工程部文件管理制度

工程部文件管理制度

为了规范施工工程部文件管理，理顺各类文件的收集、整理和归档职责，做到文件往来清晰有据、检索方便、可追朔性强，特制订工程部文件管理制度。

一、项目文件分类及收集归档分工

二、项目文件分类说明

1、总承包人项目规划文件。包括：施工全过程管理实施规划、项目协调程序、质量计划、安全/HSE管理规划、进度控制要求等。这类文件由工程部各职能组或专业技术人员根据项目情况编制，内部审核后报业主确认，作为项目指导控制类文件。

2、合同协议类文件。包括：总承包合同、分包施工合同、补充协议、纪要。

3、总分包资质备案文件。包括：分包资格报审、现场管理体系核查。该类文件需要向业主/监理报审。

4、计划进展类文件。包括：

（1）、开工报告。包括总承包商向业主/监理提交的开工报告及分包商向总承包商提交的开工报告。开工报告是确定工期、合同履行的重要依据。

（2）、施工总进度计划，季、月计划和三周滚动进度计划，上述进度计划报审表。

（3）、工程暂停/复工令，工程延期审批。

（4）、项目施工（月）进展报告。

5、工程施工日志。工程施工日志由各职能组负责人组织每日编写，施工经理负责督促检查，按月汇集成册后交项目秘书归档。工程施工日志表格使用项目所在地要求的通用表格。

6、会议纪要。按照管理关系和形成纪要方可按以下分别存放、归档。

业主/总包会议纪要，纪要由业主方形成。总包/业主会议纪要，纪要由总包方形成。监理/总包会议纪要，纪要由监理方形成。总包/分包会议纪要，纪要由总包方形成。其他，纪要由组织方形成。纪要应由现场负责人统一签发，项目秘书收集保管。

7、申请/报告类文件。主要是对业主、监理、质量监督站、检测组织等形成的文件。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。

8、工作联系单/工程备忘录类文件。按照管理关系和形成文件方，可按以下分别存放、归档。跟踪该类文件的审批、回复，文件存放需要闭合。

（1）、总包/业主工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。

（2）、总包/分包工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。

（3）、总包与其他相关方的工作联系单/工程备忘录，文件由总包方形成。

（4）、分包/总包工作联系单/工程备忘录，文件由分包方形成。

9、总包通知。对施工分包商/设备材料供应商的指令性管理文件，由项目经理/施工经理统一签发，必须有分包商的回复文件，文件存放需要闭合。

10、造价费用控制文件。应由造价员(师)组织整理，包括对业主的资金计划、付款申请及审批，对分包商的进度款审批，变更费用控制文件，竣工结算。其中现场签证、报价确认单等与施工管理密切相关工作。

11、安全管理文件。安全管理文件主要包括但不限于以下：

（1）、总包人安全管理规划、技术指导文件，管理要求。

（2）、分包人安全资质、人员资格资料备案审查文件。

（3）、安全专项技术指导文件及报审文件。

（4）、总包人现场核查记录文件。

（5）、总包人内部人员培训文件。

（6）、总包人安全检查文件。

（7）、总包人安全管理总结文件。

12、现场采购文件。应由采购组整理，还需及时将业主采购的设备/构配件/材料的质量保证资料，做详细统计，以备工程验收需要。

13、图纸。除按合同要求向有关方提供的施工图纸外，工程工程部现场应至少保存两套完整的施工图纸，由项目资料员按专业统一编目保管。图纸原则上不外借，内部借阅需报项目经理批准，并办理借阅手续。借阅人对所借图纸的完整性、安全性负责。

14、现场施工文件。包括：

(1)、综合部分（施工组负责整理、汇总）。包括：

A、设计交底、图纸会审，设计变更、洽商。按照专业分类，编制资料统计表，标明专业、已发单位。

B、施工组织设计、施工组织技术指导文件及审批文件。编制资料统计表，标明专业、分包单位。

C、设备/构件/材料报验资料。包括：报验申请表、数量清单、质量证明文件及复试报告。编制资料统计表，标明专业、涉及部位、采购单位、数量清单、质量证明文件及复试报告份数。业主采购设备/构件/材料的资料按前述“12”执行。

（2）、土建（建筑与结构）工程部分：包括测量定位资料、地基资料、施工试验记录、隐蔽工程检查记录、施工记录、质量检验记录、质量事故处理记录等。由各专业组形成整理、专业组负责人审核、施工组汇总。当为分包项目时，分包人负责按照要求形成整理，总包专业负责人审核、施工组汇总。

（3）、安装工程部分：包括非标设备(件)制安、工业设备、工业管道、电气装置、自动化仪表等安装工程的质量检验及报验表、质控表、中间交接表、隐藏工程检查记录、相关试验检测记录等。由机电安装组（或专业技术人员）形成整理、施工组汇总。当为分包项目时，分包人负责按照要求形成整理，总包专业负责人审核、施工组汇总。

15、竣工验收文件：包括竣工总结、竣工验收记录、工程交接证书等。由项目经理负责，施工组具体组织实施。

16、文件收/发放记录（包括图纸发放记录）。

上述文件应按类别存放于按国家标准定制的档案盒中，建立目录统计，随工程进展同步。工程竣工时，经相关人员检查统计后形成最终卷内目录，形成卷内备考表。同时在条件允许时应建立一套电子版档案。

三、项目文件形成和往来

1、项目文件要以项目工程的特点、《建筑工程资料管理规程》、《城建档案管理要求》、《施

工合同》、《造价管理要求》以及甲方、监理的要求和现场的实际情况为依据形成。

2、形成文件时一定要真实、及时。尤其是经济签证文件，原则上要坚持先签证后施工。未及时签证的，一定要在签证事项发生后要求的时效内，补送签证文件。技术性文件要同步工程进展及时收集整理归档。

3、以工程部名义向外发送文件必须经过项目经理的签发。要求外发文件：规范、文体一致、诉求明确、用词准确、言之有物、有礼有据有节。

4、当特殊情况下需要以总公司名义向业主、监理或其他相关部门和单位行文时，工程部先起草稿，经总公司领导审定后再行正式文。

5、文件往来一般采用直接送达和挂号信两种方式进行。直接送达时须收文方进行签收。直接送达成本高或有可能拒收（签）时采用挂号信寄发，寄发后须保存好存根（存根交资料员保管），以备用。

6、工程部内部文件往来实行收发文本登记制度。收文方既要在发文方的发文本上签收，又要在己方的收文本上登记。

7、收发文登记要记录序号、文件名称、收发文方、收发日期、收发人等内容。登记要及时，以免漏记错记。

四、工程部发文管理

1.工程部上报下发正式文件的权力集中工程部经理。工程部业务各部门或个人一律不得自行向上、向下发送正式文件。工程部上报下发的正式文件一律需加盖工程部公章后方可生效。

2.工程部业务部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置的均需工程部经理同意后方可加盖工程部公章上报或下发，并由项目资料员登记台帐。

3.凡是以工程部名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。

4.工程部下发文件主要用于：

(1)公布工程部规章制度。

(2)转发上级文件或根据上级文件精神制订的文件。

(3)公布单位重大生产、技术、管理等工作的决定。

(4)发布有关奖惩决定和通报。

(5)其他有关重大事项。

5.工程部上行文、外发文主要用于：

对上级机关、总公司、业主、监理或设计院呈报工作计划、请示报告、处理决定等。