办公室5S管理手册-

办公室5S管理手册

一、目的

为配合公司质量管理体系的有效实施，创造良好的工作环境，和谐融洽的管理气氛，提升员工真、善、美的品质，不断规范日常工作，促使5S活动向"形式化---行事化---习惯化"演变，塑造公司良好的形象，特编写了办公室《5S管理手册》。

二、范围

5S管理手册详实地介绍了5S的定义、目的、效用，推行要求。

三、定义与目的

5S就是整理（SEIRI）、整顿（SEITON）、清扫（SEISO）、清洁（SETKETSU）、素养（SHITSUKE）五个项目，因日语的罗马拼音均以"S"开头，简称为5S。

1S-整理

定义：区分要与不要的东西，工作现场除了要用的东西以外，其他一切都不放置。

目的：将"空间"腾出来活用

2S-整顿

定义：要的东西依规定定位、定方法摆放整齐，明确数量，明确标示。

目的：不浪费"时间"找东西，提高工作效率。

3S-清扫

定义：清除工作现场内的脏污，并防止污染的发生。

目的：消除"脏污"，保持职场干干净净、明明亮亮

4S-清洁

定义：将上面3S实施的做法制度化，规范化，维持其成果。

目的：通过制度化来维持成果

5S-素养

定义：培养文明礼貌习惯，按规定行事，养成良好的工作习惯。目的：提升"人的品质"，成为对任何工作都讲究认真的人

四、5S实施要求

办公室要求——办公桌

图1入座后左边办公桌

过道

图2入座后右边办公桌

桌面文件柜物品摆放标准

各部门可按本部门特点制定规范，内部统一。建议按照如下标准存放文件：

过道

文件夹使用标准

（1）均统一选用蓝色系文件夹（2）目录标准

1、尺寸：5.5X30cm

2、字体标准：华文中宋小初

3、对齐方式：上对齐

4、颜色：白底黑字

文件盒使用标准

（1）均统一选用蓝色系文件夹与牛皮纸文件盒

（2）侧面目录标准

1、尺寸：4X18.3cm

2、字体标准：宋体初号加黑

3、对齐方式：上对齐

4、颜色：白底黑字

（3）首页目录标准

1、目录格式标准分为序号、编号、文件名称、备注（见附表）

2、编号标准要求QHDMCC（秦皇岛移动）-ZHB（部门开头字母）-X001（X 文件编号）

3、目录纸张标准：B5

4、字体标准（范例）

（4）封面目录标准（横幅）

1、尺寸：8.0X5.0cm

2、字体标准：宋体加黑二号

3、对齐方式：居中

3、颜色：底色为白色

（5）、文件索引要求

1、同类型文件需加装封面，封面可采用粘贴、铁夹或装订形式，按顺序自下而上错开索引标志

2、索引标志只需要手写编号即可

3、首个文件索引从文件底部开始

办公柜物品摆放标准

（1）活动办公柜物品分层标准如下图所示：

第一层办公用品

第二层笔记本、学习记录、培训笔

（2）第一层抽屉摆放规范

立式文件柜物品摆放标准

（1）顶部无杂物(少量绿色植物除外)

（2）柜体整齐、净,玻璃清洁无手印

（3）上柜第一层放置各种业务书籍、学习书籍,第二层放置各种档案\文件夹（4）下柜放置各种物品或需保存资料,并贴明标签区隔物品种类\型号

（5）标签按照公司统一标准制作,粘贴

吸烟间要求

走廊要求

五、5S现场管理检查与奖惩办法

（一）检查组成员组成及职责

省公司组成以内审检查室为首的5S项目检查小组，分公司成立以党群工作部为首的检查小组，组成小组成员，履行如下职责：

1、制定并下发阶段性检查标准；

2、记录检查内容，向被检查者解释5S内部审核中出现的不合格项和需改进的方面；

3、对纠正和预防措施的反馈进行跟踪管理。

（二）检查的形式、周期及内容

5S检查分为个人自查、部门检查、分公司检查和省公司检查。

1、个人自查

（1）个人整理流程为先整理文件—办公用品—清理桌面。

（2）清理各自责任设备，流程为先清理外部杂物—外表卫生—内部卫生—关闭电源。

（3）清扫完毕，进行自我检查合格后。

5S自查标准

监督员：

2、部门检查

（1）各部门办公室人员依次作为5S监督员，行使监督职能，每人一周。

（2）5S监督员每日早晨上班时按照标准（见表：5S自查标准）对各区域人员的清理状况进行检查，检查不合格地方则放上“红色”目视牌，并认真做记录，以备5S项目小组检查。

（3）每周部门主任抽查一次：

各部门领导对整个办公区域进行综合检查，检查内容包含（见下表：部门主任检查表）；对检查出的问题应当即责令责任人立即整改并跟进整改状况；检查表格请留存，以备5S项目组旬查与月查，并记入绩效考核。

部门主任检查表

检查人：3、分公司检查

（1）每旬检查一次。

（2）5S项目组、各部门副主任以上人员参与组成检查组。（3）周一公布检查结果，并执行奖惩。

（4）近期检查表附后供参考：

检查人：

3、省公司检查

（1）每年检查一次。

（2）5S项目组以及相关人员组成检查组。（3）周一公布检查结果，并执行奖惩。（4）近期检查表附后供参考：

检查人：

（三）5S检查奖惩办法

1分公司每旬检查完毕，由5S项目组对各部门5S现场管理执行情况进行综合评比并排名，并在公司内部进行通报，12月份开始执行奖惩办法。

奖：第一名：1000元；第二名：800元。

罚：倒数第一名：1000元；倒数第二名：800元。

各部门按每日自查记录、部门领导检查记录与月查记录确定部门员工责任权重，落实奖惩。

2省公司5S检查奖惩办法

省公司每年检查完毕，由5S项目组对各部门5S现场管理执行情况进行综合评比并排名，并在全省进行通报，评选先进单位三名，并对后两名进行通报。