商务部工作流程和与管理制度

商务部工作流程和与管理制度

一、总则

为了更好地对公司商务行为进行管理，提高销售工作的效率，特制定本流程与制度。所有的商务相关人员均应本流程与制度为依据开展工作。

公司的商务部门负责通知生产部门进行备货、发货的相关工作。

二、商务部员工职责

1、遵守本管理制度

2、对公司所销售产品的商务流程、合同执行及完成情况负责。

3、对回款的完成情况负责。

4、对本部门工作严格负责，及时处理工作中出现的任何问题。协调与各部门的工作关系，对重大问题及时向公司主管领导汇报。

三、商务部工作流程

1、商务谈判与签订合同的流程

⑴公司销售人员在给客户报价或投标后，根据实际情况可进行商务谈判。

⑵销售人员在与客户商务谈判的过程中，如需变更或增加商务条款时应及时通知商务部人员及时备案（重大合同需向公司领导请示）。

⑶商务部将所有问题确认后放可制定正式《销售合同》。

⑷正式《销售合同》签订后，根据合同要求存档保管。

⑸对于因客户原因无法签订正式《销售合同》或客户电话/微信等特殊情况通知订货的必须向公司领导请示确认后方可执行发货准备。

2、发货流程

⑴商务部按照销售人员填写的《发货需求单》向生产部提交《发货通知单》

⑵生产部根据《发货通知单》判断发货时间，并回复给商务部。

⑶商务部监督生产部将设备发送到《销售合同》中指定地点指定人员手中。

⑷与客户联系确认收货并请其签署《设备签收单》等手续。

⑸将客户签字的《设备签收单》等文档存档保存。

3、开票流程

⑴填写《开票申请单》

⑵财务部审核《开票申请单》并开票

⑶交客户发票并确认

4、回款流程

⑴商务部按照销售合同规定的流程催款

⑵和财务部确认回款情况

⑶及时反馈给客户

5、售后服务流程

⑴接到客户售后服务申请，商务部应记录维修设备的序列号及故障原因。

⑵确认故障原因后，请客户将设备寄至生产部维修。

⑶生产部根据故障原因进行维修后返回客户。

⑷商务部负责跟踪维修进度及返还情况。

6、退货（换货）流程

⑴客户提出申请

⑵核对欲退货（换货）产品的品名、规格型号、数量

⑶由销售人员填写《退货（换货）详单》报公司领导审核

⑷跟踪退货（换货）情况下