办公室收发文管理制度

公司收发文管理制度

为规范收发文工作,特制定本制度。

1.公文处理一般包括登记、分办、批办、承办、核稿、打印、签发(印章)、传递、归档、销毁等程序。

2.单位所有收发文管理工作均由办公室统一负责管理。办公室指定专职人员负责收文与发文工作。收发人员必须根据有关文件资料,如实填写收件登记表、发文登记表。未经许可,不得随便代理收发工作,以免造成混乱。对未登记完毕的文件材料,不得先行使用、阅读。

3.公文登记后,由办公室根据相关领导的批示,下发或转交各位负责人传阅,如需转交有关部门阅办,应由相关人员登记、签字后方可送交。属领导亲收件,一律交收件人亲自拆封。

4.阅读文件应规定范围,秘密级以上文件须到办公室阅读,因工作需要借阅文件应办理借阅手续,用完后及时退还。秘密级以上文件,各级领导及有关人员均不得携离办公室。

5.各部门或个人对承办的公文必须认真负责,按规定期限迅速办理,不得拖延积压。

6.各部门均应实行公文催办制度。负责办理公文的人员,对自己经手处理的公文应件件有落实,事事有下文,转办要及时,催办有结果,防止积压误事。

7.公文办完后,应根据文书立卷、归档。

8.各级员工调动时,应将文件(含工作记录本)清理移交,凡外出参加会议带回的文件,应及时送办公室登记保管。

9.没有存查必要的公文,经主管领导批准,由办公室定期销毁。销毁秘密公文,要进行登记,有专人监督,保证不丢失,不漏销,不准作废品出售,一律用碎纸机打碎或其它方法销毁。