印鉴使用管理规定

印鉴使用管理规定（试行）

1 总则

1.1 为规范公司各部门、各分子公司用印管理工作，维护企业合法权益，确保用印安全，理顺管理及业务流程中的用印环节，提高管理效率，特制订本规定。

1.2 本规定中用印范围，是指在与公司权利义务有关的文件，公司各部门、各分子公司发行或管理的文件、凭证、文书资料档案，对外单位业务往来需加盖印章（以公司或有关部门名誉证明其权力作用而使用的印章）。

2 印章种类

2.1公司章：“云南腾俊投资有限公司”；

2.2财务专用章：“云南腾俊投资有限公司财务专用章”、“云南腾俊投资有限公司发票专用章”；

2.3合同专用章：“云南腾俊投资有限公司合同专用章”；

2.4法人代表人章：董事长人名章。

2.5部门章：“云南腾俊投资有限公司XX部”等。

3 印章刻制与保管

3.1行政部为公司印章的管理部门。

3.2公司使用的印章，工商行政、公安等部门有明确备案要求的，必须依照相关要求进行登记备案；其他行政用章须填写《印鉴新增及更换申请单》（见附件5）经董事会、总裁或副总裁批准后，由行政部门安排

刻制。

3.3印章的启用

3.3.1印章刻制后，公司级印章（含公司章、合同章等）由法人代表或总裁、行政部经理共同启封，以公司名义行文，宣布印章正式生效。

3.3.2部门章由部门负责人、行政部经理共同启封，宣布正式生效。

3.4印章保管原则上采取行政部集中管理的方式

3.4.1公司章：由总裁或副总裁授权行政部负责管理。

3.4.2财务专用章、发票专用章：由总裁或副总裁授权财务部，再由财务部授权财务人员管理。

3.4.3合同专用章：由总裁或副总裁授权行政部管理。

3.4.4法人代表名章：由法人代表授权财务部，再由财务部授权出纳负责保管。

3.4.5部门章：经总裁或副总裁授权，由各部门负责管理。

3.5印章的更换

3.5.1印章由于磨损或者损毁需要更换时，由印章保管人填写《印鉴新增及更换申请单》（见附件4）报行政部，上报经总裁或副总裁审批后，由行政部经理负责安排重新刻制，并行文声明更换印章。

3.5.2印章遗失时，应及时向印章登记机构和公安部门报案，并依法公告原印章作废。经总裁或副总裁审批后，由行政部经理负责安排重新刻制，并行文声明更换印章。

3.6印章的移交撤销、销毁

3.6.1因人事变动的需填写《印鉴移交单》经移交、监交、接交人三方签字认可（见附件6）；

3.6.2因组织机构的变化，印章应随着机构的更名、撤销而撤销。

3.6.3部门更名或者撤销后，原部门负责人应负责将印章交行政部。3.6.4行政部负责将失效的印章汇总，填写《印鉴新增及更换申请单》（见附件5）经审批后，按照档案销毁程序销毁。

4 印章使用范围

4.1 公司章：以公司名义发文的红头文件等，对外的证明、向政府相关部门提供的资料、其他对内、对外因工作需要加盖公司章的文件，及需加盖公司章的合同文本、协议、支票等。

4.2 财务专用章：财务报表等财务范围内用印。

4.3 发票专用章：用于发票盖章。

4.4 合同专用章：公司对外签订销售之外的合同、协议等，使用合同专用章。

4.5 法人代表名章：主要用于有关合同、协议、支票以及对外呈报的各种报表等。

4.6 董事长名章：主要用于任免中层以上管理人员及对外呈报的各种报表等。

4.7 部门章：以部门名义在授权范围内对内对外的用印。

5 印章使用程序

5.1 常规报表、证明信使用印章应履行相应的使用登记手续，经部门负责人签字后即可用印。

5.2其他用印必须履行相应的审批程序。

5.2.1使用人填写《印鉴使用审批单》（见附件1）；

5.2.2印章审批人审批并签字（董事长、总裁、副总裁、部门经理、分子公司总裁）；

5.2.3监印、审核人：印章管理人；

5.2.4登记《印鉴使用登记表》（见附件3），保管人负责进行登记；

5.2.5印章保管人用印。

5.3当用印人或用印部门有用印需求时，必须填写《印鉴使用审批表》，连同需用印的文件，先报相应的部门负责人进行审批；合同用印按合同审批权限执行。

5.4各部门授权的印章保管人，必须严格检查《印鉴使用审批表》各项内容是否填写齐全，是否有相应的审批人所签署的意见，如有缺项予以退回；如发现《印鉴使用审批表》审批内容和所需用印文件不相符者，坚决予以退回，并上报部门负责人。

5.5印章保管人同时填写《印鉴使用登记表》并请用印人签字确认。

5.6对审批手续不全的用印要求，印章保管人有权拒绝用印并报告上级。

5.7印章管理人对印章使用有审核权。

6 印章使用注意事项

6.1用印文件管理。

6.2用印文件是具有法律效力的文件，相关部门要妥善保管。

6.3应归档的文件要及时定期归档。

6.4过期或者废止的文件要按照程序进行销毁。

6.5印章保管人及使用人不许私自携带印章外出，如因特殊情况需要携章外出，市区内必须填写《外借外出审批单》（见附件4）经使用部门负责人、保管部门行政部经理审核，总裁或副总裁审批同意后，由印章保管人携章与使用人一起外出盖印，乘坐公司专车直接往返，中途不许停留，并做好相应记录。市区外办理的须总裁或副总裁签字同意后由经办人携带印章办理。

6.6不得在空白纸张、证件、表格等材料，或有涂改痕迹，或使用易于涂改笔迹填写的各类材料上面加盖印章。

6.7如印章保管人因故离开工作岗位，不论时间长短，都要将印章委托代管者进行保管，做好交接手续。代管印章者在代管期间必须严格执行印章管理规定，如未做好交接手续，代管期间发生盖印事故，由原保管人承担后果。

6.8对某些特别的文件如：重大的合同协议、贷款担保书、法律声明书等，需法人代表亲自签字、审批才能用印。

6.9下列情况，由公司总裁或副总裁批准用印：

6.9.1公司对外发文；

6.9.2公司签订重要合同；

6.9.3代表公司的其它事宜需要盖章时。

7 罚则