秘书实务：公文及其处理ppt

其他所有单位党组织
第三节 3、直达行文
行文制度
最高党政领导机关
基层党政组织、人民群众
第三节 ４、公开行文
行文制度
与直达行文区别： （１）传播渠道不同 （２）保密要求不同 ５、越级行文 特殊情况下使用的公文
（１）情况紧急，逐级上报下达会延误时机造成重大损失； （２）多次请示直接上级长期不批的重大问题； （３）上级机关交办并指定越级上报的事项； （４）直接上下级机关发生争议且无法解决的原则性事宜； （５）检举、控告直接上级机关违反政策和法纪的问题。

第三节
行文制度
（一）行文关系 （二）行文方式
（三）行文规则
第三节
行文制度
（一）行文关系 是法定组织之间以及法定组织与其管理 对象之间根据隶属关系和职权范围而确定 的文书的授受关系。
１、组织上的隶属关系——上下级关系
国务院
领导与被领导
地方各级人民政府
２、组织上无隶属关系，且管理方的行政级别高于被 管理方的行政级别——有条件的上下级关系
（2）主送机关 公文的受理机关 全称或规范化简称、 统称 标题下空1行 3号仿宋体 左侧顶格 回行时仍然顶格 （3）正文 3号仿宋，每自然段首行缩进2字 缘由+事项+尾语
第二节
公文的格式
（4）附件 附属于公文正件的有关文件或材料 正文下空1行，左空2字，用3号仿宋体 标识“附件”，后标全角冒号和附件名称。 附件应与公文正文一起装订，并标识 （5）成文日期 用汉字标全“年”、“月”、“日” 例：“二○○八年三月十日”
上级业务 主管部门
业务上指导与被指导
下级业务部门
第三节
行文制度
３、隶属同一个上级——平行关系
市人民政府
市人事局
市卫生局
市公安局
４、隶属于不同上级——平行关系
保定市人民政府
平行关系
石家庄市人民政府 石市人事局
保市人事局
第三节
行文制度
５、不相隶属，管理方行政级别低于被管理方的行政级别 市国税局 市人民政府
６、不相隶属，级别不等，无任何联系
华北电力大学 ７、不相隶属，辐射性行文关系 例如：市国税局就纳税问题公开发布通告，其所辖范围 内的机关和企事业单位，无论级别高低，均须遵照执行 保定三中
第三节
行文制度
（二）行文方式 是指法定组织之间以及法定组织与其管 理对象之间文件授受的形式。主要有十种。
第二节
公文的格式
（6）印章 公文生效的标识 单一机关制发公文 两个机关联合行文 三个以上机关联合行文 （7）附注 附带说明，用来注明文件的阅读、传 达范围和行文有关的事项。 3号仿宋，左空2字
第二节
公文的格式
3、版记 包括主题词、抄送机关、印发机关和 印发日期、版记中的反线。 （1）主题词 指经过规范处理的用来标引公文主题 内容的词或词组。 先标类别词，再标类属词 如： 《国务院关于加强水土保持工作的通 知》 主题词：农业 水土保持 通知
行文制度
（三）行文规则


4、下行文规则
（1）向下级机关或者本系统的重要行文，应当同时 抄送直接上级机关。 （2）上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要 时应当抄送其另一上级机关。 （3）经批准的报刊上全文发布的党和国家机关的公 文，应当视为正式公文依照执行，可不再行文。
第四节
公文处理程序
公文及其处理
第一节 公文的性质和作用 第二节 公文的格式 第三节 行文制度
第四节 公文处理
第一节
公文的性质和作用
（一）公文的定义
文书指人们在日常生活、机关 公务活动中广泛使用的书面材料， 它具有一定的规则、体式。 划分：私人文书 公务文书

第一节
公文的性质和作用
公文有广义和狭义之分。 广义：指国家机关、企事业单位、社 会团体在公务活动中形成和使用的各种文 件、电报、报表、调查材料、登记表册、 记录等文字材料。 狭义：包括通用公文和专用公文。 通用公文：命令、决定、公告、通告、 通知、通报、议案、报告、请示、批复、 意见、函、会议纪要。

第二节
公文的格式
“主题词”三字用3号黑体居左顶格， 后全角冒号，词目用3号小标宋体，词目 之间空1字，不用逗号取代空格 （2）抄送 主题词下1行，左空1字，3号仿宋，抄 送机关之间分隔采用逗号隔开，回行时与 冒号后的抄送机关对齐。
第二节
公文的格式
（3）印发机关和印发日期 用于标识公文承制部门名称、实发日 期、印刷份数等 抄送之下，印发机关左空1字，印发日 期右空1字，印发机关用3号仿宋，印发日 期用阿拉伯数字标识。 （4）版记中的反线
第三节 ６、横向行文
行文制度
平级的或不相隶属的机关之间的相互行文
７、联合行文
两个或两个以上的机关或单位共同向其他机关或单位行文
８、对口行文
上下级机关职能相同的部门之间相互行文
９、授权行文
委托授权由其他机关或个人代表本机关行文
10、转发行文
本机关转发其他机关的来文
第三节
行文制度
（三）行文规则 是指法定组织之间相互行文必须遵循的 具体规范。 1、部门行文规则
第二节
公文的格式



