20150914九段秘书
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• 我深深地扎根在泥土中，等待成熟 • 我要制定目标，不断超越自己
• 起而行动，方能平定心中的惶恐 • 成功不是等待，我现在就付诸行动
• 生活因为热爱而丰富多彩，生命因为信心而瑰丽明快 • 激情创造未来，心态营造明天
P3
您是否有过类似的经历？
• 秘书总会说：我忘记了！ • 秘书总会说：我通知了！ • 秘书总会说：我不知道！ • 秘书总会说：我不会做！ • 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ • 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变成了
• 我要把今天当作生命中的最后一天，忘记昨天，也不痴想明天 • 今日事今日毕 • 我要以真诚埋葬怀疑，用信心驱赶恐惧。 • 我要让今天成为不朽的纪念日，化作现实的永恒
P2
点亮心灯，塑造阳光心态（2）
• 我要学会控制情绪，我用自己的心灵弥补气候的不足 • 我要体察别人的情绪波动，学会宽容
• 我笑遍世界，我用笑声点缀今天，让歌声照亮黑夜，以笑容感染别人 • 我要使生活保持平衡 • 记住无论失败绝望，还是成功欢乐，这一切都会过去
P24
二段秘书的做法：
排行程——递资料、发通知、端茶倒水,并协助 领导把每周、每天的工作行程及时间安排好；
P25
三段秘书的做法：
作提醒——递资料、发通知、端茶倒水；协助领 导把每周、每天的工作行程及时间安排好；根据领 导每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重 要的事项要提前一天、特别重要的要提前一周提醒 领导并且协助领导做好充分的准备；
行业PPT模板：www.1ppt.com/hangye/ PPT素材下载：www.1ppt.com/sucai/ PPT图表下载：www.1ppt.com/tubiao/ PPT教程： www.1ppt.com/powerpoint/ Excel教程：www.1ppt.com/excel/ PPT课件下载：www.1ppt.com/kejian/ 试卷下载：www.1ppt.com/shiti/
P19
九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化的“会议”
流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程， 把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议 服务体系！
P20
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
1段 2段
3段
4段
5段
6段
7段
8段
9段
发通知 抓落实 重 检 查 勤 准 备 细 准 备 做 记 录 定 责 任 追 结 果 做 流 程
用电子 邮件发 出通知, 并准备 会议用 品,然后 等待开 会时间。
发通知之 后，再打 一通电话 给参会的 人确认， 确保每个 人被及时 通知到 。
发通知，落 发 通 知 ， 发通知，落 发通知，落 会 后 整 理
为什么做秘书比如何做好秘书更重要！
P7
• 但是， • 一个优秀的秘书最需要具备：
•结果思维
P8
结果观点三个不等式
态度 ≠ 结果 职责 ≠ 结果 任务 ≠ 结果
P9
什么是结果？
结 果
可以满足客户需 求的一种价值
是客户愿意用钱 来交换的价值
结果就是客户认可并愿意用钱来交换的价值。
执行语录： 对客户没有价值的结果，无论你多么辛苦，你的辛苦都一文不 值！
一段秘书的做法： 发通知——首先会用电子邮件
发个会议通知,通知开会的相关人员之
后再准备好相关会议用品,并参加会议。
P12
二段秘书的做法：
抓落实——发通知之后,再打一通电话给 。 参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到
P13
三段秘书的做法： 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前
30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能 参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况， 也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。
P26
四段秘书的做法：
汇工作——递资料、发通知、端茶倒水；协助领导把 每周、每天的工作行程及时间安排好；根据领导每周、 每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项要提 前一天、特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领导 做好充分的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的 工作结果和计划汇总起来；
P27
理，保证总 上 小 条 ： 与这议题相 做一个录音 责 任 人 ，
经理在会前 此 会 议 室 关的资料， 备 份 ） 然 后 经 当
知悉缺席情 明 天 几 点 供他们参考
事人确认
况，也给总 到 几 点 有
后，形成
经理确定缺 会 议 。
书面备忘
席的人是否
录，交给
必须参加会
总经理与
议留下时
当事人一
间
。
人一份，
结果意识强化
P21
九段秘书之间的最大差别就在于：
结果思维
P22
