浅谈当前事业单位档案管理的优化

浅谈当前事业单位档案管理的优化

档案管理在事业单位管理系统中占有重要地位，它的工作性质比较复杂，在处理相关工作时要有较大的耐心。从当前情况看，我国档案管理工作作为单位管理中的一个重要部分，其存在的一系列问题也纷纷呈现出来，需要我们改进和优化。本文针对于事业单位档案管理的重要性进行论述，并研究了事业单位档案管理工作的基本原则及事业单位档案管理优化对策。

一、概述

事业单位档案管理通过对人员相关文献资料及人事档案等档案的管理，能发现人才，对事业单位的工作正常运转也有重要意义。但是，事业单位的工作量大，有一部分工作不透明，这也给档案管理工作带来了很多阻碍。所以，优化事业单位档案管理工作已刻不容缓。

二、事业单位档案管理的重要性

事业单位工作具有复杂性和特殊性，需要存档记录的工作较多，由此致使事业单位需要储存大量的资料，这也给档案管理工作带来了难度。由于事业单位内部有一部分工作是隐蔽的，而非透明的，所以要对检查并监督事业单位日常工作就只有通过检查档案资料来实现，由此可见档案管理工作是一个重要的工作环节。从现代管理理念来看，档案管理的质量水平从侧面反应出事业单位的管理水平。所以，事业单位要建立完善的档案资料管理制度，使档案管理部门对档案管理重要性有一个全新的认识，并能够在工作中认真负责，能将档案管理过程中存在的问题还给群众一个印象，这样显示出了事业单位档案管理是不容忽视的，其重要程度可见一般。

三、事业单位档案管理工作的基本原则

1、严格遵守灵活统一的原则

从事业单位档案管理工作中可知，相关的档案管理人员在处理档案信息时都是以灵活统一为原则，并将其制定于事业单位管理体系中。一方面所要顾及的是档案信息所规定的基本要求，以该条件为基础促使事业单位档案管理工作能走向规范。因此，在制定事业单位档案管理工作体系时，档案管理工作人员要遵循着统一灵活的基本原则，通过事业单位当前的运行情形及工作性质来发现它自己的工作性质及特征，并尽好各自职责。管理过程中如果发现自己的不足之处，就要及时改进。

2、权益与责任统一的原则

事业单位档案管理的日常工作中，要求参与档案工作的人士为档案管理工作的负责人，所以他们的工作热情就会给该单位的档案管理活动带来一些后果。而

该作用运用到管理工作人员的工作热情中的原因主要有两个：一是该事业单位档案管理人员的权益不清晰，没能得到应有的工作补贴；二是没有清晰的认识到档案管理工作的责任，认为自己的某些权益没被上级重视。所以，在事业单位的档案管理过程中，对档案管理工作人员权益与责任的划分是十分重要的，并且在工作刚开展时就要有个明确的划分，以便确立责任人。此外，事业单位还要构建有趣的沟通途径，从而吸取更多工作人员提出自己的宝贵意见，知晓他们对工作中的不满之处，提高他们对工作的满意度。根据他们的处事步调调整档案管理工作的工作制度。

3、遵守制定和执行的原则

为了促进档案管理工作能走向体系化，就要在事业单位档案管理工作中制定出一个科学合理的档案管理体系。但是如果只是关注体系建设，却忽视落实计划的情况，那么就会使档案管理体系变成一个无用的摆设。由此可见，在事业单位档案管理过程中，执行管理体系是重中之重。此外，事业单位的负责人及档案管理工作人员必须要时刻遵守档案管理体系，并对该项工作体系的要求要严格执行，激发档案管理人员的工作热情，让他们能够对工作保持忠诚。同时，还要根据档案管理体系开展相关的管理活动，不断优化管理体系，从根本上促进档案管理体系的科学性。

四、事业单位档案管理优化对策

1、重视对档案管理工作的宣传

目前，档案管理工作出现的多种问题都与工作人员对其不重视有直接关系，所以，要完善内部管理制度，通过对种渠道宣传档案管理工作的重要性。如：利用报纸、电视、网络等普及档案管理在事业单位的重要性，使人民群众能真正认可档案资料的重要。与此同时，事业单位还要在档案管理上加大资金投入，建立起独立的档案管理部门工作室、档案存储室等。

2、规范事业单位档案管理机制

事业单位档案管理的关键就是要完善档案管理机制，并遵循规章制度，建立起科学的管理体系。目前，我国事业单位档案管理水平有了整体的提高，管理手段也有了改进和更新，由此也要求我们建立与之相适应的管理体系，明确职能，便于统一管理，促使档案管理工作与事业单位的考核同步发展。

3、加强档案管理人员的培训，提高管理人员素质

由于档案管理人员的专业知识水平和素质决定着档案管理的水平和程度，所以作为档案管理人员要必须要掌握传统的档案管理技术和现代化的信息化管理技术。我们应建立起一支专业水平较高档案管理人员队伍，提升他们的专业水平。同时，事业单位还要在人员上岗前进行统一培训，提高他们的综合素质。通过培训可以使员工掌握更先进的管理方法，有利于事业单位档案管理工作的完善。

4、档案管理手段更新

信息化日渐普及，已经应用到越来越多的领域中。档案管理中对信息化的应用也是必然趋势，工作人员利用计算机、扫描仪等设备将图片、文字等多项信息转化成数据信息，对其进行信息化管理。在信息管理中还要引进先进的软件，这样不仅免去了手动管理的繁琐，也使档案材料的利用率提高了。

五、结束语

综上所述，事业单位的档案管理工作是事业单位工作正常开展的保障，是不可忽视的一项内容。随着事业单位管理制度的完善及推进，促使事业单位的档案管理工作更具规范性。档案管理部门要加强人才队伍建设，培养一批高素质、高水平的档案人才，从而推动事业单位的发展。