沟通与信息交流管理程序(含表格)

沟通与信息交流管理程序

（SA8000/ICTI/EICC/BSCI）

1、目的

加强对内及对外的信息沟通，及时、准确地收集、传递和反馈有关信息，做好信息的管理，确保员工了解企业管理现状，关心支持和积极参与企业的管理工作；确保相关方（特别是当地环境、职业健康安全管理工作的主管部门）对企业管理工作的理解和支持。

2、范围

适用于公司管理体系内部信息的传递与处理，以及与外部各方的信息交流。3、定义

无。

4、职责

4.1行政部：归口管理环境、职业健康安全、社会责任信息交流。

4.2各职能部门：负责本部门的信息收集并传递，负责处理来自外部的有关信息，负责与相关部门进行信息交流。

4.3员工代表：负责代表职工与公司协商沟通。

4.4管理者代表：负责与最高管理者进行信息交流。

5、作业内容

5.1信息交流的内容

5.1.1内部信息交流的内容

a)方针、目标、指标及管理方案的制定和实施；

b)各部门识别的环境因素和危险源，更新环境因素和危险源；

c)重要环境因素和不可接受的内附，包括对重要环境因素和具有三级以上风险危险源的控制，与重要环境因素和具有中度以上风险危险源相关的运行与活动的相关重要信息；

d)公司适用的法律法规及其他要求的信息和遵守情况；

e)方针、目标、指标和管理方案的完成情况；

f)（SA8000/ICTI/EICC/BSCI）管理体系运行的各种信息；

g)对（SA8000/ICTI/EICC/BSCI）管理体系监督审核和管理评审结果的信息；

h)潜在不符合/不符合信息，如体系内部审核的不合格报告、纠正、预防要求；

i)异常、紧急情况下的信息，如出现重大质量事故、污染事故、职业健康安全事故；

j)培训信息；

k)公司对员工质询提出的回复；

l)各部门之间、管理工作岗位之间的日常联系，常规报表、其它信息通报等。

5.1.2外部信息交流的内容

a)与顾客有关的各种信息，如产品信息、问询、合同或订单处理、抱怨、意见和投诉；

b)相关方关注的产品质量、卫生安全、环境问题及其反馈的信息或抱怨等；

c)公司适用的法律法规和其他要求的信息；

d)地方检测站、环保局、质量技术监督局、认证机构等检测或检查的结果及反馈信息；

e)在紧急情况下（爆炸、火灾、渗漏、重大质量事故、环境污染事故、安全事

故等）与相应政府部门和可能受影响的相关方的沟通；

f)对涉及重要环境因素、具有中度以上风险危险源意见的处理及反馈；

g)其它需要向外界通报的信息；

h)其它外部信息，如各个部门直接从外部获取的有关环境和卫生安全管理等方面的信息。

5.2信息交流的形式

信息交流可采用书面资料、记录、会议、讨论交流、声像设备等予以传递，人事部负责信息交流筹划，并编制《信息交流筹划表》。

5.3信息的收集与处理

5.3.1内部信息收集与处理

a)部门之间的信息交流以《信息交流表》、《纠正预防措施单》或电话通知等形式进行，信息交流单应注明交流的内容、时间、接收单位、处理结果等，电话通知要有相应的记录。

b)环境职业健康安全方面的重大事故，由发现部门迅速传递到相关部门，可采用电话方式紧急沟通，紧急状况的信息按《紧急事件处理、调查及灾后恢复程序》的有关规定执行。

c)接到环境污染投诉的职能部门应将信息反馈到行政人事部。

d)潜在不符合/不符合信息的处理按《纠正及预防措施程序》执行。

5.3.2外部信息收集与处理

a)有关法律、法规等政策性的信息交流执行《法律法规及相关方要求管理程序》；

b)行政部门负责整理质量信息资料与记录的最终工作；

c)行政部门负责对居民的来电投诉记录，并填写《投诉记录表》；