“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职 务，更重要的是每个人做事情的思维习惯， 而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个 人或者每个岗位都做好结果管理那么他就 是这个岗位的九段。
P23
常规性的秘书
一段秘书的做法：
递资料——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水等 简单的工作；
点亮心灯，塑造阳光心态
• 我用全身心的爱迎接今天 • 我赞美敌人，敌人于是成为朋友 • 我在心里默默地为每个人祝福 • 我爱自己，我用清洁与节制来珍惜我的身体，我用智慧和知识来充实我的头脑 • • 我不想听失意者的哭泣，抱怨者的牢骚，这是羊群中的瘟疫，我不能被它传染 • 我要尽量避免绝望，辛勤耕耘，忍受苦楚 • 我一试再试，争取今天的成功，避免以失败收场 • 在别人停止不前时，我继续拼搏 • • 我不再为昨天的成绩自吹自擂，将要做的比已经完成的一定会更好 • 我要不断改进自己的仪态和风度，我要展示自己独一无二的风采
有没有变动， 电 脑 等 工 质是什么？ 还在会议过 会 议 上 确
对临时有急 具 是 否 工 总经理的议 程中详细做 定 的 各 项
事不能参加 作 正 常 ， 题是什么？ 好会议记录 任 务 ， 一
会议的人， 并 在 会 议 然后给与会 （在得到允 对 一 地 落
汇报给总经 室 门 上 贴 者 发 去过 去 许的情况下， 实 到 相 关
P29
七段秘书的做法：
追措施——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水；协助领导把每周、
每天的工作行程及时间安排好；根据领导每周、每天行程的时间表提前 提醒领导，比较重要的事项要提前一天、特别重要的要提前一周提醒领 导并且协助领导做好充分的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的 工作结果和计划汇总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结 果完成情况并给出自己的建议；帮助领导把自己本周、本月的工作结果 汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排；把领导修改完成的 工作计划下发给领导的直接下属，重要事项还要求责任人提交完成目标 计划的行动措施并及时提交给领导；
五段秘书的做法：
作分析——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水；协助领
导把每周、每天的工作行程及时间安排好；根据领导每周、 每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项要提前一 天、特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领导做好充分 的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计 划汇总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果 完成情况并给出自己的建议；
设备，了解这个会议的性质？也提供了相关会议资料，做好会 议记录，整理好会议记录并把记录发给相关人员，将会议上确 定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确 认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。
P18
八段秘书的做法： 追结果——发通知，落实到人，会前通知，也测试了
设备，还先了解这个会议的性质是什么？也提供了相关会议资 料，做好会议记录，整理好会议记录并把记录发给相关人员， 将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后 经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一 份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报 领导。
P16
六段秘书的做法： 做记录——发通知，落实到人，会前通知，
也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？ 也提供了相关会议资料，还应该在会议过程中详细 做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音 备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。
P17
七段秘书的做法： 定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了
P30
八段秘书的做法：
追结果——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水；协助领导把每周、
每天的工作行程及时间安排好；根据领导每周、每天行程的时间表提前 提醒领导，比较重要的事项要提前一天、特别重要的要提前一周提醒领 导并且协助领导做好充分的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的 工作结果和计划汇总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结 果完成情况并给出自己的建议；帮助领导把自己本周、本月的工作结果 汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排；把领导修改完成的 工作计划下发给领导的直接下属，重要事项还要求责任人提交完成目标 计划的行动措施并及时提交给领导；每天、每周、每月根据行动措施中 的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导；
