办公文档处理技巧培训-PPT课件

《办公自动化实例教程》
2.1.2 文档内容的编辑
4．复制、移动、删除文本
利用快捷键 命令按钮方法 右键快捷菜单方法 鼠标拖动方法
5．“选择性”粘贴的作用 6．撤消和恢复操作
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2.1.3 设置字体和段落格式 字体和段落的格式设置，通过“开始”选项卡下面 “字体”和“段落”命令组中的命令按钮就可实现， 复杂的设置通过打开“字体”对话框、“段落”对 话框进行操作。 另外，当一篇文章中某一些字体和段落的格式相同 时，为提高排版效率而又能达到风格一致的效果， 可像复制文本内容一样，来复制文本格式，以提高 排版效率和质量。
办公文档处理技巧培训 பைடு நூலகம்公文档处理技巧培训讲师：谭小琥
办公中的文档处理应用实例
本章目录
2.1 招聘启事：简单文档制作实例
2.2 评比通知：办公公文制作实例 2.3 调研报告：复杂文档制作实例 2.4 办公文档中图形对象的制作
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2.1 招聘启事：简单文档制作实例
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2.1.1 文档内容的录入
1． “纸张” 选项卡 2．“页边距” 选项卡 3．“版式”选项卡
4．“文档网格” 选项卡
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2.1.6 打印预览
在打印之前，可以使用打印预览先查看一下整体的打印效 果。操作步骤如下： 1．单击“Office按钮”→“打印”→“打印预览”，出 现预览窗口，如图2-4所示。
图2-4
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2.1.2 文档内容的编辑 2.1.3 设置字体和段落格式
2.1.4 添加项目符号与编号 2.1.5 页面设置 2.1.6 打印预览 2.1.7 文档的打印输出 2.1.8 文档的网上发布
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7 8
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2.1.1 文档内容的录入
1．启动软件并设置输入方法
（1）启动Word 2019软件。 （2）建立一个新文件，并以“招聘启事”为 文件名，将其保存到电脑中的适当位置。 （3）按<Ctrl+Shift>组合键，在汉字输入方法 之间切换,最终选择合适的输入方法。
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2.1.2 文档内容的编辑
3．修改文本技巧
将光标定位到错误字之后按<Backspace>，或 在错误字之前按<Delete>，这对修改少数错误比 较有效，但在修改大量文本内容时，效率太低。此 时，应首先选取出错内容的文本，然后直接输入新 文本，这样既可删除所选文本，又能在所选文本处 插入新的内容。
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2.1.4 添加项目符号与编号
图2-1 项目符号的设置
（3）选择需要设置编号的文字内容，也就是“ 医学院院长、商学院院长应聘条件”段落下面对应 招聘条件部分的三行内容。
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2.1.4 添加项目符号与编号 （4）单击“开始”→“段落” →“编号”命令按 钮右侧的箭头，从打开如图2-2所示的编号列表中， 选择单击本实例效果图中所需要的“1. ”格式的编号 形式。
图2-2
段落编号的设置
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2.1.4 添加项目符号与编号
（5）按照同样方法，设置“工学院电子工程系主任应聘 条件”行及下面的条件内容。使用项目符号和编号后的“招 聘启事”文档，效果如图2-3所示。
图2-3
设置项目符号与编号后的“招聘启事”效果
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2.1.5 页面设置
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2.1.4 添加项目符号与编号
可以利用“开始”→“段落”命令组中的“项目 符号”和“编号”命令按钮，来达到设置项目符号和 编号的目的。操作步骤如下： （1）选择需要设置项目符号的文字内容，即“医 学院院长、商学院院长应聘条件”。 （2）单击“开始”→“段落” →“项目符号” 命令按钮右侧的箭头，从打开如图2-1所示的项目符 号列表中，选择单击本实例效果图中需要的“◆”格 式项目符号即可。
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2.1.1 文档内容的录入
表2-1 中文标点符号的键盘输入法
中文标点符号名
标点符号
顿号 居中实心点 破折号
下划线 省略号
、 · ——
_____ ……
对应键 \ Shift+2 Shift+-
符号状态
中文符号 中文符号 中文符号
英文符号 中文符号
左书名号 右书名号
《〈 〉》
连续按 Shift+Shift+6 < >
中文符号 中文符号
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2.1.2 文档内容的编辑
1．光标定位
光标定位是将插入点放到文本中适当位置，它 是进行文字编辑和排版操作的基础。操作时，移动 鼠标指针将插入点移动到光标要定位位置，然后单 击鼠标即可。
2．选择文本
选择内容较少，并且不是整段的选取。 选择内容多，但不是全文时的选取。 使用看不见的选择栏。 利用快捷键操作选取。
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2.1.1 文档内容的录入
3．特殊符号的录入
除文字外，有时还要输入特殊符号（例如：♂、 ※、◎、№、§等），方法有三种： （1）菜单法：通过 “插入” →“符号”（“特 殊符号”）来输入。 （2）软键盘法：利用右键单击输入方法状态栏最 右边的“软键盘”按钮，从弹出的13种供选键盘中选 “特殊符号”、“标点符号”或其他符号键盘，利用 按键输入。 （3）键盘法：对于特殊符号，必须采用上述方法 来进行输入；而对于常用的标点符号，除了采用上述 方法外，还可以如表2-1所列出那样，充分利用键盘 来进行快速录入。
打印预览效果
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2.1.6 打印预览
（2）打印预览窗口中有一个浮动工具栏，如图2-5所示 ，工具栏上从左到右依次提供了打印、页面设置、显示比例、 预览等几组命令，其中包括了许多相关的命令按钮。
图2-5
“打印预览”窗口中的工具栏
（3）当文档内容没有全部显示时，可单击滚动条上的下 三角按钮继续预览其余内容。 （4）单击“关闭打印预览”按钮，即可返回到编辑窗口 界面。
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2.1.1 文档内容的录入
2．输入启事的文本内容
在录入过程中，原则上应进行单纯录入，然后 再进行编辑排版。单纯录入的原则是： （1）不要用空格键进行字间距的调整以及标题 居中、段落首行缩进的设置。
（2）不要用回车键进行段落间距的排版，当一 个段落结束时，才按回车键。
（3）不要用连续按回车键产生空行的方法，进 行内容分页的设置。