合同履行

（一）合同在签订之后，根据工作需要，主办部门可以发起组织合同交底会，各相关部门应参加会议，由合同主办部门讲解合同的起止时间、合同范围、质量要求、金额、付款方式、双方的权利义务及各部门配合中应注意的问题等。合同交底会必须形成《会议纪要》备查。

（二）合同生效后，合同的主办部门和执行部门必须指定经办人监督合同双方的履约情况，并及时更新《合同台帐》，并按合同约定落实双方的权利和义务。更新后的《合同台帐》及时报经济部汇总。

（三）执行部门负责把控合同进度、竣工结算资料的收集审核和款项支付申请。

（四）在合同履行过程中，一旦出现合同对方违约的情况，合同主办部门和执行部门必须保留和收集有关证据，并及时报告相关部门、上级领导。

八、合同变更和解除

（一）如因情况发生变化，需要对合同进行变更或解除时，主办部门应立即请示上级领导，由其会同其它业务部门共同研讨变更的风险和处理的方法，并与