（一）公文用纸和印装规格 1、用纸 国际标准A4 210mm×297mm 2、公文页边与版心尺寸 天头 ：37mm±1mm 订口 ：28mm±1mm 版心：156mm×225mm 3、横写横排 22行 28字
第二节
公文的格式
（二）公文中各要素标识规则 1、眉首 包括公文份数序号、秘密等级和保 密期限、紧急程度、发文机关标识、发文 字号、签发人和红色反线。 （1）公文份数序号 《办法》规定带有密级的公文要编制份 数序号。 阿拉伯数字顶格标识在版心左上角第1 行。
第一节
公文的性质和作用



（二）公文的性质 1、公文的策令性 权威性 强制性 2、公文的专任性 作者的专任性 读者的专任性 3、公文的规范性 发文 收文 管理 格式 4、公文语言的庄重性 语体风格 语言要求
第一节
公文的性质和作用
（三）公文的作用


1、领导与指导作用 2、宣传与教育作用 3、联系与知照作用 4、凭证与依据作用

例：国办发〔2008〕5号
第二节

公文的格式
发文字号3号仿宋体 平行文和下行文 位于发文机关标识下空2行， 居中排布 上行文 位于发文机关标识下空2行，居左空 1字。


（6）签发人
最后审定公文文稿签字印发的机关领导人。 上行文 发文字号左空1字，签发人右空1字。 “签发人”三字3号仿宋，后全角冒号，用3号楷 体标识签发人姓名。 联合行文

第三节
行文制度
（三）行文规则


2、联合行文规则
（1）同级或相应的党的机关、行政机关、军队机关、 人民团体以及具有行政职能的事业单位可以联合行文。 （2）同一机关内的部门与部门、上级机关的部门与 下一级机关可以联合行文。 （3）联合行文时，发文机关应将主办机关排列在前。 同级或相应的党的机关、行政机关、军队机关、人民团体 联合行文，按照党、政、军、群的顺序排序。
（1）在职权范围内，部门之间可以互相行文。 （2）可以向下一级机关的有关业务部门行文。 （3）可采用函的形式同下一级机关相互商洽工作、 询问和答复问题、请求答复审批事项。 （4）一般情况下不向没有隶属关系的下一级机关 正式行文。

第三节
行文制度
（5）部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自 向下行文。 （6）机关各个部门应当向本级领导机关请求问题。 （7）部门内设机构不得向本部门以外的其他机关制 发政策性和规范性文件，不得代替部门审批下达应当由部 门审批下达的事项。
1、逐级行文 6、横向行文 7、联合行文
2、多级行文
3、直达行文
8、对口行文
9、授权行文
4、公开行文
5、越级行文
10、转发行文
第三节 1、逐级行文
行文制度
国务院
各省、自治区、直辖市人民政府
所属各市、区、县人民政府
第三节 ２、多级行文
行文制度
党中央
中共各省、自治区、直辖市委员会
中共各市、区、县委员会
（一）发文处理程序


1、拟稿 2、审核 3、签发 4、复核


5、缮校 6、用印或签署 7、发文登记 8、封发
第四节
公文处理程序
（二）收文处理程序


1、签收 2、收文登记 3、分文 4、拟办


5、批办 6、承办 7、催办 8、注办
谢
谢！
第三节
行文制度
（三）行文规则


3、上行文规则
（1）只送一个上级机关 （2）直接报送主管部门处理 （3）不得越级向上级机关行文 （4）不得以机关名义向领导者个人报送“请示”、 “意见”、“报告”。 （5）受双重领导的机关向上级机关行文 （6）使用请示时，注意事项
第三节
第二节
公文的格式
（7）红色反线 发文字号下4mm处，其长度与版心等 宽，即156mm。 2、主体 包括公文标题、主送机关、正文、附 件、成文日期、印章和附注。 （1）公文标题 红色反线下空2行，2号小标宋体 标点符号 除法规、规章名称加书名 号
第二节
公文的格式
第二节

公文的格式
（4）发文机关标识
发文机关全称或规范化简称加“文件”组成。 平行文与下行文 上边缘与版心上边缘距离 为25mm 上行文 上边缘与版心上边缘距离为80mm 字体为小标宋体 红色 字号酌定 联合行文 主办机关名称放在前面 （5）发文字号 由发文机关代字、年份和序号组成。
第二节

公文ห้องสมุดไป่ตู้格式
（2）秘密等级和保密期限
绝密 机密 秘密 3号黑体 顶格标识在版心右上角第1行，两 字之间空1字。 保密期限 3号黑体 顶格标识在版心右上角 第1行 用★隔开


（3）紧急程度
对文件送达和承办的时限要求。 特急 急件 3 号黑体 顶格版心右上角第2行。空1字。