(完整版)2-1第一节宴会业务部门的组织机构设置

❖ 问题：此时，如果你是一位宴会部工作人员，应 该怎么做来缓解这个时间上的冲突？
❖ 处理方法：
❖ 1．将实际情况告诉订婚宴的客人：酒店接到的是政治任 务，没有办法推却，并向客人道歉，请其将婚宴安排到其 他酒店。如客人提出赔偿，则也可以考虑，费用可向会务 组收取。
❖ 2．若有可能，将婚宴临时安排到其他餐厅举办。
二、常见宴席业务部门的组织形式
❖ 小型宴席部 ❖ 中型宴席部
中小型——2-3个餐厅
❖ 大型宴席部
大型——7-8个餐厅
（一）小型宴席部
小型宴席部一般不设专门宴席餐厅，因 此各类宴席业务均由餐饮部大型餐厅去落实 完成。宴席部经理与宴席部接待员的主要业 务和工作职责就是开展销售活动、承接宴会 预定和进行宴席业务信息管理。
❖ 2.统一指挥、责权相应
❖ 宴会业务的环节十分复杂，从宴会预订、制定菜 单、经营计划、组织、实施到宴会结束以及宴后 跟进等工作，都需要全体员工的共同努力方可完 场。因此，其组织机构必须保证各种业务活动能 在统一指挥下协调一致，形成一个有序的指挥链， 保证信息畅通，克服和减少摩擦和混乱。
❖ 3.因人制宜，各司其职
❖ 在员工定岗或分配工作时，应根据其工作能力、 技能水平，因人制宜，适当安排工作。例如，一 个长于对外公关、销售的人，在宴会销售部工作 比在宴会办公室做秘书，更能发挥其所长。对于 管理者应根据其实际的管理能力，确定其指挥的 幅度，即其管理的下属员工的人数。
❖ 4.强化管理，精干高效
❖ 组织机构的设置必须根据企业的业务情况，充分 论证，在满足管理、生产、服务的前提下，把各 组织机构人员降低到最少。其人员的多少与宴会 部各部门的工作职能，管理模式，经营效果等有 关，机构设置时应全面考虑，尽可能减少管理层 人员，不应因人设岗，而是用最少的人力去完成 各项任务，做到职责明确，精干高效，减少内耗， 提高饭店的社会效益和经济效益。
❖ 组织机构就是为完成经营管理任务而结成集体力 量，在人群分工和职能分化的基础上，运用不同 职位的权力和职责来协调人们的举动，发挥集体 优势的一种组织形式。
❖ 一、宴会部组织机构设置原则
❖ 1.根据宴会业务需要设置组织机构
❖ 饭店宴会部的基本工作内容通常包括宴会预订、 宴会菜单设计、食品饮料采购、食品原料验收、 食品原料贮藏管理、厨房加工烹调、宴会厅服务、 宴会营销等。
宴席厅 主管 领班 服务员
（三）大型宴席部
大型宴会部一般拥有举办大型宴会的环境设施 和实际能力，它常常独立于餐饮部而成为一个独 立部门，有时也隶属于餐饮部。但即使隶属于餐 饮部，它也拥有自己相对独立的组织体系。大型 宴席部多见于大型酒店或餐饮企业。除了举办宴 席之外，还承办庆功会、招待会、研讨会、展览 会、文艺晚会等会展业务。
❖ （三）合理用工，科学排班 ❖ 1.合理安排员工的原则 ❖ 从宴会部的实际需要出发，科学地组织和调配人
员，使人员的投入和宴会部的效益形成一个良好 的比例。
❖ 2.合理安排人力 ❖ （1）单班制 ❖ （2）多班制 ❖ （3）灵活排班 ❖ （4）雇佣兼职人员或临时工
❖ 3.编制人员安排表
❖ 人员安排表即一种人员的预算。按说明员工人数 应随顾客人数的增加而相应增加，反之，则应适 当减少。
❖ 组织机构图要求既能标明宴会部的详细机构及各 部门之间的横向和纵向关系，又能以可变换形式 表出现在工作岗位的工作人员姓名。
❖ （二）编写工作岗位说明书 ❖ 工作说明书是有关工作的范围、目的、任务与责
任的广泛说明，其主要目的如下。
❖ （1）让员工了解各岗位工作及工作成绩的标准。 ❖ （2）阐明任务、责任与职权，以确定组织结构。 ❖ （3）帮助评定员工的工作成绩。 ❖ （4）帮助招聘和安排员工。
第一节 宴会业务部门的组织机构设置
雷艳
【案例导入】
❖ 某个饭店宴会部刚成立不久，就举办一个大型的 婚宴，共300人。按10人一桌，共30桌，规定 每桌宴会冷菜8道，热菜8道，点心两道，水果拼 盘一个，可待开宴后，有些餐桌热菜少了两道， 有些餐桌热菜重复了一两道菜，有的餐桌上没有 吃到水果及点心，顾客很有意见，产生很坏的影 响，造成这种现象的主要原因是组织机构设置不 科学、管理层指挥不当等原因，怎样改变这种现 象？
小型宴会部特点：
1.结构简单 2.管理层次和岗位较少
餐饮部经理 宴席部经理
业务接待员
（二）中型宴席部
中型宴会部一般下设一两个专门的宴席 厅（多功能厅）。其管理层次和管理人 员较小型宴会部门略多。一般来说，其 组织结构设有四个层次、两个部门。
餐饮部经理 宴席部经理
宴席部办公室 办公室主任
秘书及业务员
❖ 4.影响人员编制的因素 ❖ （1）部门的具体情况 ❖ （2）当地的劳动法规 ❖ （3）员工的工作情绪和工作时间 ❖ （4）工作安排的公平合理程度 ❖ （5）人员编排表的弹性及实际业务情况的多变
性
❖ 案例讨论பைடு நூலகம்
❖ 一位姓张的先生在某酒店订了20桌婚宴，时间安 排在1999年5月18日17：00至20：00左右， 地点在该酒店的多功能厅。但在5月16日，该酒 店接到市政府的一个紧急政治任务：全省将有一 个300人的重要会议安排在该酒店我功能厅举行， 时间是1999年5月18日14：00至16：30。 本来会议时间与婚宴时间并不互相冲突，但就在 会议举行前一天，会务组突然告诉饭店，会议时 间可能会延长1小时，至17：30结束。
❖ 3．说服客人延迟婚宴举行时间1小时。
❖ 4．请政府会议尽量提前举行，确保17：00能退出会议 场地。同时，在开会之前提前将大部分婚宴用品置于会场 一角，安排足够人力准备紧急调派，以备会议一结束即能 布置现场。向客人说明实情，请求婚宴延后25-35分钟 举行。
特点：1、经营规模大、台位数多。
2、营业额高，利润丰厚。
3、附带有若干中小宴席厅、多功能厅等。
❖ 1.隶属于餐饮部的宴会部组织机构
❖2.独立于餐饮部的宴会部组织机构
❖ 三、宴会部日常组织管理工作
❖ （一）绘制组织结构图
❖ 组织结构图是根据管理权限与责任,以图解方式表 示出各职务之间的关系,它可以使员工明确自己的 工作岗位在部门中的位置以及自己的奋斗目标。