P28
六段秘书的做法：
帮汇总——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水；排行程：协 助领导把每周、每天的工作行程及时间安排好；作提醒：根据领 导每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项要提 前一天、特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领导做好充分 的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇 总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况 并给出自己的建议；帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总 起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排；
P31
九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化的“秘
P14
四段秘书的做法： 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再
测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正 常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点 有会议。
P15
五段秘书的做法： 细准备——发通知，落实到每个人，会前通知，
也Biblioteka Baidu试了设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？ 领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相 关的资料，供他们参考。
秘书的助理！ • 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
P4
• 年薪1200万的“打工皇后”，和黄集 团总经理洪小莲说：我最大的幸运是 有过18年的秘书工作的经历，如果没 有这个经历，我不可能有今天的成就。 --李嘉诚原秘书洪小莲
P6
一个优秀的秘书需要具备：
➢ 有追求 ➢ 负责任 ➢ 重视细节……
P10
九段秘书
案例：开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了……
电话打完就可以了吗？
P11
例：会议安排
实到人后， 落 实 到 人 ， 实到人，会 实到人，会 好 会 议 记
第二天在会 会 前 通 知 前通知，也 前通知，测 录 ， 把 记
前３０分钟 后 ， 去 测 测试了设备， 试了设备， 录 发 给 参
提醒与会者 试 可 能 用 还先了解这 也提供了相 加 会 议 的
参会，确定 到 的 投 影 、 个 会 议的 性 关会议资料， 人 员 ， 将
九段秘书
2015年9月
PPT模板下载：www.1ppt.com/moban/ 节日PPT模板：www.1ppt.com/jieri/ PPT背景图片：www.1ppt.com/beijing/ 优秀PPT下载：www.1ppt.com/xiazai/ Word教程： www.1ppt.com/word/ 资料下载：www.1ppt.com/ziliao/ 范文下载：www.1ppt.com/fanwen/ 教案下载：www.1ppt.com/jiaoan/
将会议上确 定的各项任 务，一对一 地落实到相 关责任人， 然后经当事 人确认后， 形成书面备 忘录，交给 总经理与当 事人一人一 份，并定期 跟踪各项任 务的完成情 况，并及时 汇报总经理
把上述过程做 成标准化的 “会议”流程， 让任何一个秘 书都可以根据 这个流程，把 会议服务的结 果做到九段， 形成不依赖于 任何能人的会 议服务体系, 通过建立一个 培养九段秘书 的机制来复制 和超越自己!
• 起而行动，方能平定心中的惶恐 • 成功不是等待，我现在就付诸行动
• 生活因为热爱而丰富多彩，生命因为信心而瑰丽明快 • 激情创造未来，心态营造明天
P3
您是否有过类似的经历？
• 秘书总会说：我忘记了！ • 秘书总会说：我通知了！ • 秘书总会说：我不知道！ • 秘书总会说：我不会做！ • 秘书总是很忙，可总是提供不了你要的结果！ • 秘书本想帮你分担一些事情，谁知她更多问题来问你，最后领导变成了
• 我要把今天当作生命中的最后一天，忘记昨天，也不痴想明天 • 今日事今日毕 • 我要以真诚埋葬怀疑，用信心驱赶恐惧。 • 我要让今天成为不朽的纪念日，化作现实的永恒
P2
点亮心灯，塑造阳光心态（2）
• 我要学会控制情绪，我用自己的心灵弥补气候的不足 • 我要体察别人的情绪波动，学会宽容
• 我笑遍世界，我用笑声点缀今天，让歌声照亮黑夜，以笑容感染别人 • 我要使生活保持平衡 • 记住无论失败绝望，还是成功欢乐，这一切都会过去
P24
二段秘书的做法：
排行程——递资料、发通知、端茶倒水,并协助 领导把每周、每天的工作行程及时间安排好；
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三段秘书的做法：
