公文处理规定

公文处理规定

一、收文处理

包括登记、拟办、批办、分办、督办和传阅等程序。

（一）外来的文件及注有密级的简报、电报、资料和文件，均由综合办公室统一签收、开拆、登记、呈阅、分发并进行分类处理。

（二）综合办公室应根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导人之间不得直接横向传递，以免积压或传失。

（三）凡需办理的公文，先送综合办公室主任签批意见，再分送给有关部门办理或送领导批示后办理。使用附表《银川隆光置业有限公司收文处理单》。

（四）加强公文检查催办工作。综合办公室要督促办理，以防积压或漏办。

（五）各部门对外部直接发来的文件，要及时向领导汇报并及时将来文交综合办公室收文；综合办公室按照以上规定程序办理。

（六）公司领导及各部门人员参加重要会议带回的文件，在汇报和传送后，应将会议文件交综合办公室立卷归档。

二、发文处理

包括拟稿、会搞、核稿、签发、校对、缮印、用印、分发等程序。

（一）行文规定

1. 用公司文件形式印发的公文包括：以公司名义向上级报送的请示、意见、报告；向公司各部门传达的各项方针、政策；公司制定的制度、规定等文件以及其他必须以公司文件形式办理的事项。印发领导讲话和要求通报的事项、情况，采用情况通报形式。

2. 公文一般由发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等组成。

3. 公司可以向银川市人民政府各局（委）、各直属机构行文；可以向公司各部门、子公司发指导性文件。

4. 行文按隶属关系逐级上报或下发，不能越级行文。凡属于下列情形之一的可越级行文：

（1）逐级转送会造成延误的特别紧急事项，应同时抄送被越级的单位。

（2）上级机关认为必须直接下达到有关单位或指定越级发送的公文。

（3）对个别具体问题的查询、联系或答复。

5. 公司各部门不得对外直接行文。

6. 向上级机关的请示，应一文一事，一般只写一个主送机关，如须同时送其他部门，应用抄送形式。除上级机关领导直接交办的事项外，请示不直接送领导个人。

（二）公文拟写要求

1. 要求符合国家的方针、政策、法律、法规和上级的有关规定。行文要少而精，注重实效。

2. 情况要确实，观点要明确，文字要精炼，条理要清晰，层次要分明，标点符号要正确，篇幅力求简短。

3. 引用的公文要写明发文机关、发文编号、标题和发文时间。

4. 数字的写法。公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在专有名词（定型的词、词组）、成语、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的词语中作为语素的数字必须使用汉字数字外，应使用阿拉伯数字。

5. 结构层次序数。一般应按下列顺序排列：第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1. ”，第四层为“（1）”，第五层为“①”。

6. 年、月、日、人名、地名、文件名称、事物名称等，一般不要简称。

7. 正文落款必须有发文机关全称或规范简称。

8. 成文时间：指公文生效的时间。署会议通过或者文件签发人签发的日期。标识在正文之下，空两行右空4字。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“○”。

9. 正文需按规范加设页码。

（三）公文的会签

公司的文稿在送领导签发前，应由起草文件的部门负责人审核后送综合办公室及相关部门会签（使用附表《银川隆光置业有限公司发文会签单》）。审核的重点：

1. 是否需要行文。

2. 是否符合国家的方针政策、法律、法规。

3. 提出的要求和措施是否明确具体，切实可行。

4. 处理程序是否完备，行文关系，公文格式是否符合规定。

5. 审核时发现不妥之处，会签人必须写出自己的观点和意见，不允许出现只签姓名和“阅”的字样；要行使好自己的责任和权力。

（四）公文的核稿

公司行政文件，会签后由分管领导核稿并签署意见后，由总经理签发。工会、党总支部的文件，由工会主席或党总支书记签发。董事会、股东大会、员工大会的文件由董事长签发。监事会的文件由监事会主席签发。

（五）公文的印发

1. 公文签发后，由办公室负责校对复核、缮印、用印、装订、登记、分发。

2. 签发后的公文不得再做任何修改。确需修改的，必须重新签发。

3. 会议纪要也要加盖发文部门印章。

（六）其他

1. 公文拟稿、会稿、核稿和签发，一律打印或用钢笔，禁止使用铅笔和圆珠笔。

2. 当正文末页排版后所余空白处不能容下印章或签发人签名章、成文日期时，可以采用调整行距、字距的措施解决。不能出现“此页无正文”字样。

三、收发文要求

（一）发文内容涉及两个以上部门业务及职责范围的，由拟稿部门先签署意见，再送相关部门会签。有分歧意见协商解决，仍不能取得一致意见时，报公司总经理裁定。

（二）公文办理完毕，应及时将有关材料交综合办公室整理立卷。其他部室因工作需要可留存复印件。

（三）上报业务部门的公文由公司业务部门送达，下发本公司的文件由综合办公室负责发送。所有文件自公司领导签发之日起3日内送达。经济类及特殊文件在1日内送达。

（四）违反以上收发传送文件规定的，工作考核扣5分；情节严重造成影响的，按工作责任事故处罚。

四、公司内部文件报送审批办理规定

（一）凡公司各部门、物业公司上报公司领导审批的文件，如：申请、方案、计划、报告、汇报、说明相关内容等，不包括合同类。办理规定如下：

1. 各部门、物业公司将要上报的文件，使用附表《银川隆光置业有限公司文件处理单》，按照要求填写后报综合办公室进行编号，由经办人报相关部门及分管领导签署意见后呈报总经理审批。未按规定呈报的，按工作质量问题对责任部门工作考核扣5分处理。

2. 总经理审批后，由综合办公室根据审批意见，及时送主办责任部门或个人。在反馈时间内主办部门或个人须将总经理审批意见处理结果及原文件报综合办公室再次上报或存档。综合办公室负责督办总经理批示意见，此项工作列入各部门、物业公司当月日常工作考核。反馈不及时或者丢失文件的，重要性批示在规定时间内未反馈结果的，工作考核扣10分。

3. 综合办公室每月司务会前将总经理当月批示给各部门、物业公司文件的办理情况汇总报总经理，当月司务会上各部门、物业公司须对未完成情况进行汇报。