企业内部控制(内控) 22.3合同管理

XXXX股份有限公司内部控制手册

22.3合同管理

1．概述

规定了XXXX股份有限公司及其下属公司（下属公司是指光电股份有限公司投资（控股）和托管公司）合同管理工作，旨在确保合同管理符合国家法律、法规和公司内部规章制度的要求，规范合同管理制度及管理模式，依据公平公正及诚实信用原则订立合同，依法有效监督、管理，保证履约顺利进行，维护企业合法权益。

2．风险描述

根据企业内部控制基本规范、应用指引以及管理层的关注点，企业至少应当关注到合同管理的风险如下：

（一）没有重大合同和一般合同的区分，导致重大合同和一般合同审批签订流程完全相同，可能导致公司利益损失，影响公司经营效率目标；

（二）未对拟签约对象进行针对合同条款中的履约能力和独立承担民事责任的能力进行评审，影响后续合同的执行，产生法律风险，影响公司合法合规目标；

（三）合同谈判的重要事项没有形成文件记录，出现争议时无据可依，影响后续合同的签订，影响公司经营效率目标；

（四）合同审批中提出的审核意见未具体落实到最终合同条款中，导致法律风险及经济损失，影响公司合法合规目标；

（五）合同对违约约定条款不够明确，导致出现违约，进而公司追偿困难，造成经济损失和法律风险，影响公司合法合规目标；

（六）合同约定的处理纠纷方式不合理，导致对公司处理纠纷不利，影响公司合法合规目标；

（七）合同签订人未经授权签署合同，或授权范围、期间不明确、被授权人不符合授权条件，导致法律风险，影响公司合法合规目标；

（八）公司部门或下属单位未经授权或委托签订超越权限的合同，导致舞弊风险和经济损失风险，影响公司合法合规目标；

（九）合同签订后，合同副本及相关审核资料未交由档案管理部门进行归档，导致对合同无留档管理，影响公司经营效率目标；

（十）按照规定，合同签订处理后应当至有关部门登记而未登记，导致公司未来业务受到影响，从而影响公司合法合规目标；

（十一）未对合同登记资料进行及时存档备案，可能导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失，影响公司合法合规目标；

（十二）合同未按约定条款履行，导致法律风险和经济损失，影响公司合法合规和资产安

全目标；

（十三）未能对合同进行持续跟踪监督，导致未能对对方合同履行情况进行有效控制，影响合同的履行，影响公司的资产安全；

（十四）合同争议或纠纷发生后未及时上报相关职能部门和领导，导致合同争议或纠纷无法及时解决，造成损失进一步扩大，影响公司合法合规目标；

（十五）出现纠纷时，未经合同归口管理部门和主管领导审核批准，合同经办部门或个人即向对方做出实质性答复或承诺、接受或向对方提供不利于我方的处理纠纷的资

料，导致法律风险和经济损失，影响公司合法合规目标；

（十六）合同信息安全措施不当，可能导致商业秘密泄露或因未对合同谈判资料进行及时存档备案而导致资料丢失、遗漏等，给企业带来损失，影响公司合法合规目标。3．流程图

4．相关制度

销售管理制度

合同签订管理制度

合同评审管理制度

需要移交公司法律事务部处理的应收款范围合同管理制度

合同签订管理流程

价格调整流程

5．控制目标

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