作提醒——递资料、发通知、端茶倒水；协助领 导把每周、每天的工作行程及时间安排好；根据领 导每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重 要的事项要提前一天、特别重要的要提前一周提醒 领导并且协助领导做好充分的准备；
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P19
九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化的“会议”
流程，让任何一个没有做过的秘书都可以根据这个流程， 把会议服务的结果做到九段，形成不依赖于任何人的会议 服务体系！
P20
秘书要做到九段才算成功
结果定义改变员工行为，基于客户价值的结果定义是执行的起点。
1段 2段
3段
4段
5段
6段
7段
8段
9段
发通知 抓落实 重 检 查 勤 准 备 细 准 备 做 记 录 定 责 任 追 结 果 做 流 程
用电子 邮件发 出通知, 并准备 会议用 品,然后 等待开 会时间。
发通知之 后，再打 一通电话 给参会的 人确认， 确保每个 人被及时 通知到 。
发通知，落 发 通 知 ， 发通知，落 发通知，落 会 后 整 理
为什么做秘书比如何做好秘书更重要！
P7
• 但是， • 一个优秀的秘书最需要具备：
•结果思维
P8
结果观点三个不等式
态度 ≠ 结果 职责 ≠ 结果 任务 ≠ 结果
P9
什么是结果？
结 果
可以满足客户需 求的一种价值
是客户愿意用钱 来交换的价值
结果就是客户认可并愿意用钱来交换的价值。
执行语录： 对客户没有价值的结果，无论你多么辛苦，你的辛苦都一文不 值！
一段秘书的做法： 发通知——首先会用电子邮件
发个会议通知,通知开会的相关人员之
后再准备好相关会议用品,并参加会议。
P12
二段秘书的做法：
抓落实——发通知之后,再打一通电话给 。 参加会议的相关人等确认,确保每人被及时通知到
P13
三段秘书的做法： 重检查——发通知，落实到人后，第二天在会前
30分钟提醒参会者，确定有没有变动，对临时有急事不能 参加会议的人，立即汇报给领导知悉缺席会议者的情况， 也给领导确定缺席者是否必须参加会议留下时间。
P26
四段秘书的做法：
汇工作——递资料、发通知、端茶倒水；协助领导把 每周、每天的工作行程及时间安排好；根据领导每周、 每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项要提 前一天、特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领导 做好充分的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的 工作结果和计划汇总起来；
P27
理，保证总 上 小 条 ： 与这议题相 做一个录音 责 任 人 ，
经理在会前 此 会 议 室 关的资料， 备 份 ） 然 后 经 当
知悉缺席情 明 天 几 点 供他们参考
事人确认
况，也给总 到 几 点 有
后，形成
经理确定缺 会 议 。
书面备忘
席的人是否
录，交给
必须参加会
总经理与
议留下时
当事人一
间
。
人一份，
结果意识强化
P21
九段秘书之间的最大差别就在于：
结果思维
P22
“九段秘书“不仅仅是针对秘书这个职 务，更重要的是每个人做事情的思维习惯， 而九段秘书的逻辑是结果管理；如果每个 人或者每个岗位都做好结果管理那么他就 是这个岗位的九段。
P23
常规性的秘书
一段秘书的做法：
递资料——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水等 简单的工作；
点亮心灯，塑造阳光心态
• 我用全身心的爱迎接今天 • 我赞美敌人，敌人于是成为朋友 • 我在心里默默地为每个人祝福 • 我爱自己，我用清洁与节制来珍惜我的身体，我用智慧和知识来充实我的头脑 • • 我不想听失意者的哭泣，抱怨者的牢骚，这是羊群中的瘟疫，我不能被它传染 • 我要尽量避免绝望，辛勤耕耘，忍受苦楚 • 我一试再试，争取今天的成功，避免以失败收场 • 在别人停止不前时，我继续拼搏 • • 我不再为昨天的成绩自吹自擂，将要做的比已经完成的一定会更好 • 我要不断改进自己的仪态和风度，我要展示自己独一无二的风采
有没有变动， 电 脑 等 工 质是什么？ 还在会议过 会 议 上 确
对临时有急 具 是 否 工 总经理的议 程中详细做 定 的 各 项
事不能参加 作 正 常 ， 题是什么？ 好会议记录 任 务 ， 一
会议的人， 并 在 会 议 然后给与会 （在得到允 对 一 地 落
汇报给总经 室 门 上 贴 者 发 去过 去 许的情况下， 实 到 相 关
P29
七段秘书的做法：
追措施——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水；协助领导把每周、
每天的工作行程及时间安排好；根据领导每周、每天行程的时间表提前 提醒领导，比较重要的事项要提前一天、特别重要的要提前一周提醒领 导并且协助领导做好充分的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的 工作结果和计划汇总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结 果完成情况并给出自己的建议；帮助领导把自己本周、本月的工作结果 汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排；把领导修改完成的 工作计划下发给领导的直接下属，重要事项还要求责任人提交完成目标 计划的行动措施并及时提交给领导；
五段秘书的做法：
作分析——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水；协助领
