理解组织及其环境控制程序讲课稿

1.目的

理解、确定、监视和评审与公司目标和战略方向相关并影响实现质量管理体系预期结果的各种内部和外部因素，采取措施适应环境变化。

2.范围

包括与公司宗旨和战略方向相关的环境内部因素和外部因素的构成，环境信息的收集、更新、确定，分析、监视和评审的方法。

3.术语和定义

3.1愿景：由最高管理者发布的对公司未来的展望。

3.2使命：由最高管理者发布的公司存在的目的。

3.3目标：要实现的结果。

3.4战略：实现长期或总目标的计划。

3.5组织环境：对公司建立和实现目标的方法有影响的内部和外部因素的结合，它既需要考虑内部因素，例如：公司的价值观、文化、知识和绩效，还需要考虑外部因素，例如：法律法规、技术、竞争、市场、文化、社会和经济环境的因素

3.6战略小组：由总经理任组长，各部门负责人任组员所组成的项目小组。其工作任务是负责对公司的环境信息进行收集，分析处理、理解和确定并及时对环境信息进行监测和评审；负责公司风险的识别，评价及制定应对措施，负责公司战略的制定

4.职责和权限

4.1战略小组:

负责统筹公司组织环境信息的收集、分析、监视、评审，确定组织环境的内部因素和外部因素。

4.2各部门

负责对本部门涉及的组织环境信息收集、分析处理，理解和确定本部门相关的组织环境的内部因素和外部因素，并将结果向战略小组反馈。

4.3总经理

负责确定公司的使命、愿景、价值观、发展战略，负责审批《组织环境外部因素分析表》《组织环境内部因素分析表》《SWOT分析表》并主持召开评审会议。

5.流程图

6.程序

6.1组织环境信息收集。

6.1.1组织环境信息分类：分为外部因素和内部因素。

组织环境外部因素的一般构成见下表

组织环境内部因素的一般构成见下表

6.1.2组织环境信息收集的时机

在体系建立之初进行风险识别之前及年度管理评审或年度质量目标设定之前进行定期

收集。

当组织环境变化影响公司目标和战略方向时，应适时进行收集。6.1.3组织环境信息的收集渠道和分工

战略小组负责对组织环境信息进行收集，通过多种渠道收集公司与目标和战略方向相关的内、外部信息。

例如：通过国家和国际新闻、网站、国家统计部门和其他政府部门的出版物，行业和技术出版物、本地、地方和国家行业协会等渠道进行收集。

对于外部环境信息，商务部侧重竞争市场经济信息、顾客满意度的收集。研发部、技术部侧重技术信息的收集。人力资源部侧重各种法律法规、文化、社会以及相关方信息的收集。

对于内部环境信息，包括公司的价值观、文化、知识和绩效等相关内容，由战略小组组长（总经理）负责组织收集。品质管理部负责质量管理体系的收集。采购部负责合格供方绩效的收集。财务部负责财务因素的收集。制造部负责基础设施、过程环境的收集。6.2分析处理与理解确定组织环境

战略小组成员将其所负责的组织环境内、外部因素相关信息收集后，填写《组织环境内外部因素分析表》，分析处理与理解确定内外部环境。

a.对于组织环境外部因素，通过分析趋势从而理解确定机遇与挑战，它们是对公司发展有直接影响的有利和不利的客观因素。

b.对于组织环境内部因素中的企业文化、价值观和发展战略，战略小组应与公司管理层深入沟通，并由总经理加以确定。对于组织环境内部因素中的财务因素、组织知识因素、基础设施与运行环境因素、绩效因素、组织管理因素等应由战略小组调查和分析并确定其优势和劣势。它是公司发展中自身存在的积极和消极的因素，属于主动因素，具有能动性。

c.在理解组织环境的过程中，不仅要考虑到历史和现状，而且更要考虑未来发展问题。

d.战略小组将完成的《组织环境内外部因素分析表》报总经理审批后加以发布。

e.战略小组根据审批后的分析表，采用“SWOT分析法”对公司的环境作进一步分析，

并填写《SWOT分析表》，对公司经营过程中内部环境的优势和劣势、外部环境的机会和威胁进行充分的分析，并进行战略的组合与选择，做到知己知彼。

f.如战略小组决定需要对公司产业结构作进一步分析，可采用产业结构五力分析法，填写“产业结构五力分析表”,对潜在竞争者的威胁分析、现有竞争者的威胁分析、替代品的威胁分析、与客户谈判的能力分析、与外部供方谈判能力的分析，从而了解公司所在行业的竞争环境变化

6.3组织环境信息的更新

战略小组成员应根据所搜集的环境变化的信息，适时的提出修改《组织环境内外部因素分析表》的申请，由战略小组组长负责组织对其进行讨论，审核确认后更新环境信息，报总经理批准后发至相关部门。

6.4组织环境信息的监视和评审

战略小组将组织环境信息分析处理与理解确定的结果，作为风险识别分析评价的输入。战略小组应定期或不定期对组织环境信息分析处理与理解确定的结果进行监视和评审，并评价其有效性，发现问题应采取纠正措施，以保证组织环境理解分析管理的有效性、连续性、充分性。

监视和评审的结果应作为管理评审的输入

6.5沟通和记录

组织环境理解分析管理过程中，每一阶段公司应与内部、外部做好充分沟通，沟通内容包括：组织环境的信息收集、信息分析处理与理解确定的结果、监视和评审实施情况等

组织环境理解分析确定的相关成文信息，由战略小组负责保存，各部门只需要保存与本部门有关的成文信息。

7.相关文件

ZP-CX-6.1 风险和机遇应对控制程序

8.质量记录

《组织环境内外部因素分析表》《产业结构五力分析表》《SWOT分析表》