辅料管理操作规程(修改)

上海鸿友工业有限公司

辅助材料采购管理操作规程

1．目的

为规范辅助材料的采购、库存管理及车间领用管理及其会计核算，对原《辅助材料采购管理操作规程》进行修改。

2．定义

辅助材料，简称“辅料”，指本公司ERP系统产品BOM表以外的属于公司生产经营所需的物料，包括办公用品、劳保用品、工具、计量器具、维修配件、简易维修等。

3．采购管理

3.1采购审批

3.1.1请购：由使用部门按照公司《财务审批管理规定》之2.1条款的规定，办理《请购单》或《辅助材料需求计划》（以下统称请购单）审批手续。使用部门申请采购时应查询库存或考虑用现有辅料替换使用。如果生产计划改变或使用情况变化，应及时通知配套部退换专用辅料。

3.1.2职能部门审批：

●办公用品、劳保用品、非生产用低值易耗品：由总经办对数量及

采购必要性进行审核；

●开发用物品：由胡总对数量及采购必要性进行审核；

●其他辅料：由司维波对数量及采购必要性进行审核。

3.1.3配套部根据《请购单》上的使用数量及库存数量进行综合平衡后确定采购量。如经济采购量与请购数量差异较大，应与使用部门及时沟通，并在《请购单》备注栏说明情况。

3.1.4由采购员按照《财务审批管理规定》之2.2条款的相关规定，进行采购询价、比价。采购价格由配套部长审核、财务部复核。

●常用物料半年集中审议价格一次，由配套部负责召集供应商议价。

●采购价不大于历史价格的采购单，不需提供比价资料。

●采购价大于历史价格的采购单，需要提供比价资料。

3.1.5所有《请购单》总经理签署过以后有效。

3.2采购入库

3.2.1辅料保管员根据《请购单》和送货单办理入库手续，严格核对采购价格、交货数量，在确保无误后接收货物，不得超量入库。

3.2.2对需要检验部门检验的辅料，由辅料保管员填写《辅料报检单》，向检验部门办理报件手续；对不需要检验部门检验的辅料，由请购部门或使用部门或仓库主管验收。

3.2.3办妥检验手续后，辅料保管员按合格数及审批价格填写《辅料入库单》，《辅料入库单》一式三联，其中：第一联仓库存档，第二联财务记账，第三联供应商对账。

3.2.4辅料入库后，由辅料保管员严格按照《辅料入库单》在“用友存货管理”系统中办理入库，并按行次注明采购单编号。要求做到“日清日结”。

3.3辅料入库的财务账务处理

3.3.1财务部在“用友存货管理系统”内核对入库单、请购单及发票，并在“用友存货管理系统”内录入发票号。对于价格的合理差异（发票价格低于审批价格、总金额尾数等），用《入库调整单》调整差异。

3.3.2财务部在ERP系统的总账模块“应付账款”科目下设两个二级明细科目：

⑴“应付账款－有票”，此科目核算已办妥正式入库手续的辅料，并且已收到发票所产生的应付账款：

●发票、入库单、采购申请单核对无误的账务处理：

借：原材料－辅助材料

应交税金－应交增值税进项

贷：应付账款－有票

●付款时作会计分录：

借：应付账款－有票

贷：银行存款

⑵财务部应付会计对“应付账款－有票”科目的应付款，按单位设三级明细，设置手工账进行辅助管理。

⑶“应付账款－无票（用友）”，此科目核算已办妥正式入库手续的辅料，但尚未收到发票所产生的暂估应付账款：

●月末，对已入库，尚未收到发票的辅料按不含税价暂估入库：

借：原材料－辅助材料

贷：应付账款－无票（用友）

●次月初，将原来的“暂估入库”冲回：

借：应付账款－无票（用友）

贷：借：原材料－辅助材料

4．领料管理

4.1各部门应指定领料员或职务代理人领料，领料员向仓库查询情况，并由仓管员打印《材料出库单》再由各部门部长签字确认后：

●生产性物料(在投料计划内的物料)领用由制造部再次审核；

●劳保、办公用品由总经办再次审核。

●其他物料由使用部门部长或车间主任审核。

4.2仓管员按签字手续齐全的出库单发货,能以旧换新的物品，严格执行以旧换新手续。

4.3仓库发料账务处理：已办理出库的《材料出库单》于次日送财务部。仓

管员应每日清理出库单，月末结账日尚未发货的《材料出库单》，仓管员应在“用友存货系统”内作废此《材料出库单》。

4.4辅料消耗财务处理：财务部每天对出库单审核记账，每月末根据各部

门的领料汇总表编制会计凭证进行费用处理。并提交辅料使用分析表给各部门参考及监督。

5.辅料库管理

5.1“以旧换新”的规定

5.1.1目前暂定为“以旧换新”的类别如下：

●进口丝锥

●合金钻

●铰刀、铣刀、刀片、成型刀。

●墨盒、硒鼓，由总经办编号后以旧换新。

5.1.2“以旧换新”的数量与领料的数量相符,旧物料应集中存放。每季度由总经办、财务部、仓库清点后，由仓库按废品报废处理。

5.2 不合格品管理规定

5.21.对于已办理合格入库的物品，后经发现不合格的，库管员在用友系统中做红字《材料入库单》，同时通知采购员办理退货。红字入库单的单价与原入库单价相同。

6.月末盘点及对账

6.1仓库管理员应将《请购单》、《辅料报检单》、《送货单》、《材料入库单》、《材料出库单》等各类单据及时整理装订归档，账、卡、物一致。每月末，由仓库主管组织落实对辅料进行全面盘点，财务部负责对其进行抽盘。对盘盈盘亏情况，仓库必须及时做出处理，财务部根据仓库的处理意见，报相关领导批准后调账。

6.2每月末，财务部对ERP系统“原材料－辅助材料”科目的余额与“用友存货管理”系统中的余额进行核对，如产生差异应及时查明原因并处理。

6.3每月末，财务部对ERP系统“应付账款-无票（用友）”科目的余额“用友存货管理”系统中的未开发票的送货单总额进行核对，如产生差异应及时查明原因并处理。

附件一、《请购单/物料需求计划》格式

附件二、辅料采购审批流程图

上海鸿友工业有限公司

签发：

附件一：

注意：1、申购人填写《请购单》前应查询库存及确定使用数量。采购员填写批购数量，备注栏应注明核定单价是“历史价格”或“新价格”。

2、采购员可以按已审批的《车间辅料投料计划》电脑制作《请购单》，但《请购单》栏次不能减少，自行制作的请购单的编制人为采购员，《车间辅料投料计划》作为附件随单同行。