基于工作分析的岗位说明书编写方法

基于工作分析的岗位说明书编制方法

为规范岗位管理，夯实定员管理、绩效管理、薪酬管理和培训管理等基础，制定《基于工作分析的岗位说明书编制方法》。

一、组织领导和工作职责

公司成立岗位说明书会审领导小组（简称领导小组）。组长由分管人力资源工作的公司领导担任。成员由公司经理助理、副总师、各部门负责人组成。

领导小组职责是，负责组织专题会议，研究决定工作分析、岗位说明书编写实施过程中的重大事项，以及会审岗位说明书。

领导组设办公室。办公室主任由人力资源部部长担任。成员由人力资源部等有关部门工作人员组成。

本公司职责是，负责工作分析、岗位说明书编写日常工作；负责向领导小组定期汇报工作。

二、工作分析

工作分析，又称岗位分析、职位分析或职务分析。是采用科学的方法收集工作信息，并通过分析与综合所收集的工作信息找出主要工作因素，为工作评价与员工录用等提供依据的管理活动。工作分析是人力资源管理工作的基础，在人力资源计划方面发挥着重要作用。

工作分析是指对工作进行整体分析，以便确定每一项工作的6w1h：用谁做（Who）、做什么（what）、何时做（When）、在哪里做（Where）、为什么做（Why）、为谁做（Whom）、如何做（How）。是一种确定完成各项工作所需责任、知识和技能的系统过程。工作分析通过系统全面的情报收集手段，提供相关工作的全面信息，改善组织管理效率。通过对工作输入、工作转换过程、工作输出、工作关联特征、工作资源、工作环境背景等的分析，形成工作规范—岗位说明书。岗位说明书是记录工作分析结果的文件。岗位说明书包括工作职责、工作权限、工作内容、任职资格（如年龄、学历、专业、技能、工作经验、工作能力、工作态度）等信息。

三、工作分析类型

1、岗位导向型，是指从岗位工作任务调查入手进行的工作分析活动。（以岗位为核心）

2、人员导向型，是指从人员工作行为调查入手进行的工作分析活动。（以员工为核心）

3、过程导向型，是指从产品或服务的生产环节调查入手进行的工作分析活动。（以生产过程为核心）

四、工作分析方法

1、访谈法。又称为面谈法。是一种应用最为广泛的职务分析方法。是指工作分析人员就某一岗位与访谈对象（任职者、主管、下属、工作关联密切人员、专家等）按事先拟定好的访谈提纲交流和讨论对工作的意见和看法。在一般情况下，应用访谈法时可以标准化访谈格式记录，目的是便于控制访谈内容及对同一岗位不同任职者的回答相互比较。一般事先设计访谈提纲交给访谈者准备。通常用于工作分析人员不能实际参与观察的工作，适合对文字理解有困难的人。

优点：一种被广泛采用、相对简单、便捷的搜集信息的方法，而且适用面较广，尤其是用来达到编制工作描述的目的；经常被作为其他信息收集方法的辅助，如当问卷填写不清楚、观察员工工作时存在问题等；通过访谈能探察到一些不为管理层知晓的内容，如工作态度、工作动机、工作经验、任职资格等较深层次的东西或一些管理问题；方式亲切，能拉近访谈者与员工的关系。

缺点：对访谈者技巧要求高，如运用不当可能影响信息收集的质量；不能作为工作分析的唯一方法，需要与其他方法结合使用；被访谈者对方谈冬季吃会议态度，回答问题有所保留导致信息失真--害怕效率革命而带来薪酬变化；打断被访问人员的正常工作，有可能造成生产的损失；可能会因问题不够明确或不够准确而造成双方误解或信息失真。

2、问卷调查法。是工作分析中最常用的一种方法。即由有关人员根据工作分析的目的、内容等事先设计出一套工作分析调查问卷，由被调查者（工作人员或员工）来填写，最后将问卷加以汇总、归纳分析，找出有代表性的回答，做好详细记录，并据此形成工作分析的描述信息。问卷调查法的关键是问卷设计，主要有开放式和封闭式两种形式。开放式调查表由被调查人自由回答问卷所提问题；封闭式调查表则是调查人事先设计好答案，由被调查人选择确定。

设计问卷的要求：提问要准确；问卷表格设计要精练；语言通俗易懂，问题不能模凌两可；问卷表前面要有导语；问题排列应有逻辑性，能够引起被调查人兴趣的问题放在前面。

优点：费用低、速度快、调查范围广，尤其适用于短时间内对大量人员进行调查；员工填写工作信息的时间较为宽裕，不会影响工作时间；结构化问卷所得到的调查结果可以量化由计算机进行处理，并开展多种形式、多种用途分析。

缺点：对问卷设计要求较高，需要花费较多的时间和精力，费用较高；单向沟通方式，所提部分问题可能不为员工理解，造成不认真填写，影响调查的质量，需要被调查者的积极配合。

3、观察法。是一种传统的职务分析方法，指的是工作分析人员在不影响被观察人正常工作的条件下，直接到工作现场，针对特定对象（一个或多个任职者）的作业活动进行观察，收集、记录有关工作的内容、工作方法、工作程序、工作关系、工作设备以及工作环境、工作条件等信息，并用文字或图表形式记录下来，然后进行归纳整理、分析总结的方法。观察法主要用于标准化的、周期短的以体力活动为主的工作，不适用于工作循环周期长的、以智力活动为主的

工作；不能得到有关任职者资格要求的信息。观察法常与访谈法同时使用。

采用观察法要求观察者有足够的实际操作经验。进行工作分析时应力求结构化，根据工作分析的目的和组织现有的条件，事先确定观察内容、观察时间、观察位置、观察所需的记录单，做到省时高效。

优点：操作较灵活、简单易行；直观、真实，能给工作分析人员直接的感受，因而所获得的信息资料也较客观准确；可以了解广泛的信息，如工作活动内容、工作中的正式行为和非正式行为，工作人员的士气等。

缺点：适用范围较小。耗时长，容易对员工工作产生干扰。

4、工作日志法。又称工作写实法，或工作活动记录表。是指任职者按照时间顺序详细记录自己的工作内容和工作过程，然后经过工作分析人员的归纳、分析、提炼，获取所需工作信息的一种工作分析方法。根据不同的工作分析目的，需要设计不同的“工作日志”格式，这种格式通常以特定的表格体现。通过填写表格，提供有关工作内容、程序和方法，工作职责和权限，工作关系以及工作所需时间等信息。

工作分析方法比较

5、资料分析法。为降低工作分析的成本，应当尽量利用原有资料，例如责任制个人等人事文件，以对每项工作的任务、责任、权利、工作负荷、任职资格等有一个大致的了解，为进一步调查、分析奠定基础。

6、任务调查表法。是通过发放任务调查表获得的与工作相关的数据和信息进行分析的方法。任务调查表法是用来收集工作信息或职业信息的调查表，该调查表上列明了每一条检查项目或评定项目，形成了任务或工作活动一览表，其内容包括所要完成的任务、判断的难易程度、学习时间、与整体绩效的关系等。

7、关键事件法。要求分析人员、管理人员、本岗位员工，收集、整理工作过程中的“关键事件”（是指导致工作成功或失败的、典型或重要的行为特征或事件，如成功与失败、盈利或与亏损、高效与低产等），详细地加以记录，大量收集信息，对岗位特征要求进行分析研究的方法。

缺点：收集、归纳事例并加以分类要耗费大量时间。另外，根据定义，事例描述的是特别