导把每周、每天的工作行程及时间安排好；根据领导每周、 每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项要提前一 天、特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领导做好充分 的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计 划汇总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果 完成情况并给出自己的建议；
设备，了解这个会议的性质？也提供了相关会议资料，做好会 议记录，整理好会议记录并把记录发给相关人员，将会议上确 定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后经当事人确 认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一份。
P18
八段秘书的做法： 追结果——发通知，落实到人，会前通知，也测试了
设备，还先了解这个会议的性质是什么？也提供了相关会议资 料，做好会议记录，整理好会议记录并把记录发给相关人员， 将会议上确定的各项任务，一对一地落实到相关责任人，然后 经当事人确认后，形成书面备忘录，交给领导与当事人一人一 份，并每天或每周跟踪各项任务的实际完成情况，并及时汇报 领导。
P16
六段秘书的做法： 做记录——发通知，落实到人，会前通知，
也测试了设备，还先了解这个会议的性质是什么？ 也提供了相关会议资料，还应该在会议过程中详细 做好会议记录（在得到允许的情况下，做一个录音 备份），整理好会议记录并把记录发给相关人员。
P17
七段秘书的做法： 定责任——发通知，落实到人，会前通知，也测试了
P30
八段秘书的做法：
追结果——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水；协助领导把每周、
每天的工作行程及时间安排好；根据领导每周、每天行程的时间表提前 提醒领导，比较重要的事项要提前一天、特别重要的要提前一周提醒领 导并且协助领导做好充分的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的 工作结果和计划汇总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结 果完成情况并给出自己的建议；帮助领导把自己本周、本月的工作结果 汇总起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排；把领导修改完成的 工作计划下发给领导的直接下属，重要事项还要求责任人提交完成目标 计划的行动措施并及时提交给领导；每天、每周、每月根据行动措施中 的关键节点追踪阶段性结果及时汇报给领导；
P28
六段秘书的做法：
帮汇总——帮领导传递资料、发通知、端茶倒水；排行程：协 助领导把每周、每天的工作行程及时间安排好；作提醒：根据领 导每周、每天行程的时间表提前提醒领导，比较重要的事项要提 前一天、特别重要的要提前一周提醒领导并且协助领导做好充分 的准备；每周、每月和每季把领导直接下属的工作结果和计划汇 总起来；帮助领导分析直接下属本周或本月的工作结果完成情况 并给出自己的建议；帮助领导把自己本周、本月的工作结果汇总 起来及下周、下月的工作计划做好初步的安排；
P31
九段秘书的做法： 做流程——把上述过程做成标准化的“秘
P14
四段秘书的做法： 勤准备——发通知，落实到人，会前通知后，再
测试会议上使用的投影仪、电脑、麦克等工具是否工作正 常，并在会议室门上贴上小条：此会议室明天几点到几点 有会议。
P15
五段秘书的做法： 细准备——发通知，落实到每个人，会前通知，
也Biblioteka Baidu试了设备，还先了解这个会议的主题和性质是什么？ 领导的议题是什么？然后给参会者发去过去与这个议题相 关的资料，供他们参考。
秘书的助理！ • 秘书换了很多，却没有一个让你满意……
P4
• 年薪1200万的“打工皇后”，和黄集 团总经理洪小莲说：我最大的幸运是 有过18年的秘书工作的经历，如果没 有这个经历，我不可能有今天的成就。 --李嘉诚原秘书洪小莲
P6
一个优秀的秘书需要具备：
➢ 有追求 ➢ 负责任 ➢ 重视细节……
P10
九段秘书
案例：开会
老总安排秘书通知销售经理参加紧急 会议，秘书打电话挨个做了通知，但开会 时几个重点区域的销售经理没有来，于是 问秘书，秘书说：我打电话通知他们了， 不知道为什么没来？最后一查才知道，有 的销售经理临时出差了，有的把开会的 事情忘了……
电话打完就可以了吗？
P11
例：会议安排
实到人后， 落 实 到 人 ， 实到人，会 实到人，会 好 会 议 记
第二天在会 会 前 通 知 前通知，也 前通知，测 录 ， 把 记
前３０分钟 后 ， 去 测 测试了设备， 试了设备， 录 发 给 参
提醒与会者 试 可 能 用 还先了解这 也提供了相 加 会 议 的
参会，确定 到 的 投 影 、 个 会 议的 性 关会议资料， 人 员 ， 将
九段秘书
2015年9月
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将会议上确 定的各项任 务，一对一 地落实到相 关责任人， 然后经当事 人确认后， 形成书面备 忘录，交给 总经理与当 事人一人一 份，并定期 跟踪各项任 务的完成情 况，并及时 汇报总经理
把上述过程做 成标准化的 “会议”流程， 让任何一个秘 书都可以根据 这个流程，把 会议服务的结 果做到九段， 形成不依赖于 任何能人的会 议服务体系, 通过建立一个 培养九段秘书 的机制来复制 和超越自己!